Je medewerkers geven bij het reserveren aan hoe ze naar kantoor komen. Aan het eind van het jaar heb je het aantal ritten per vervoermiddel en brandstof, precies de indeling waarin RVO je rapportage uitvraagt.
Auto, openbaar vervoer, fiets, motor, scooter of lopend. Per rit, niet als jaargemiddelde over de hele organisatie.
Bij de auto benzine, diesel, hybride of elektrisch. De combinatie van vervoermiddel en brandstof bepaalt de uitstoot.
Het jaartotaal per combinatie, met woon-werkverkeer los van zakelijk verkeer. Dat reken je uit met het aantal ritten en de woon-werkafstand die je al kent.
Drie stappen, waarvan je er na het inrichten nog maar één zelf doet. De rest loopt mee met reserveringen die je medewerkers toch al maken.
Je locaties komen in de app en collega's loggen in met hun werkmail. Er is geen uitrolproject nodig en het schaalt van één vestiging tot duizenden medewerkers.
Bij het reserveren kiest een medewerker het vervoermiddel, voor één dag of in één keer voor een langere periode. Wie een parkeerplaats boekt komt met de auto, en een plek met laadpunt telt als elektrisch.
Je haalt het jaartotaal op per vervoermiddel en brandstof, opgeteld over de hele organisatie. Vermenigvuldigd met de woon-werkafstand zijn dat de kilometers die je invult bij RVO.
Per vervoermiddel en brandstofcombinatie het aantal ritten over het jaar, met woon-werkverkeer los van zakelijk verkeer. Dat is precies de indeling die het formulier van RVO uitvraagt.
De app kent het openbaar vervoer, de auto op benzine, diesel, hybride of stroom, de motor, de scooter, de fiets en gewoon lopend. Alleen dagen waarop iemand echt een plek had staan tellen mee.
De kilometers volgen uit die ritten maal de woon-werkafstand die in jullie eigen administratie staat. De uitstoot hoef je daarna niet zelf uit te rekenen, dat doet het formulier van RVO.
Geen namen, geen woonadressen en geen route. We volgen niemand met GPS en we meten geen enkele rit. Het enige dat een medewerker doorgeeft is hoe die die dag naar kantoor komt.
Voor de rapportage lever je totalen aan over de hele organisatie, dus wat eruit gaat is nooit terug te voeren op een individuele collega. Dat was ook de voorwaarde die het kabinet stelde toen de regeling werd gemaakt.
Handig als je ondernemingsraad of privacy officer wil weten wat er precies wordt vastgelegd voordat je hiermee begint.
De verplichting geldt voor organisaties met 100 of meer werknemers die ingeschreven staan bij de KvK. Sinds 2025 wordt dat aantal elk jaar op 1 januari geteld, dus groei je in de loop van het jaar over de grens heen, dan telt dat pas mee voor het volgende jaar.
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil die grens verhogen naar 250 werknemers, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Dat besluit is nog niet definitief vastgesteld.
Zit je tussen de 100 en 250 werknemers? Dan adviseert RVO om over 2026 gewoon gegevens te blijven verzamelen zolang er geen definitief besluit ligt. Stoppen met registreren is nu een gok, want gegevens die je dit jaar niet vastlegt kun je volgend jaar niet alsnog ophalen.
Je rapporteert uiterlijk 30 juni over het voorgaande kalenderjaar. In 2026 leverde je dus vóór 1 juli de cijfers over 2025 aan, en volgend jaar zijn die van 2026 aan de beurt.
Je vult het totaal aantal kilometers in dat je medewerkers reisden, uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstof, en met woon-werkverkeer apart van zakelijk verkeer. Heb je meerdere vestigingen onder één inschrijving, dan voer je die samen in.
De uitstoot bereken je niet zelf. Het online formulier van RVO doet dat met de gegevens die je invult.
Dezelfde vraag bij de reservering levert ook je reiskostenadministratie op. Je HR-collega's krijgen per medewerker de kantoordagen en het vervoermiddel voor de vergoeding, jij krijgt de totalen voor de rapportage. Niemand hoeft het twee keer in te vullen.
Zo werkt dat voor reiskosten
