Sinds iedereen hybride werkt staat de garage de ene dag overvol en de andere dag half leeg. Met AppjePlekje reserveren je collega's hun plek voor de dag dat ze komen, verdeel je de schaarste volgens jouw eigen regels en weet je eindelijk hoeveel plekken je echt nodig hebt.
Toen iedereen vijf dagen naar kantoor kwam was parkeren een verdeelvraagstuk dat je één keer oploste. Je wees plekken toe en daarmee was het klaar. Nu komt de een op dinsdag en donderdag en de ander op woensdag, verschilt de ene week van de volgende en gaat dezelfde plek op de ene dag verloren terwijl er op de andere dag drie collega's omheen rijden.
Op dinsdag en donderdag is de garage om half negen vol en rijdt de rest een rondje door de wijk. Op maandag en vrijdag staat diezelfde garage half leeg. Je betaalt het hele jaar voor een capaciteit die je twee dagen per week tekort komt.
Zonder afspraken wint wie het vroegst vertrekt of het langst in dienst is. Collega's met kinderen, een parttime rooster of een nieuwe baan vissen structureel achter het net, en dat voelt precies zo oneerlijk als het is.
De pas van iemand die er niet is opent de slagboom net zo goed als die van iemand die er wel is. Je weet dus niet hoeveel plekken er op een gemiddelde dinsdag nodig zijn, en zonder dat getal is elke beslissing over bijhuren of afstoten een gok.
Drie stappen voor je collega, waarvan er twee minder dan een minuut kosten. Wat jij instelt bepaalt precies wat je collega's te zien krijgen.
In de app staat per dag hoeveel plekken er vrij zijn. Is de dag vol, of mag zijn groep die dag niet boeken, dan staat de reden er direct bij en kan je collega uitwijken naar een andere dag of naar het ov. Dat scheelt de rit naar een volle garage.
Heb je een plattegrond ingericht, dan kiest je collega zijn eigen plek en zie je precies welke bezet is. Zonder plattegrond wordt er gewoon een van de vrije plekken toegewezen, want dan telt alleen dat er ruimte is.
Wie een laadpunt nodig heeft krijgt een laadplek, wie dat niet nodig heeft een gewone. Staat het kenteken verplicht, dan weet de receptie welke auto er die dag hoort te staan. Komt het onverwacht niet uit, dan gaat de plek met één tik terug de vrije voorraad in.
Iedere organisatie verdeelt parkeerplaatsen anders, en dat is meestal met een reden. AppjePlekje dwingt geen model af. Je zet de regels die je al hebt om in instellingen, en de app rekent ze vanaf dat moment consequent voor iedereen door.
Hoeveel plekken er zijn en hoeveel daarvan een laadpunt hebben. Of het kenteken verplicht is. Hoe ver vooruit er geboekt mag worden en tot welk tijdstip de dag ervoor, zodat een plek die niemand gebruikt op tijd vrijvalt in plaats van om acht uur 's ochtends.
Daarnaast een maximum per medewerker per week en per jaar. Wie halverwege het jaar in dienst komt krijgt het jaarmaximum naar rato, dus je hoeft niets handmatig recht te trekken.
Herhalen zet je aan voor iedereen, uit voor iedereen, of alleen voor beheerders. Datzelfde geldt voor reserveren voor een collega. Zo bepaal je zelf of het zelfbediening is of dat er iemand tussen zit.
Je bepaalt per groep of die de parkeerplaats mag gebruiken. Denk aan een vestiging, een afdeling, de buitendienst of de collega's die te ver wonen voor het ov.
Binnen die toegang leg je per groep en per weekdag een maximum vast. De buitendienst krijgt bijvoorbeeld op dinsdag tien plekken en op vrijdag geen enkele, terwijl kantoorpersoneel op dinsdag met vijf plekken toe kan. Zet je een dag op gesloten, dan kan die groep die dag helemaal niet boeken.
Losse plekken kun je uitsluiten voor bepaalde groepen. De plekken naast de ingang, een plek voor de dienstauto of de plek van de directie blijven dan buiten de gewone verdeling zonder dat je ze uit het systeem hoeft te halen.
Ten slotte kun je per weekdag een aantal plekken vrijhouden voor bezoek. Die tellen niet mee in wat medewerkers te zien krijgen, dus ze kunnen ook niet per ongeluk worden weggeboekt.
Het gevoel dat parkeren oneerlijk gaat komt zelden doordat er te weinig plekken zijn. Het komt doordat niemand kan uitleggen waarom de een er wel een heeft en de ander niet. Dat los je op door de verdeling zichtbaar te maken en te begrenzen.
Met een maximum per week haal je de dagelijkse race eruit. Wie twee dagen per week een plek heeft, laat de derde dag over aan iemand anders. Een jaarmaximum doet hetzelfde over een langere periode, bijvoorbeeld voor collega's die dichtbij wonen en af en toe de auto nodig hebben.
Met een maximum per groep per weekdag verdeel je de piek vooraf in plaats van achteraf uit te leggen. Elke afdeling weet waar hij aan toe is en niemand kan de dinsdag in zijn eentje leegkopen.
Een limiet die de hele dag geldt laat plekken onbenut. Daarom kan een groepslimiet 's avonds vervallen: een aantal uur voor middernacht komt alles wat dan nog vrij is beschikbaar voor iedereen die morgen komt. Hetzelfde geldt voor een plek die je voor bepaalde groepen had uitgesloten.
