De grote zaal staat op twee mensen, de kleine kamer zit al weken vol en een deel van de geboekte uren gaat niet door zonder dat iemand de ruimte vrijgeeft. Met AppjePlekje boeken je collega's een ruimte die past bij het aantal mensen, staat die afspraak meteen in Outlook en Teams, en zie je achteraf welke ruimte te groot is en welk uur structureel klem zit.
Vergaderruimtes zijn de schaarste die iedereen dagelijks voelt en die niemand kan onderbouwen. Op papier zit alles vol, in de praktijk loop je langs kamers waar twee mensen aan een tafel van twaalf zitten. Wie er iets aan wil doen komt er niet uit, omdat de agenda alleen laat zien wat er geboekt is en niet wat er werkelijk gebeurde.
Wie het eerst boekt pakt de ruimte die vrij is, niet de ruimte die past. Daardoor zit een gesprek met z'n tweeën in de zaal die je nodig had voor de teamsessie van twaalf, en wijkt die teamsessie uit naar de kantine.
Een afspraak die verzet wordt blijft in de agenda staan, want vrijgeven levert de boeker niets op. Zo raakt de schaarste opgeblazen: collega's zien geen enkele vrije ruimte terwijl er drie leegstaan, en de volgende keer boeken ze voor de zekerheid een blok extra.
Een aparte reserveringstool naast Outlook betekent dat een ruimte in het ene systeem vrij is en in het andere bezet. Iedereen die dat een keer heeft meegemaakt gaat terug naar de agenda, en dan klopt jouw bezettingsoverzicht per definitie niet meer.
Je collega hoeft geen tweede systeem te leren. Hij kiest wanneer en met hoeveel, en de rest is een lijst waarin alleen nog staat wat kan.
Begintijd, hoe lang en met hoeveel mensen. De maximale duur is standaard drie uur en die stel je zelf in, net als het aantal dagen dat je vooruit mag boeken. Dat laatste kun je voor vergaderingen anders zetten dan voor werkplekken.
In de lijst staan alleen ruimtes die dat hele blok vrij zijn. Ruimtes die te klein zijn vallen af, en op de faciliteiten die je hebt vastgelegd kan je collega filteren, dus wie moet videobellen komt niet in een kamer zonder conferentieapparatuur terecht.
Is de ruimte gekoppeld aan een agenda in Microsoft 365, dan verschijnt de afspraak daar binnen enkele seconden. Wordt hij verzet of geannuleerd, dan gaat dat allebei mee, ongeacht in welke van de twee je het aanpast.
De meeste organisaties hebben al ongeschreven regels over de bestuurskamer en over hoe ver vooruit je mag vastleggen. Je legt ze één keer vast en daarna rekent de app ze voor iedereen op dezelfde manier door.
Elke ruimte krijgt een naam, een capaciteit in personen en de faciliteiten die erin zitten: conferentieapparatuur, whiteboard, wifi of een stille ruimte. Die capaciteit is geen etiket maar een filter, want een boeking voor acht mensen krijgt een kamer van zes niet te zien.
Daarnaast de spelregels: de maximale duur van een afspraak, hoe ver vooruit er geboekt mag worden en een deadline vooraf. De deadline kijkt netjes over het weekend heen, dus voor een maandag telt de vrijdag ervoor al mee.
Ruimtes verdeel je over verdiepingen en locaties. Werk je vanuit meerdere gebouwen of landen, dan kiest je collega eerst de locatie en ziet hij daarna alleen wat daar staat.
Je bepaalt per groep wie de vergaderruimtes mag gebruiken, en binnen die toegang leg je per groep en per weekdag een maximum vast. Zet je een dag op gesloten, dan kan die groep die dag helemaal niet boeken.
Losse ruimtes kun je uitsluiten voor bepaalde groepen. Zo houd je de bestuurskamer beschikbaar voor wie hem echt nodig heeft, zonder hem uit het systeem te halen en zonder dat de rest van de organisatie hem als vrij ziet staan.
Vergaderingen boeken is bovendien een van de functies met drie standen: aan voor iedereen, alleen voor beheerders, of uit. Dezelfde drie standen gelden voor herhalen en voor reserveren voor een ander, dus je bepaalt per onderdeel hoeveel vrijheid erin zit.
