De receptie belt rond, de gastheer zit in een overleg en de bezoeker wacht. Met AppjePlekje meldt je collega zijn gast vooraf aan, reserveert hij de werkplek, de parkeerplaats en de lunch in dezelfde boeking, en krijgt de gast een mail met het adres, de aankomstinstructies en eventueel zijn eigen toegangscode.
Werkplekken en parkeerplaatsen zijn bij de meeste organisaties inmiddels geregeld. Bezoek loopt nog via een appje aan de receptie, een uitnodiging in de agenda en een naam op een papieren lijst, en dat gaat precies mis op de momenten waarop het zichtbaar is voor iemand van buiten.
Een gast meldt zich, de receptie zoekt de gastheer, de gastheer zit in een overleg. Dat kost een paar minuten die je bezoeker in de hal doorbrengt, en het is het eerste wat hij van jullie organisatie ziet.
Er is geen parkeerplaats vrij, er is geen werkplek naast de gastheer en de keuken wist niet dat er iemand mee-eet. Elk van die drie is een apart berichtje aan een andere collega, en bij drukte sneuvelt er altijd één.
Bij een ontruiming wil je weten wie er in het gebouw is, en bij een audit wie er de afgelopen maanden binnen is geweest. Een lijst op papier bij de balie beantwoordt geen van beide vragen, en een agenda-uitnodiging al helemaal niet.
Voor de gastheer is het één formulier dat hij ook nog eens voor een deel kan overslaan wanneer de gast hier eerder is geweest.
Naam, organisatie, telefoon, e-mail, kenteken en een opmerking, plus het soort bezoek: zakelijk, sollicitant, aannemer, monteur, internationale collega, gast of privé. Is de gast hier eerder geweest, dan kiest je collega hem uit de eigen bezoekerslijst en staan de gegevens er al in.
In hetzelfde scherm zet je collega de werkplek en de parkeerplaats voor de gast aan. Die worden op dezelfde locatie geboekt en volgen daar de gewone regels, dus je krijgt geen plek aangeboden die er niet is. Wil je een van beide niet aanbieden, dan zet je hem per locatie uit.
Het bezoek staat op het receptiedashboard en de gast ontvangt de uitnodiging met adres en aankomstinstructies. Bij de reservering ziet de gastheer of die mail ook echt is afgeleverd, los van de vraag of de gast al binnen is.
Bezoek ontvangen is bij elke organisatie net anders geregeld. Je legt per locatie vast hoe het bij jullie gaat, en daarna is het voor iedereen hetzelfde.
Om te beginnen de bezoekersmail: aan of uit, en als hij aanstaat het adres en de aankomstinstructies in de taal van je gasten. Daar zet je in wat een bezoeker echt nodig heeft, zoals waar hij kan parkeren, bij welke ingang hij moet zijn en bij wie hij zich meldt.
Verder de opties die je per locatie aanzet: lunch met wensen en extra's, een verplicht kenteken wanneer je bezoek ook een parkeerplaats krijgt, en het aanmelden van internationale collega's als apart soort bezoek. De werkplek en de parkeerplaats die automatisch worden meegeboekt kun je allebei los uitzetten.
Tot slot de spelregels die ook voor gewone reserveringen gelden: hoe ver vooruit er aangemeld mag worden, een deadline vooraf en een maximum per persoon.
Je bepaalt per groep wie er bezoek mag aanmelden, en binnen die toegang leg je per groep en per weekdag een maximum vast. Zet je een dag op gesloten, dan kan die groep die dag geen bezoek aanmelden. Zo houd je grip op de dagen waarop het gebouw toch al vol zit.
Op de werkplekken en de parkeerplaatsen zelf kun je per weekdag een aantal plekken vrijhouden voor bezoek. Die tellen niet mee in de vrije voorraad voor collega's, dus er is nog een plek over op het moment dat er onverwacht iemand langskomt.
