Op dinsdag zit het vol en op vrijdag zit er bijna niemand, terwijl de huur voor allebei die dagen doorloopt. Met AppjePlekje reserveren je collega's hun werkplek voor de dagen dat ze komen, zien ze wie er nog meer is, en weet jij precies hoeveel ruimte je echt nodig hebt.
Bijna niemand komt nog vijf dagen naar kantoor, en toch is het kantoor nog steeds gebouwd alsof dat wel zo is. De drukte concentreert zich op twee of drie dagen, de rest van de week staat het half leeg, en de huur is elke dag even hoog. Wie daar iets aan wil doen loopt tegen hetzelfde probleem aan: er is geen betrouwbaar beeld van wie er wanneer zit.
Het aantal vierkante meters is ooit bepaald op de piek, en die piek is misschien twee dagen per week. De andere drie dagen betaal je voor bureaus waar niemand aan zit, terwijl je op die volle dinsdag alsnog mensen op de gang ziet zoeken.
Mensen komen naar kantoor om collega's te zien, niet om een bureau te gebruiken. Zonder overzicht reist iemand een uur om vervolgens in zijn eentje te videobellen, en dat is precies de ervaring waardoor mensen de week erna thuisblijven.
Een verdieping afstoten of een contract niet verlengen is een besluit van jaren. Zonder cijfers over de werkelijke bezetting durft niemand dat te nemen, dus blijft de dure situatie bestaan omdat het onderbouwde alternatief ontbreekt.
Voor je collega's zijn het drie stappen die samen minder tijd kosten dan het appje waarmee ze het nu regelen.
Per dag staat er hoeveel plekken er vrij zijn. Is een dag vol, of mag zijn groep die dag niet boeken, dan staat de reden er direct bij en kan je collega uitwijken naar een andere dag. Zo blijkt dat niet pas bij de deur.
Met een plattegrond wijst je collega zijn eigen plek aan, naast zijn team of juist op een stilteplek. Zonder plattegrond wordt er automatisch een plek toegewezen, en dan kies jij of dat zijn favoriete plek is of een willekeurige.
Bij de dag staat wie er nog meer komt, opgeteld per groep. Verandert er iets, dan gaat de plek met één tik terug de vrije voorraad in en ziet een collega hem dezelfde minuut verschijnen.
De meeste organisaties hebben al afspraken over kantoordagen en teamzones. Die hoef je niet opnieuw te bedenken. Je legt ze vast, en vanaf dat moment rekent de app ze voor iedereen op dezelfde manier door.
Hoeveel plekken er zijn, verdeeld over verdiepingen, en welke faciliteiten erbij horen: een computer, een thin client, een dockingstation, een widescreen, wifi of een stilteplek. Je collega's filteren daarop, dus wie een tweede scherm nodig heeft komt niet toevallig aan een kale tafel terecht.
Daarnaast de spelregels: hoe ver vooruit er geboekt mag worden, tot welk tijdstip de dag ervoor, en een maximum per persoon per week en per jaar. Wie halverwege het jaar in dienst komt krijgt het jaarmaximum naar rato.
Herhalen en reserveren voor een collega zet je aan voor iedereen, uit voor iedereen, of alleen voor beheerders. Zo bepaal je zelf hoeveel vrijheid erin zit.
Je bepaalt per groep wie de werkplekken mag gebruiken, en binnen die toegang leg je per groep en per weekdag een maximum vast. Daarmee maak je van een afspraak als 'Sales komt op dinsdag en donderdag' iets wat vanzelf klopt in plaats van iets waar je aan moet herinneren. Zet je een dag op gesloten, dan kan die groep die dag helemaal niet boeken.
Losse plekken kun je uitsluiten voor bepaalde groepen. Zo maak je een teamzone of een rustige hoek zonder een aparte ruimte aan te hoeven maken, en zonder plekken uit het systeem te halen.