Zodra er meer vraag is dan ruimte, wint degene die het vroegst boekt en het langst vasthoudt. Dat is precies het gedrag dat je niet wilt belonen, want het maakt de schaarste groter dan hij is. Daarom kun je de verdeling begrenzen in plaats van hem te laten gebeuren.
Een kortere maximale duur en een krapper boekvenster halen het hamsteren eruit. Wie niet drie maanden vooruit elke donderdagmiddag kan vastleggen, legt vast wat hij werkelijk nodig heeft. Daarnaast kun je een maximum per persoon per week en per jaar instellen.
Met een maximum per groep per weekdag verdeel je de drukke dagen vooraf, zodat één afdeling met veel klantgesprekken niet de hele dinsdag opsoupeert. Elk team weet waar het aan toe is en niemand hoeft achteraf uit te leggen waarom.
Een limiet die altijd geldt laat ruimtes onbenut. Daarom kan een groepslimiet 's avonds vervallen: een aantal uur voor middernacht komt alles wat dan nog vrij is beschikbaar voor iedereen die morgen komt. Hetzelfde geldt voor ruimtes die je voor bepaalde groepen had gereserveerd.
Heb je geen plattegrond ingericht, dan toont de lijst één kaart met het aantal ruimtes dat op dat tijdstip vrij is. Je collega boekt dan zonder een specifieke ruimte te kiezen, en de app verzint geen kamernummer dat bij jullie niet bestaat.
Een vast overleg elke week opnieuw vastleggen is precies het soort werk waardoor mensen teruggaan naar hun eigen agenda. Daarom loopt een reeks vanzelf door, en kan een collega het ook voor een ander regelen.
Je collega kiest het moment en herhaalt dat elke week, om de twee, drie of vier weken, of maandelijks op bijvoorbeeld de eerste dinsdag. Daarbij geeft hij aan of het doorloopt of na een aantal herhalingen stopt.
Elke herhaling wordt getoetst aan de regels die jij hebt ingesteld. Is een dag gesloten of is de ruimte op dat tijdstip al bezet, dan slaat de reeks die dag over en gaat verder met de volgende, dus er ontstaat nooit een dubbele boeking of een reservering die eigenlijk niet mocht. Eén losse afspraak uit de reeks annuleren kan altijd, zonder dat de rest verdwijnt.
Wil je liever niet dat iedereen maanden vooruit vastlegt, dan zet je herhalen op beheerders. Dan blijft het mogelijk waar het echt nodig is, zonder dat de vergaderagenda dichtslibt.
Een managementassistent die het directieoverleg regelt, een collega die een sessie voor iemand anders vastlegt: reserveren voor een ander kun je aanzetten voor iedereen, beperken tot beheerders, of helemaal uitzetten. De receptie kan het altijd, ongeacht die instelling, en kan bestaande reserveringen aanpassen wanneer je dat toestaat.
Belangrijker is wat zo'n boeking mag bevatten, want dat is voor iedereen gelijk. De reservering wordt getoetst aan de collega voor wie hij bedoeld is, niet aan degene die hem maakt. Zijn groepen, zijn limieten, de deadline en de beschikbaarheid op dat tijdstip gelden onverkort.
Niemand kan dus iemand voortrekken, ook een beheerder niet. Je kunt wel iemand helpen, je kunt hem niet in een ruimte boeken waar zijn groep geen toegang toe heeft. Dat maakt het veilig om open te zetten.
Dit is het onderdeel waarop reserveringssystemen voor vergaderruimtes meestal stuklopen. Koppel je de ruimtes aan de agenda's in Microsoft 365, dan is de koppeling in twee richtingen en gebeurt hij live, dus het maakt niet uit waar je collega boekt.
Boekt je collega in AppjePlekje, dan wordt de afspraak in de agenda van die ruimte gezet, met de organisator erbij. Verzet hij hem of zegt hij af, dan volgt de agenda direct. Zo ziet iemand die alleen in Outlook kijkt precies dezelfde bezetting.