Die reservering staat bewust op de plek die je beschermt en niet op de bezoekerslocatie, want dan werkt hij ook wanneer iemand een gast rechtstreeks op een werkplek of een parkeerplaats boekt.
De receptie krijgt een eigen weergave in plaats van de gewone reserveringslijst, met de bezoeken van vandaag en de bevoegdheden die daarbij horen.
Een bezoeker in- en uitchecken mag alleen de receptie. Daarmee weet je op elk moment wie er binnen is, en dat is het antwoord op de ontruimingsvraag waar een papieren lijst nooit aan toekwam.
Wie om welke reden ook niet komt opdagen wordt automatisch als no-show gemarkeerd, een half uur na het einde van het bezoek. Zo hoeft niemand de lijst achteraf op te schonen om de cijfers te laten kloppen.
Bij elk bezoek staan twee dingen die vaak door elkaar lopen: is de uitnodiging verstuurd en afgeleverd, en is de gast er al. Die twee worden apart bijgehouden, dus iemand inchecken wist niet langer of de mail ooit is aangekomen.
Voor de receptie is dat het verschil tussen een gast die niets gehoord heeft en een gast die gewoon nog onderweg is.
De receptie kan altijd voor een ander aanmelden, ongeacht wat je verder instelt, en bestaande reserveringen aanpassen wanneer je dat toestaat. Voor collega's onderling zet je het aan voor iedereen, beperk je het tot beheerders, of laat je het uit.
De boeking wordt daarbij altijd getoetst aan de collega voor wie hij bedoeld is. Ook de receptie kan iemand dus niet in een groep zetten waar hij niet in zit of langs een gesloten dag loodsen.
Het verschil tussen een goed en een rommelig bezoek zit niet in het aanmelden, maar in de drie dingen die daarna geregeld moeten worden.
De werkplek en de parkeerplaats voor de gast worden op dezelfde locatie geboekt als het bezoek, in één handeling en als één geheel. Verzet je het bezoek of gaat het niet door, dan gaan die plekken mee en blijft er geen losse reservering achter waar niemand meer naar omkijkt.
Allebei staan ze standaard uit en zet je collega ze bewust aan, met één uitzondering: is parkeren het enige dat op die locatie wordt aangeboden, dan staat het meteen aan. Ze worden precies zo doorgerekend als een gewone boeking, dus een volle dag blijft een volle dag.
Eet de gast mee, dan geeft je collega dat bij het aanmelden op, inclusief een dieetwens. Die staat vervolgens in de export voor de keuken, zonder dat er iemand apart gemaild hoeft te worden.
De gast krijgt zijn uitnodiging per e-mail, want dat is het enige kanaal waarvan je zeker weet dat iemand van buiten het kan lezen. Dat is dezelfde mail waarin de toegangscode staat wanneer je de toegangskoppeling gebruikt.
Je eigen collega's bereik je op de manier waarop ze al werken: een melding in de app op hun telefoon, en een bericht in Slack wanneer je de Slack-koppeling aan hebt staan. Iedereen kan bovendien per soort melding zelf aangeven wat hij wil ontvangen, dus het wordt geen ruis.
Wat er verstuurd is en of het is aangekomen, blijft zichtbaar bij de reservering. Dat scheelt de vraag of iemand wel gewaarschuwd is.
Wie zijn toegangssysteem van Brivo gebruikt, kan de bezoekersmodule daaraan koppelen. Vanaf dat moment loopt de toegang van je gast mee met de reservering, in plaats van dat er iemand een pas moet uitgeven en weer moet innemen.
Zodra het bezoek is aangemeld, wordt er een tijdelijke pincode aangemaakt en meegestuurd in de uitnodigingsmail. De code hoort bij dat ene bezoek en werkt alleen in het tijdvak dat is afgesproken, en alleen op de deuren die bij die locatie horen.
Wordt het bezoek verzet, dan schuift de geldigheid mee en krijgt de gast de bijgewerkte mail. Gaat het niet door, dan wordt de code direct ingetrokken. Verlopen codes worden bovendien periodiek opgeruimd, dus er blijft niets openstaan wat iemand vergeten is.
