De keuken koopt in op een schatting, en die schatting is sinds hybride werken elke dag anders. Met AppjePlekje vinkt je collega zijn lunch aan bij de dag die hij toch al reserveert, kiest hij een tijdslot en geeft hij zijn wens door. De cateraar krijgt de lijst automatisch binnen, ruim voordat hij moet inkopen.
Toen iedereen nog vijf dagen kwam was de lunch een vast getal. Nu is de ene dinsdag twee keer zo druk als de andere, en moet de keuken op maandag beslissen wat ze voor donderdag inkoopt. Dat gaat twee kanten op mis, en allebei kosten ze geld.
Wie het aantal te laag inschat heeft om kwart over twaalf niets meer, en dat merken tachtig collega's tegelijk. Daarom schat iedereen aan de veilige kant, en dat is precies de reden dat er structureel te veel staat.
Verse lunch bewaar je niet tot morgen. Elke dag te veel is elke dag weggooien, en dat telt in een jaar op tot een bedrag dat niemand op een factuur ziet staan omdat het over de hele post verspreid zit.
Een glutenvrije collega mailt de facilitaire dienst, een vegetarische gast wordt in de agenda-uitnodiging genoemd en de rest wordt aan de balie geregeld. Bij drukte gaat er altijd een verloren, en dat is degene die met een lege maag terugloopt.
Voor je collega is het één vinkje en één keuze. Alles daarna gebeurt zonder dat er iemand iets hoeft door te geven.
Bij het vastleggen van de dag staat de lunch als optie in hetzelfde scherm. Hij is er dus precies op het moment waarop je collega toch al aan die dag denkt, en niet een half uur later in een ander systeem waar hij nooit meer komt.
Hij kiest een tijdslot uit de tijden die jij hebt ingesteld, kiest eventueel uit de extra's die je aanbiedt, en typt zijn dieetwens erbij. Bij een vergadering geeft hij op voor hoeveel mensen de lunch is, zodat de hele tafel in één keer geregeld is.
Op het tijdstip dat jij instelt gaat er een export naar de mensen die hem nodig hebben, met de aantallen per tijdslot en de wensen erbij. Niemand hoeft de app te openen om te weten wat er die dag moet staan.
Lunch zet je per locatie aan, bij de werkplekken of vergaderruimtes waar hij bij hoort. Daarmee bepaal je in één keer wie hem te zien krijgt, want de groepstoegang van die plek geldt ook voor de lunch.
Eerst de vraag of er überhaupt lunch is op deze locatie. Staat die aan, dan kies je of collega's een wens mogen doorgeven en welke extra's ze kunnen kiezen. Die extra's zijn jouw eigen lijst, dus wat er bij jullie te kiezen valt staat er precies zo in.
Daarnaast leg je de tijdsloten vast waarop er gegeten kan worden, met een aantal plaatsen per slot. Dat aantal is de werkelijke rem: is een slot vol, dan is het niet meer te kiezen en wijkt je collega uit naar een ander moment.
Tot slot de deadline, een tijdstip en eventueel een vaste weekdag waarna er niets meer aan de lunch verandert. Dat is het moment waarop het getal voor de keuken vaststaat, los van de deadline die voor de reservering zelf geldt.
Op de meeste locaties eten de mensen van de werkplekken en de mensen uit de vergaderruimtes in dezelfde kantine. Daarom kunnen de lunchsloten van een locatie gedeeld worden: ze tellen dan samen op naar dezelfde capaciteit per slot, ongeacht vanuit welke ruimte er is aangemeld.
Dat is het verschil tussen een systeem dat de kantine begrijpt en een systeem dat per ruimte telt. In het tweede geval staat het op papier nergens vol terwijl er in de praktijk om twaalf uur een rij staat.
Heb je meerdere gebouwen of vestigingen, dan houdt elke locatie zijn eigen tijden en zijn eigen aantallen aan. Wat je in Amsterdam instelt geldt niet ongemerkt ook in Rotterdam.
Een kantine is meestal niet te klein, hij is te vol op één moment. Tijdsloten met een eigen capaciteit maken van dat ene moment er twee of drie, zonder dat je iemand een tijd hoeft op te leggen.
Je stelt de tijden in waarop er normaal gegeten wordt, bijvoorbeeld twaalf uur en half een. Je collega kiest daaruit, en zolang er ruimte is merkt hij van het hele systeem niets meer dan een keuze tussen twee knoppen.
Daarnaast leg je uitwijktijden vast, bijvoorbeeld één uur. Die verschijnen pas wanneer er in de gewone tijden geen plaats meer is. Zo blijft de keuze op rustige dagen simpel en komt de extra ruimte alleen tevoorschijn op de dagen dat ze nodig is.
Zit alles vol, dan is dat op het moment van reserveren zichtbaar in plaats van in de rij bij de balie. Je collega weet dan dat hij die dag zelf iets meeneemt, en de keuken staat niet voor een aantal dat ze niet kan maken.