Nodigt iemand de ruimte uit vanuit zijn eigen agenda of vanuit Teams, dan meldt Microsoft dat bij ons en verschijnt de boeking in de app. Collega's die de app gebruiken zien die tijd meteen als bezet, dus er ontstaat geen dubbele boeking doordat iemand het oude pad koos.
De koppeling opheffen stopt de synchronisatie en verwijdert onze kant. De afspraken in jullie eigen Microsoft 365 blijven staan, ook wanneer je de hele omgeving bij ons opzegt. Wij verwijderen nooit ongevraagd iets uit een agenda die niet van ons is.
De koppeling leg je per omgeving aan met je eigen Microsoft-tenant en werkt per ruimte: alleen ruimtes waaraan je een agenda hangt worden gesynchroniseerd, de rest blijft alleen in de app. Dezelfde koppeling kan ook gebruikers voorzien vanuit Entra, zodat je collega's niet apart hoeft aan te maken.
Zoeken naar een vrije ruimte is de dagelijkse ergernis. Daarom is de vraag omgedraaid: niet welke ruimtes zijn er, maar wat kan er nu.
Je collega zet het tijdstip, de duur en het aantal personen, en de lijst laat alleen zien wat op dat moment vrij en groot genoeg is. Wat niet kan verdwijnt niet stilletjes: staat een ruimte niet in de lijst omdat zijn groep er geen toegang toe heeft of omdat de dag gesloten is, dan staat die reden erbij.
Dat werkt ook de andere kant op. Zit alles vol op het gekozen moment, dan is dat één blik in plaats van vijf keer een agenda openklikken, en schuift je collega meteen een half uur op.
Heb je een plattegrond ingericht, dan staan de ruimtes op de tekening van de verdieping en kiest je collega er een aan door hem aan te wijzen. Dat helpt vooral in een gebouw waar de namen van de ruimtes nog niet bij iedereen tussen de oren zitten.
Per ruimte leg je in de plattegrond de capaciteit, de faciliteiten en de gekoppelde agenda vast, plus de groepen die er niet in mogen. Dat is meteen de bron voor de filters en voor de statistieken verderop.
Beheerders krijgen per locatie een dashboard over de laatste 30 dagen, 90 dagen of een jaar, met daarnaast steeds de verandering ten opzichte van de vorige even lange periode. Voor vergaderruimtes wordt de bezetting per kwartier binnen jullie kantooruren gerekend, niet per dagdeel, want een ruimte kan elk deel van de dag geboekt zijn.
Aantal vergaderingen, gemiddelde duur, gemiddeld aantal deelnemers, gemiddelde bezetting, piekbezetting en de beschikbare ruimtecapaciteit. In de grafiek staat het gemiddelde als staaf en de piek van diezelfde periode als stippellijn, dus je ziet meteen of je een structureel tekort hebt of een paar uitschieters.
Klik een week aan en je ziet de losse dagen. Daarnaast staat de verdeling over eigen boekingen, boekingen voor een collega en boekingen voor bezoek.
De bezetting per weekdag laat zien of de druk op twee dagen zit of over de week verdeeld is. De warmtekaart zet daar de kantooruren naast, zodat je precies ziet welk uur klem zit.
Meestal is dat de strook van tien tot twaalf, en dan is de vraag niet of je een ruimte bij moet bouwen maar of een deel van die overleggen ook om half twee kan. Die kaart kun je op het volle scherm bekijken.
Twee verdelingen laten zien hoe lang vergaderingen werkelijk duren en met hoeveel mensen ze plaatsvinden. Zitten de meeste overleggen op vier personen terwijl je zalen van twaalf hebt, dan is dat het argument om een zaal te splitsen.
De ranglijst zet de ruimtes op bezetting, de drukste eerst, zodat je ziet welke kamer nooit leeg is en welke je beter anders kunt inrichten. Het dashboard krijgt alleen getallen te zien: wie waar zat blijft op de server.
Wie een sessie plant heeft die dag ook een werkplek nodig, komt met de auto en ontvangt soms bezoek dat aangemeld moet worden. Dat regel je in dezelfde app en, waar het om dezelfde dag gaat, in dezelfde reservering.
Zo werkt dat voor werkplekken