Per weekdag kun je een aantal plekken vrijhouden voor bezoek, en een verdieping of locatie tijdelijk sluiten voor onderhoud of een verhuizing. Je sluit dan alleen die ene ruimte, niet het hele kantoor, en je collega's zien meteen waarom.
Zodra je met minder plekken werkt dan collega's, wordt de vraag wie er voorrang heeft. Laat je dat over aan wie het snelst boekt, dan ontstaat er onvrede die groter is dan het capaciteitsprobleem zelf. Daarom kun je de verdeling begrenzen in plaats van hem te laten gebeuren.
Een maximum per week haalt de dagelijkse race eruit. Wie drie dagen per week een plek heeft, laat de vierde over aan iemand anders. Een jaarmaximum werkt hetzelfde over een langere periode, bijvoorbeeld voor collega's die normaal op een andere vestiging zitten.
Met een maximum per groep per weekdag verdeel je de drukke dagen vooraf. Elk team weet waar het aan toe is, teams komen niet allemaal op dezelfde dinsdag, en niemand hoeft achteraf uit te leggen waarom de ene afdeling wel zat en de andere niet.
Een limiet die de hele dag geldt laat plekken onbenut. Daarom kan een groepslimiet 's avonds vervallen: een aantal uur voor middernacht komt alles wat dan nog vrij is beschikbaar voor iedereen die morgen komt. Hetzelfde geldt voor plekken die je voor bepaalde groepen had gereserveerd.
Zonder plattegrond wijst de app de plek zelf toe, op voorkeur of willekeurig. Kies je willekeurig, dan zit niet altijd dezelfde persoon op de mooiste plek bij het raam alleen omdat hij het snelst boekt.
Als het te veel moeite kost haakt de helft af, en dan heb je alsnog geen betrouwbaar beeld. Daarom hoeft wie een vast ritme heeft maar één keer iets vast te leggen, en kan een collega het ook voor een ander doen.
Je collega kiest de dagen waarop hij komt en herhaalt die elke week, om de twee, drie of vier weken, of maandelijks op bijvoorbeeld de eerste dinsdag. Daarbij geeft hij aan of het doorloopt of na een aantal herhalingen stopt.
Elke herhaling wordt getoetst aan de regels die jij hebt ingesteld. Is een dag vol of gesloten, dan slaat de reeks die dag over en gaat verder met de volgende, dus er ontstaat nooit een reservering die eigenlijk niet mocht. Een enkele dag uit de reeks annuleren kan altijd, zonder dat de rest verdwijnt.
Wil je liever niet dat iedereen maanden vooruit vastlegt, dan zet je herhalen op beheerders. Dan blijft het mogelijk waar het echt nodig is, zonder dat de agenda dichtslibt.
Een managementassistent die de teamdag regelt, een collega die iemand meeneemt die de app nog niet gebruikt: reserveren voor een ander kun je aanzetten voor iedereen, beperken tot beheerders, of helemaal uitzetten. De receptie kan het altijd, ongeacht die instelling.
Belangrijker is wat zo'n boeking mag bevatten, want dat is voor iedereen gelijk. De reservering wordt getoetst aan de collega voor wie hij bedoeld is, niet aan degene die hem maakt. Zijn groepen, zijn weeklimiet, de deadline en de beschikbaarheid van die dag gelden onverkort.
Niemand kan dus iemand voortrekken, ook een beheerder niet. Je kunt wel iemand helpen, je kunt hem niet in een groep boeken waar hij niet in zit of langs een volle dag loodsen. Dat maakt het veilig om open te zetten.
Dit is het onderdeel waar je collega's de app om gaan gebruiken, en daarmee de reden dat je data betrouwbaar wordt. Wie ziet dat zijn team er donderdag is, komt donderdag.
Bij elke dag staat wie er komt, gebundeld per groep met het aantal erbij: vier aanwezig in Finance, zeven in Sales. Je ziet in één blik of het de moeite is om te komen, in plaats van dat je het in een groepsapp moet vragen.
