Je medewerkers geven bij het reserveren aan of ze met de auto, de fiets of het ov komen. Aan het eind van de maand staat de vergoeding klaar in je administratie.
Alleen de dagen waarop iemand er daadwerkelijk was, niet een aanname op basis van een contract.
Auto, ov, fiets, scooter of lopend, en bij de auto ook waar die op rijdt.
Het totaal per maand, want daarop reken je de vergoeding af en daarop rapporteer je.
Drie stappen, waarvan je er na het inrichten nog maar één zelf ziet gebeuren. De rest loopt mee met reserveringen die je medewerkers toch al maken.
We maken verbinding met jullie eigen AFAS-omgeving. Medewerkers worden dagelijks gesynchroniseerd, inclusief het medewerkersnummer waarop straks gedeclareerd wordt.
Bij het reserveren kiest een medewerker het vervoermiddel. Wie alleen een parkeerplaats boekt komt met de auto, en een plek met laadpunt telt als elektrisch.
Elke maand tellen we de kantoordagen van de maand ervoor bij elkaar op, per medewerker en per vervoermiddel, en dienen we de declaratie in bij AFAS.
Het is een superhandige en gebruiksvriendelijke app voor onze collega's en wij hebben hierdoor een goed overzicht van onze bezettingsgraad. Zo weten we precies welke collega's reiskosten kunnen ontvangen en wie er mee komt lunchen op kantoor.
Bij het reserveren kiest een medewerker hoe die naar kantoor komt. De app kent het openbaar vervoer, de auto op benzine, diesel, hybride of stroom, de motor, de scooter, de fiets en gewoon lopend.
Wie alleen een parkeerplaats boekt komt met de auto, en een plek met laadpunt telt als elektrisch. Zo hoeft niemand twee keer hetzelfde invullen.
Alleen dagen waarop iemand daadwerkelijk een plek had staan tellen mee. Een vergaderruimte of een bezoekersreservering is geen kantoordag.
Elke maand bundelen we per medewerker de kantoordagen van de maand ervoor, geteld per vervoermiddel.
Werk je met AFAS, dan gaat die declaratie er rechtstreeks in, gekoppeld aan het medewerkersnummer dat dagelijks wordt gesynchroniseerd. Dubbel indienen wordt geblokkeerd, ook wanneer een verwerking opnieuw wordt aangeboden, en gaat er iets mis dan leggen we die fout vast bij de declaratie zelf zodat je ziet om welke medewerker het gaat.
Werk je met Workday of een ander HR- of salarispakket? Dan lever je hetzelfde maandoverzicht aan zonder koppeling. Laat weten wat je gebruikt, dan kijken we samen wat er mogelijk is.
In 2026 mag je maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Dat was € 0,23 en de verhoging geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026, dus over de maanden die je dit jaar al hebt uitbetaald mag je nog bijplussen.
Wat je daarboven betaalt is loon, tenzij je het onderbrengt in de werkkostenregeling. Vergoeden zelf is niet verplicht, tenzij je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling er iets over zegt. In de praktijk zegt hij dat meestal wel, en dan is de afspraak leidend.
Let op het punt waar hybride werken het vaakst misgaat: over dezelfde dag mag je niet allebei geven. Thuiswerkvergoeding of reiskostenvergoeding, niet samen. Wie op dinsdag op kantoor was krijgt die dag geen thuiswerkvergoeding, en dat kun je alleen kloppend maken als je per dag weet waar iemand zat.
Je houdt per werknemer bij hoeveel kilometers je per betalingstijdvak hebt vergoed, en dat bewaar je bij je loonadministratie. Niet als jaartotaal achteraf, maar per tijdvak waarin je uitbetaalde.
Geef je een vaste vergoeding, dan is er de 128-dagenregeling. Reist iemand op jaarbasis minstens 128 dagen naar dezelfde werkplek, dan mag je rekenen met 214 reisdagen zonder per dag te tellen. Werkt iemand drie dagen per week, dan schuift dat naar rato mee, dus 77 reisdagen en 128,4 vergoedingsdagen.
Die regeling valt of staat bij het aantal dagen dat iemand er echt was. Zodra het rooster van iemand verandert of een langdurige afwezigheid begint, verschuift de grens. Met een dagregistratie zie je dat aankomen in plaats van dat je er bij een controle achterkomt.
Dezelfde vraag bij de reservering vult ook de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit, waarvoor je jaarlijks totalen per vervoermiddel en brandstof aanlevert bij RVO. Jij houdt de vergoeding kloppend, je facilitaire collega's hoeven geen enquête meer rond te sturen.
Zo werkt dat voor de rapportageplicht
