Op een campus of een ziekenhuisterrein kost elke afspraak in een ander gebouw een kwartier lopen. Er staan wel deelfietsen, alleen weet niemand of er nu een vrij is. Met AppjePlekje reserveert je collega een fiets voor precies het blok dat hij hem nodig heeft, in het soort dat bij zijn rit past.
Organisaties met een groot terrein hebben bijna allemaal deelfietsen. Ze zijn ooit neergezet om het lopen te bekorten en worden daarna aan hun lot overgelaten, waardoor ze precies op de momenten van de dag waarop iedereen ze nodig heeft allemaal weg zijn.
Op een ziekenhuisterrein of een campus liggen de gebouwen honderden meters uit elkaar. Twee afspraken op een middag zijn zo een half uur onderweg, en dat is een half uur waarin niemand iets doet wat er toe doet.
Zonder overzicht is elke rit een gok. Wie er twee keer voor niets heen is gelopen rekent er niet meer op en gaat weer lopen, en dan staan die fietsen de rest van de week ongebruikt bij de ingang.
Een fiets die weg is, is niet te onderscheiden van een fiets die stuk is of gestolen. Bij een bakfiets of een elektrische fiets van een paar duizend euro is dat een probleem, en dan wordt het slot de oplossing en de sleutel het nieuwe gedoe.
Drie stappen op de telefoon, onderweg naar de deur. Dat moet ook, want dit is precies het soort keuze dat mensen op het laatste moment maken.
Begintijd en hoe lang. De maximale duur stel je zelf in en staat standaard op drie uur, zodat een fiets nooit een halve dag op iemands naam staat terwijl hij ergens tegen een muur leunt.
Een gewone of elektrische fiets, een heren-, dames- of unisexmodel, een bakfiets of een snorfiets, met of zonder helm erbij. Je collega filtert daarop, dus wie spullen mee moet nemen komt niet op een stadsfiets uit.
De reservering staat op zijn telefoon, met de locatie van de stalling erbij. Is hij eerder klaar, dan annuleert hij het restant en is de fiets meteen weer beschikbaar voor iemand anders.
Een fietsvloot inrichten is hetzelfde werk als een parkeerterrein inrichten, alleen kleiner. Je legt vast wat er staat en wie er bij mag, en daarna rekent de app het voor iedereen op dezelfde manier door.
Hoeveel fietsen er staan en van welk soort: elektrisch of gewoon, heren, dames of unisex, bakfiets, elektrische bakfiets, snorfiets of elektrische snorfiets. Een helm leg je erbij vast als extra, zodat wie er een nodig heeft er ook op kan filteren.
Daarnaast de spelregels: de maximale duur van een rit, hoe ver vooruit er geboekt mag worden en een deadline vooraf. Voor fietsen zet je dat venster meestal kort, want een fiets die drie weken vooruit is vastgelegd helpt niemand.
Staan de fietsen op meerdere plekken op het terrein, dan maak je per stalling een eigen locatie aan. Je collega kiest dan eerst waar hij is en ziet daarna alleen de fietsen die daar staan.
Je bepaalt per groep wie de fietsen mag gebruiken, en binnen die toegang leg je per groep en per weekdag een maximum vast. Zo houd je een deel van de vloot beschikbaar voor de dienst die er niet zonder kan, in plaats van dat alles naar wie het eerst boekt gaat.
Losse fietsen kun je uitsluiten voor bepaalde groepen. Daarmee reserveer je bijvoorbeeld de bakfiets voor de facilitaire dienst en de snorfiets voor de buitendienst, zonder ze uit het systeem te halen.
Zo'n uitsluiting kan 's avonds vervallen: een aantal uur voor middernacht komt alles wat dan nog vrij is beschikbaar voor iedereen die morgen rijdt. Dan wordt schaarste netjes verdeeld zonder dat er capaciteit blijft liggen.
Fietsen reserveren is niet voor iedereen interessant. Voor organisaties met meerdere gebouwen op één terrein en met mensen die de hele dag van A naar B moeten, is het dat wel.
Een universiteit, een hogeschool of een ziekenhuis is in de praktijk een klein dorp. Elke stalling richt je in als een eigen locatie met zijn eigen fietsen en zijn eigen regels, en je collega ziet altijd wat er staat op de plek waar hij nu is.
In de zorg werkt niemand van negen tot vijf. Omdat een reservering een tijdblok is en geen dag, past het net zo goed op een avonddienst als op een middag, en kan iemand met een vast rooster zijn blok wekelijks laten terugkomen.
Medewerkers, studenten, onderzoekers en externen hoeven niet dezelfde rechten te hebben. Met groepen bepaal je wie er bij welke fietsen kan, en met een maximum per groep per weekdag voorkom je dat één afdeling de hele vloot claimt.