Omdat de dagen vooruit zichtbaar zijn, kiezen teams vanzelf dezelfde dagen voor het werk waarvoor je bij elkaar wilt zitten. Dat is precies de bedoeling van een kantoordag, en het scheelt de vergaderingen waarin je afstemt wanneer je gaat afstemmen.
Bij dezelfde reservering horen de parkeerplaats, de vergaderruimte, de lunch en het bezoek dat langskomt. Je collega regelt zijn kantoordag in één keer, en jij ziet die dag terug in één samenhangend beeld in plaats van in vier losse systemen.
Een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee we werkplekken en parkeren overzichtelijk hebben georganiseerd in onze hybride werkomgeving.
Dit is geen theoretisch rekenvoorbeeld. DEKRA Nederland ging in Alkmaar terug van drieënhalve verdieping naar één, en gebruikte AppjePlekje om die stap gecontroleerd te zetten.
Met minder vierkante meters werd aanwezigheid geen vrijblijvende keuze meer. Werkplekken en parkeerplaatsen moesten actief georganiseerd worden, teams moesten hun aanwezigheid beter plannen en overzicht werd essentieel.
Door vooraf inzicht te hebben in wie er komt, kon de reductie gecontroleerd worden uitgevoerd in plaats van afgedwongen. Wat er sinds de implementatie overbleef: voorspelbare bezetting, minder parkeerfrustratie, duidelijke teamzones en meer rust op de werkvloer.
Een verdieping afstoten begint niet bij een besluit, maar bij een paar maanden meten. Zodra je je gemiddelde bezetting kent, je piek en de dagen waarop die valt, wordt de vraag concreet: hoeveel plekken heb je nodig, en wat kost de rest van de week je?
Scildon draaide het om en sluit op rustige dagen bewust delen van het kantoor, wat naast huur ook energie scheelt. Beide routes beginnen bij dagelijkse cijfers over werkelijk gebruik.
Beheerders krijgen per locatie een dashboard over de laatste 30 dagen, 90 dagen of een jaar, met daarnaast steeds de verandering ten opzichte van de vorige periode. Je kunt inzoomen op specifieke verdiepingen of groepen.
Vijf kerncijfers: reserveringen, gemiddeld aanwezig per werkdag, gemiddelde bezetting, piekbezetting en beschikbare capaciteit. In de grafiek staat het gemiddelde als staaf en de piek van diezelfde periode als stippellijn, dus je ziet meteen of je een structureel tekort hebt of twee uitschieters.
Een dag telt als heel wanneer hij ochtend en middag bezet is, en twee mensen op dezelfde plek in verschillende dagdelen tellen samen als één dag. Weekenden tellen niet mee en verdiepingen die concept of gearchiveerd zijn ook niet, zodat het percentage klopt met wat er werkelijk te boeken viel.
De bezetting per weekdag maakt de structureel stille vrijdag zichtbaar, en dat is vaak de eerste plek waar ruimte of energie te besparen valt.
De warmtekaart zet de groepen daarnaast, zodat je ziet welk team op welke dag de drukte veroorzaakt en met welk team je dus in gesprek gaat als je de piek wilt spreiden. Een dag waarop een groep helemaal niet mag boeken blijft leeg in plaats van als nul te tellen.
Het dashboard wijst drie dingen aan: plekken die nauwelijks gebruikt worden, plekken die alleen op de twee drukste dagen nodig zijn, en plekken die vrijwel altijd door dezelfde persoon geboekt worden.
Die eerste twee zijn je onderbouwing om te krimpen, de derde is het gesprek over een plek die in de praktijk toch weer vast is geworden. Er staat nooit een naam bij: het dashboard krijgt alleen getallen te zien, wie waar zat blijft op de server.
Wie een werkplek boekt heeft vaak ook een parkeerplaats nodig, komt met de auto of het ov, en eet tussen de middag mee. Dat regel je in dezelfde reservering, waarna de reiskostenvergoeding en de CO2-rapportage vanzelf kloppen.
Zo werkt dat voor parkeren