Zonder plattegrond wijst de app de plek zelf toe, op voorkeur of willekeurig. Dat laatste voorkomt dat dezelfde persoon altijd de mooiste plek bij de lift heeft, alleen omdat hij toevallig het snelst boekt.
Reserveren mag geen wekelijks klusje worden, want dan haakt de helft af en heb je alsnog geen betrouwbaar beeld. Wie een vast ritme heeft, legt dat één keer vast.
Je collega kiest de dagen waarop hij komt en herhaalt die elke week, om de twee, drie of vier weken, of maandelijks op bijvoorbeeld de eerste dinsdag. Daarbij geeft hij aan of het doorloopt of na een aantal herhalingen stopt.
Elke herhaling wordt gewoon getoetst aan de regels die je hebt ingesteld. Is een dag vol of gesloten, dan slaat de reeks die dag over en gaat hij verder met de volgende. Er ontstaat dus nooit een reservering die eigenlijk niet mocht.
Wil je liever niet dat iedereen weken vooruit vastlegt, dan zet je herhalen op beheerders. Dan blijft het mogelijk voor de gevallen waarin het echt nodig is, zonder dat de agenda maanden vooruit dichtslibt.
Een enkele dag uit een reeks annuleren kan altijd, zonder dat de rest verdwijnt. De plek gaat direct terug de voorraad in en een collega ziet hem dezelfde minuut verschijnen.
Daar zit meteen de winst van een deadline. Wie de dag ervoor voor een bepaald tijdstip afzegt, geeft een ander nog de kans om te schuiven. Voor de maandag telt de vrijdag ervoor, dus het weekend gooit geen roet in het eten.
Receptie en beheerders kunnen bijspringen en een reservering aanpassen of annuleren voor iemand anders. Wat ze niet kunnen, is iemand voortrekken: ook een boeking die zij maken wordt getoetst aan de regels en groepen van de collega voor wie ze het doen.
Wat is dit een gebruiksvriendelijke App! Afscheid genomen van onze Excel teamplanning en volledig over naar AppjePlekje! Zeer tevreden!
Een parkeerplaats is niet overal hetzelfde. De ene heeft een laadpunt, de andere zit achter een slagboom, en bij bezoek moet er iemand opendoen. Dat regel je in dezelfde reservering.
Je legt vast hoeveel van je plekken een laadpunt hebben. Wie moet laden krijgt een laadplek, wie dat niet hoeft krijgt een gewone. Zo staat er geen benzineauto voor de paal en kan een collega met een lege accu niet misgrijpen omdat iemand anders eerder was.
Dat onderscheid betaalt zich verderop nog een keer uit. Een reservering op een plek met laadpunt telt als elektrisch rijden. Daarmee klopt de reiskostenvergoeding van die dag vanzelf en vult hetzelfde gegeven je CO2-rapportage.
Het kenteken kun je verplicht stellen bij het reserveren. Daarmee weet je per dag welke auto er hoort te staan, en dat is precies wat je nodig hebt als er een auto op de verkeerde plek staat of als je pas bij de slagboom controleert.
Voor bezoek gaat het een stap verder. Werk je met Brivo Access, dan krijgt een aangemelde bezoeker automatisch een tijdelijke toegangscode per e-mail, geldig voor de deuren en poorten van de toegangsgroep die je aan die locatie hebt gekoppeld. De code verloopt vanzelf en je receptie hoeft niemand meer binnen te laten.
Gebruik je een ander toegangssysteem? Vertel ons welk, dan kijken we samen wat er mogelijk is.
Zodra je een paar maanden reserveert, weet je het antwoord op de vraag waar je nu naar moet gissen. Beheerders krijgen per locatie een dashboard over de laatste 30 dagen, 90 dagen of een jaar, met daarnaast steeds de verandering ten opzichte van de vorige periode.
Vijf kerncijfers: reserveringen, gemiddeld aanwezig per werkdag, gemiddelde bezetting, piekbezetting en beschikbare capaciteit. Op de bezetting in de tijd staat het gemiddelde als staaf en de piek van diezelfde periode als stippellijn, dus je ziet in één blik of je een structureel tekort hebt of twee drukke dagen.
Weekenden tellen niet mee en plekken op een verdieping die nog concept of gearchiveerd is ook niet, zodat het percentage klopt met wat er werkelijk te boeken viel.
De bezetting per weekdag laat zien welke dagen structureel vastlopen en welke stilliggen. De warmtekaart zet daar de groepen naast, zodat je ziet welke afdeling op welke dag de druk veroorzaakt.
Een dag waarop een groep helemaal niet mag boeken blijft leeg in plaats van dat hij als nul wordt geteld. Zo verwar je een gesloten dag niet met een dag waarop niemand kwam opdagen.
Het dashboard wijst drie dingen aan: plekken die nauwelijks gebruikt worden, plekken die alleen op de twee drukste dagen nodig zijn, en plekken die vrijwel altijd door dezelfde persoon geboekt worden.
Dat laatste is het gesprek dat je wilt voeren voor je gaat bijhuren. Er staat trouwens nooit een naam bij: het dashboard krijgt alleen getallen te zien, wie waar stond blijft op de server.
Dat ene gegeven is meer waard dan een parkeerplaats. Het vult namelijk ook de reiskostenvergoeding van die dag en de jaarlijkse rapportage werkgebonden personenmobiliteit, waarvoor je totalen per vervoermiddel en brandstof aanlevert bij RVO. Eén reservering, drie administraties die kloppen.
Zo werkt dat voor de reiskosten