Heb je geen plattegrond van de stalling, dan toont de lijst één kaart met het aantal fietsen dat op dat tijdstip vrij is. Je collega boekt dan zonder een specifieke fiets te kiezen, en de app verzint geen fietsnummer dat bij jullie niet bestaat.
Niet iedereen op een terrein zit de hele dag achter een scherm. Daarom kan een collega het ook voor een ander regelen, en hoeft wie een vast ritme heeft maar één keer iets vast te leggen.
Een teamleider die de ronde van de ochtenddienst regelt, een assistent die het voor een arts vastlegt: reserveren voor een ander kun je aanzetten voor iedereen, beperken tot beheerders, of helemaal uitzetten. De receptie kan het altijd, ongeacht die instelling.
De boeking wordt getoetst aan de collega voor wie hij bedoeld is, niet aan degene die hem maakt. Zijn groepen, zijn limieten en de beschikbaarheid op dat tijdstip gelden onverkort, dus niemand kan iemand voortrekken. Je kunt wel iemand helpen, je kunt hem geen fiets geven waar zijn groep geen toegang toe heeft.
Rijdt iemand elke dinsdagochtend dezelfde ronde, dan legt hij dat één keer vast en herhaalt het elke week, om de twee, drie of vier weken, of maandelijks. Daarbij geeft hij aan of het doorloopt of na een aantal herhalingen stopt.
Elke herhaling wordt getoetst aan de regels die jij hebt ingesteld. Is een dag gesloten of is alles op dat tijdstip al weg, dan slaat de reeks die dag over en gaat verder met de volgende. Eén losse dag annuleren kan altijd, zonder dat de rest verdwijnt, en wil je liever niet dat iedereen ver vooruit vastlegt dan zet je herhalen op beheerders.
Een reservering en een slot bij elkaar brengen is de logische volgende stap, en tegelijk de stap die per organisatie het meest verschilt. Wij bouwen dat daarom in overleg, op het systeem dat jullie al hebben, en niet als een knop die we van tevoren voor iedereen hetzelfde hebben ingevuld.
De reservering weet welke fiets, welke persoon en welk tijdvak. Dat is precies het setje gegevens dat een slot of een trackingplatform nodig heeft om te bepalen of iemand op dit moment mag rijden, dus de basis ligt er.
Welk merk sloten er hangt, of ze via bluetooth of via een netwerk werken, en of jullie ook de locatie van een fiets willen kunnen zien. Op basis daarvan spreken we af hoe de koppeling eruitziet en wat er nodig is om hem te maken.
We volgen geen mensen. Een trackingkoppeling gaat over waar een fiets is, niet over waar een medewerker de hele dag rijdt. Dat onderscheid leggen we vooraf vast, want het is het eerste waar een ondernemingsraad naar vraagt.
Ook zonder slotkoppeling is de reservering de administratie: je weet wie een fiets had, wanneer en welke. Voor een vermiste of beschadigde fiets is dat meestal precies wat er nodig is.
Beheerders krijgen per locatie een dashboard over de laatste 30 dagen, 90 dagen of een jaar, met daarnaast steeds de verandering ten opzichte van de vorige even lange periode. Fietsen delen dat overzicht met werkplekken en parkeerplaatsen, dus je vergelijkt ze op dezelfde manier.
Vijf kerncijfers: het aantal reserveringen, het gemiddelde per werkdag, de gemiddelde bezetting, de piekbezetting en de beschikbare capaciteit. In de grafiek staat het gemiddelde als staaf en de piek van diezelfde periode als stippellijn.
Dat verschil is bij fietsen het interessantst. Een vloot die gemiddeld voor een derde gebruikt wordt maar drie keer per week helemaal leeg is, is te klein en niet te groot.
De bezetting per weekdag laat zien of het gebruik over de week verdeeld is of op twee dagen zit. Klik een week aan en je ziet de losse dagen erachter.
De warmtekaart zet de groepen daarnaast, zodat je ziet welke afdeling de vloot draagt en met wie je in gesprek gaat als je wilt uitbreiden. Een dag waarop een groep helemaal niet mag boeken blijft leeg in plaats van als nul te tellen.
Het dashboard wijst drie dingen aan: fietsen die nauwelijks gebruikt worden, fietsen die alleen op de twee drukste dagen nodig zijn, en fietsen die vrijwel altijd door dezelfde persoon geboekt worden.
Die eerste twee vertellen je of je vloot goed staat, de derde is het gesprek over een deelfiets die in de praktijk iemands eigen fiets is geworden. Er staat nooit een naam bij: het dashboard krijgt alleen getallen te zien.
Wie met de auto komt zet hem op het terrein neer en pakt daarna de fiets, en wie met het ov komt loopt vanaf de halte. Beide begonnen bij dezelfde vraag: is er straks een plek voor mij.
Zo werkt dat voor parkeren