Bij een vergadering telt de opgegeven hoeveelheid mee in het slot, dus een sessie met twaalf deelnemers reserveert ook twaalf plaatsen. Zo lopen de losse aanmeldingen en de tafels niet langs elkaar heen.
Een aantal alleen is niet genoeg voor een keuken. Wat iemand niet kan eten en wie er van buiten mee-eet, hoort in dezelfde regel te staan.
Een wens is vrije tekst, want de werkelijkheid past niet in een keuzelijst. Glutenvrij, geen noten, vegetarisch of halal: je collega schrijft het op en het komt precies zo bij de keuken terecht, gekoppeld aan de dag en het tijdslot waarop hij komt.
De extra's zijn wel een lijst, en die stel je zelf samen. Denk aan een broodje soep, een salade of een tweede consumptie, afhankelijk van wat er bij jullie geregeld kan worden.
Omdat de wens aan de reservering hangt en niet aan een mailtje, hoeft niemand hem elke week opnieuw door te geven en raakt hij ook niet kwijt wanneer degene die het altijd regelde op vakantie is.
Bij het aanmelden van een gast kan de gastheer meteen een lunchvoorkeur meegeven. Die telt op bij de aantallen van die dag en komt in dezelfde export terecht, dus de keuken hoeft nergens anders te kijken om te weten dat er drie gasten mee-eten.
Dat is meestal het deel dat nu het slechtst geregeld is. Collega's die zelf koken of iets meenemen zijn flexibel, een gast die om half een tegenover een lege tafel zit is een probleem dat je merkt.
In de bezoekersstatistieken zie je achteraf terug hoeveel bezoeken een lunch bevatten, hoe die zich over de tijdsloten verdelen en hoeveel er een dieetwens bij hadden.
Een lijst die iemand moet ophalen wordt vergeten. Daarom is de export een afspraak: hij vertrekt op een vast tijdstip naar vaste ontvangers, ook wanneer er die dag niemand aan gedacht heeft.
Je kiest per export wat je meestuurt: alleen de lunches, of daarnaast ook de gasten, de reserveringen, de werkplekken, de parkeerplaatsen, de vergaderingen of de declaraties. Voor de keuken kies je meestal de lunches en de gasten en verder niets.
Werk je met meerdere vestigingen, dan beperk je de export tot de locaties die bij die cateraar horen. Elke keuken krijgt dan alleen zijn eigen gebouw te zien.
Dagelijks of maandelijks, op het uur en de minuut die je zelf kiest, en desgewenst alleen op werkdagen. Voor een keuken zet je hem meestal 's ochtends vroeg, net na de deadline waarna er niets meer verandert.
Naast de vaste ontvangers kun je extra adressen meesturen. Zo krijgt de leverancier hem rechtstreeks en houdt de facilitaire collega een kopie, zonder dat er iemand tussen hoeft te zitten.
Catering is een eigen rol in de app, met een bewust klein bereik: alleen de exports. Geen gebruikersbeheer, geen instellingen, geen plekbeheer en geen inzicht in wie waar zit.
Daarmee kun je iemand van de keuken of van je cateringpartner toegang geven zonder dat je hem een beheerdersaccount hoeft te geven. Dat is precies het punt waarop dit soort koppelingen anders blijft steken.
De export vertelt je wat er morgen moet staan. Het dashboard vertelt je wat je met je cateringcontract moet doen, want daar zie je het patroon achter die dagelijkse getallen.
Beheerders krijgen per locatie een dashboard over de laatste 30 dagen, 90 dagen of een jaar, met daarnaast de verandering ten opzichte van de vorige even lange periode. Het cijfer dat voor de kantine telt is het gemiddeld aantal aanwezigen per werkdag, met daarnaast de piek van diezelfde periode.
De bezetting per weekdag maakt zichtbaar dat de dinsdag structureel twee keer zo druk is als de vrijdag. Dat is het argument om per dag anders in te kopen in plaats van elke dag hetzelfde te bestellen en de vrijdag weg te gooien.
Voor de lunch zelf zijn de dagelijkse aantallen uit de export je bron: hoeveel er per tijdslot zijn aangemeld, hoeveel wensen erbij zaten en hoe zich dat over de weken ontwikkelt. Bewaar je die exports, dan heb je binnen een kwartaal een reeks waarmee je een contract kunt herzien.
Voor bezoek staat het wel in het dashboard: hoeveel bezoeken een lunch bevatten, de verdeling over de tijdsloten en het aantal met een dieetwens. Het dashboard krijgt daarbij alleen getallen te zien, nooit wie er wat gegeten heeft.
Het aantal broodjes volgt uit het aantal mensen op kantoor, en dat weet je pas als de werkplekken en het bezoek in dezelfde app staan. Daarna is de lunch een vinkje.
Zo werkt dat voor werkplekken
