De vragen die in een oriëntatie altijd terugkomen, met het echte antwoord erbij. Ook de vragen waar we onszelf niet mee vleien, zoals wat de ondernemingsraad hiervan moet vinden en wat er met jullie gegevens gebeurt als je stopt.
De meeste zorgen gaan niet over de software zelf, maar over wat het jullie aan tijd gaat kosten voordat er iets werkt.
Na ontvangst van je plattegronden ben je binnen enkele dagen online. Er zit geen implementatietraject onder: je locaties aanmaken, vastleggen hoeveel werkplekken, parkeerplaatsen of ruimtes er zijn en welke regels daarvoor gelden, en je collega's uitnodigen. Dat is beheerwerk in de app en geen klus voor je IT-afdeling.
Het meeste werk zit in de keuzes die je toch al moet maken: hoe ver vooruit mensen mogen boeken, welke groepen waar terechtkunnen en of je maxima per team wilt. Die vragen gaan over jullie afspraken, niet over de software.
We zetten vooraf een proefomgeving voor je klaar met je eigen locaties erin, zodat je met een paar collega's kunt kijken hoe het uitpakt voordat je iets besluit.
Nee, een plattegrond is een optie en geen voorwaarde. Werk je zonder, dan weet de app hoeveel plekken er vrij zijn en wijst hij er een toe, op voorkeur of willekeurig. Er wordt dan geen plaatsnummer verzonnen dat bij jullie niet bestaat.
Wil je wel dat mensen hun eigen plek aanwijzen, dan upload je per verdieping een afbeelding en zet je de plekken erop als punten. Per plek leg je vast wat erbij hoort, zoals een dockingstation, een laadpunt of de capaciteit van een vergaderruimte, en welke groepen die plek niet mogen gebruiken.
Je kunt daar ook later mee beginnen. Een ruimte zonder plattegrond werkt gewoon, en zodra je er een inricht verandert alleen de manier waarop je collega kiest.
Dit is de vraag die er het meeste toe doet, want een systeem dat half gevuld wordt levert ook halve cijfers op. Bij ons wordt het goed opgepakt, en dat komt door twee dingen.
Het eerste is snelheid. De app is licht en direct, en een plek vastleggen is een handeling van een paar tikken. Alles wat langer duurt dan het appje waarmee mensen het nu regelen, verliest het van dat appje.
Het tweede is wat je collega ervoor terugkrijgt: hij ziet per dag welke collega's er ook zijn, opgeteld per groep. Dat is precies de vraag die hij toch al stelt voordat hij besluit te komen.
Daarnaast hoeft wie een vast ritme heeft maar één keer iets vast te leggen. Een reservering kan wekelijks, om de twee, drie of vier weken of maandelijks terugkomen, en elke herhaling wordt getoetst aan de regels die jij hebt ingesteld.
Blijkt achteraf dat er geboekt wordt zonder dat mensen komen, dan zie je dat terug. Met een geprinte QR-code bij de ingang markeert iemand zich present voor alle reserveringen van die dag.
Ja. We zetten een proefomgeving voor je klaar met je eigen locaties en verdiepingen erin, zodat je collega's er echt mee kunnen werken in plaats van naar een demo te kijken.
Het gesprek vooraf begint bij jouw situatie: hoeveel plekken je hebt, welke dagen structureel vastlopen en welke afspraken er al gelden. Pas daarna laten we zien hoe dat er in de app uitziet.
Een systeem dat naast Outlook staat in plaats van erin, wordt niet gebruikt. Daarom is dit het onderdeel waar de meeste vragen over gaan.
Ja, en in twee richtingen. Koppel je een vergaderruimte aan de agenda van die ruimte in Microsoft 365, dan verschijnt een boeking uit AppjePlekje daar direct, met de organisator erbij. Wordt hij verzet of geannuleerd, dan volgt de agenda.
Andersom werkt het net zo. Nodigt iemand de ruimte uit vanuit zijn eigen agenda of vanuit Teams, dan komt die afspraak bij ons binnen en zien collega's in de app die tijd als bezet. Zo ontstaat er geen dubbele boeking doordat iemand het oude pad koos.
Stop je met de koppeling of met ons, dan stopt de synchronisatie en blijven de afspraken in jullie eigen Microsoft 365 gewoon staan. Wij verwijderen nooit ongevraagd iets uit een agenda die niet van ons is.
Nee. Je collega's loggen in met hun bestaande Microsoft- of Google-account, dus er komt geen extra wachtwoord bij.
Het gebruikersbeheer kun je laten meelopen met Entra, zodat iemand die in dienst komt vanzelf toegang krijgt en bij vertrek weer vervalt. Daarnaast zijn er koppelingen met AFAS en Workday.
Wil je niet koppelen, dan importeer je je gebruikers in één keer. Uitnodigen per e-mail kan ook, en achteraf alsnog koppelen verandert daar niets aan.
Er is een echte native app voor iOS en Android, geen website in een jasje. Dat merk je meteen aan hoe snel hij opent en reageert, en dat is precies waar dit soort software op afgerekend wordt: als reserveren traag voelt, doet niemand het.
Verplicht is hij niet. Werken vanaf een laptop kan gewoon in de browser, dus zakelijke software op een privételefoon blijft een keuze van de medewerker zelf.
Nee. Geen sensoren onder bureaus, geen schermen naast vergaderruimtes en geen badgeprinters bij de balie. Je koopt software en geen installatie.
Wil je aanwezigheid registreren, dan is dat een geprinte QR-code bij de ingang die je collega scant met zijn telefoon. Werk je met Brivo Access voor gebouwtoegang, dan sluiten we aan op de installatie die er al hangt en krijgt een aangemelde bezoeker automatisch een tijdelijke toegangscode per e-mail.
Ja. Je richt per locatie in wat daar staat en welke regels er gelden, en je collega kiest eerst waar hij is. Wat je in Amsterdam instelt geldt niet ongemerkt ook in Rotterdam.
Feestdagen stel je per land in, zodat een Belgische of Duitse vestiging op de juiste dagen dicht is. De app is beschikbaar in het Nederlands en het Engels.
Bij dit soort software zit het bezwaar zelden in het bedrag, maar in de rekeneenheid en in de looptijd.
Je betaalt per gebruiker: €3,30 per gebruiker per maand bij maandelijkse betaling, of €2,50 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement. Daarin zit een ongelimiteerd aantal locaties, ruimtes en plekken, dus meer bureaus of parkeerplaatsen kosten niets extra.
Boven de 500 gebruikers maken we een prijs op maat. Daar hoort ook de mogelijkheid bij om de app in jullie eigen logo en kleuren te zetten.
De bezoekersmodule valt hierbuiten en reken je per locatie af, op aanvraag. Facturatie gaat via SEPA.
Het maandabonnement is maandelijks opzegbaar, het jaarabonnement jaarlijks. Er is geen minimumafname in plekken of ruimtes en er zit geen eenmalig implementatiebedrag onder.
Groeien of krimpen kan gewoon tussendoor, want je betaalt naar het aantal gebruikers dat je hebt. Een verdieping afstoten of een vestiging erbij nemen is dus geen contractwijziging.
Ja. Alle soorten reserveringen zitten in hetzelfde abonnement en je zet aan wat je gebruikt. Begin je alleen met parkeren omdat daar de meeste pijn zit, dan is dat prima, en werkplekken of vergaderruimtes komen er later bij zonder nieuw contract.
Dat is ook meteen het verschil met los gekochte tools. Wie een werkplek boekt, heeft die dag vaak ook een parkeerplaats nodig en soms bezoek, en dat blijft één reservering in plaats van drie systemen die elkaar niet kennen.
De bezoekersmodule is de uitzondering: die reken je apart af per locatie.
Aanwezigheid vastleggen raakt aan medezeggenschap. We hebben de FAQ's van tientallen aanbieders in deze markt bekeken en geen van hen stelt die vraag. Hier staat hij wel.
Je collega's zien per dag wie er nog meer komt, opgeteld per groep. Dat is met opzet zo, want het is de reden dat mensen het gebruiken: je komt naar kantoor voor elkaar en niet voor het bureau.
Het statistiekendashboard voor beheerders werkt anders. Dat krijgt uitsluitend getallen te zien. Ook het signaal 'deze plek wordt vrijwel altijd door dezelfde persoon geboekt' komt zonder naam binnen, want wie waar zat verlaat de server niet.
Bij bezoekers volgt de afscherming uit het soort bezoek dat je collega kiest en niet uit een vinkje dat iemand vergeet. Telefoonnummer, e-mailadres, kenteken en opmerkingen komen nooit bij collega's terecht, ongeacht het soort bezoek.
Alleen bij een gewone gast blijft de naam zichtbaar. Bij elk ander soort, van sollicitant tot aannemer tot internationale collega, zien collega's helemaal geen naam en kunnen alleen de receptie, een beheerder en de gastheer zelf nog opzoeken wie het is. Op de plattegrond is een bezoeker sowieso nooit een naam.
Aanwezigheidsregistratie is in Nederland vrijwel altijd een gesprek met de ondernemingsraad, en dat gesprek gaat beter als je precies weet wat het systeem wel en niet doet. Wij lopen daar niet omheen.
Wat het vastlegt: dat iemand een plek voor een dag heeft gereserveerd, en als je de QR-check gebruikt dat hij die dag aanwezig was. Wat het niet doet: werktijden van medewerkers meten, mensen door het gebouw volgen of met sensoren registreren of er iemand aan een bureau zit.
Wat je zelf in de hand hebt: de QR-check is optioneel, je bepaalt hoe ver terug reserveringen zichtbaar blijven, en de rapportage die beheerders zien is geaggregeerd zonder namen. Dat maakt het een gesprek over spelregels in plaats van over toezicht.
De omgeving draait bij Google Cloud in Europa.
Zolang iemand in dienst is blijft zijn reserveringsgeschiedenis staan, want daar draaien je bezettings- en trendcijfers op. Er is geen termijn waarna die stilletjes verdwijnt.
Haalt de organisatie iemand uit het systeem, dan vervallen zijn toekomstige reserveringen meteen en blijven de afgeronde nog twaalf maanden op zijn naam staan, voor lopende declaraties en personeelszaken. Daarna worden ze geanonimiseerd: naam en contactgegevens verdwijnen, het feit dat er geboekt is blijft. Zo blijven je cijfers over eerdere jaren kloppen zonder dat er persoonsgegevens voor nodig zijn.
Dan wordt alles van je organisatie verwijderd, direct en definitief: reserveringen, gebruikers, plekken, uitnodigingen en bestanden. Er is bewust geen herstelknop.
Eén ding blijft met opzet staan, namelijk de afspraken die via de koppeling in jullie eigen Microsoft 365 terechtkwamen. Die zijn van jullie en vallen onder jullie eigen bewaarbeleid. 'Verwijder mijn gegevens uit deze app' is geen opdracht om jullie eigen agenda's leeg te maken, en dat zou ook een onaangename verrassing zijn.
Wil je precies weten wat we verwerken en waarom, dan staat dat in ons privacybeleid.
Stel hem gewoon. We beginnen toch liever bij jullie situatie dan bij een lijst met functies, en als iets niet kan zeggen we dat ook.
Neem contact op