Gebruikt de gast zijn code bij de deur, dan komt dat terug in de app en staat het bezoek als aangekomen genoteerd. De receptie hoeft dan niets meer te doen, en je aanwezigheidsoverzicht klopt ook wanneer iemand via een andere ingang binnenkwam.
De koppeling werkt met jullie eigen Brivo-omgeving en wordt per locatie ingericht, waarbij je zelf bepaalt welke deuren een bezoeker van welke locatie mag gebruiken. Omdat de code per mail bij de gast komt, werkt dit alleen wanneer de bezoekersmail aanstaat.
Bezoekersgegevens zijn gevoeliger dan een werkplekboeking. Een sollicitant die op de plattegrond bij naam zichtbaar is, is een probleem dat je niet achteraf oplost.
De zichtbaarheid is geen vinkje dat je collega vergeet, maar volgt uit het soort bezoek dat hij kiest. Alleen een gewone gast is voor iedereen zichtbaar, bij elk ander soort bezoek worden de contactgegevens afgeschermd voor collega's die er niets mee te maken hebben.
Op de plattegrond en in de beschikbaarheid is een bezoeker sowieso nooit een naam. Daar staat alleen dat de plek bezet is door bezoek, ongeacht wat er verder is ingesteld.
Elke aanmelding legt de gast ook vast in jullie eigen bezoekerslijst, zodat je collega hem de volgende keer kan opzoeken in plaats van alles opnieuw te typen. Twee mensen die hetzelfde e-mailadres gebruiken blijven daarbij twee losse bezoekers, want een adres is nooit de sleutel waarop we iemand herkennen.
Let er wel op dat je met het wijzigen van een naam of telefoonnummer de persoon aanpast en niet dat ene bezoek. Die wijziging is dus ook zichtbaar bij eerdere bezoeken van dezelfde gast.
Beheerders krijgen per locatie een dashboard over de laatste 30 dagen, 90 dagen of een jaar. Voor bezoek is dat bewust een ander overzicht dan voor werkplekken: een bezettingspercentage zou hier niets betekenen, dus wordt er geteld in bezoeken en aankomsten.
Het aantal bezoeken, het deel dat werkelijk is aangekomen tegenover de no-shows, het aantal verschillende gastheren, het deel van de bezoeken waarbij ook een werkplek of parkeerplaats was geregeld, en de gemiddelde duur van een bezoek van inchecken tot uitchecken.
Dat laatste getal is vaak de verrassing: een bezoek dat op een uur stond duurt in de praktijk twee keer zo lang, en dat verklaart waarom de parkeerplaatsen 's middags op zijn.
Het verloop over de tijd wordt gestapeld op soort bezoek, met een lijn voor het maximum dat de locatie in die periode had kunnen dragen. Daarnaast staat een warmtekaart van de aankomsten per weekdag en per uur.
Dat is het cijfer waarmee je de bezetting van de balie plant. Meestal blijkt de piek smaller dan gedacht, en dan gaat het gesprek niet meer over een extra receptionist maar over dat ene uur.
Een ranglijst van de soorten bezoek met per soort het gemiddelde per dag, de drukste dag, het drukste uur en het deel dat kwam opdagen. Daarnaast de bezoeken per afdeling, en hoeveel bezoekers één, twee, drie of vaker terugkwamen.
Voor de keuken staat er apart bij hoeveel bezoeken een lunch bevatten, hoe die zich over de lunchmomenten verdelen en hoeveel er een dieetwens bij hadden. Het dashboard krijgt alleen getallen te zien: wie de bezoeker was en van welke organisatie hij kwam, blijft op de server.
De bezoekersmodule reken je per locatie af, niet per gebruiker. Wat het voor jullie kost hangt af van het aantal locaties en van de koppelingen die je wilt gebruiken, dus dat spreken we af nadat we jullie situatie hebben gezien.
Een gast die langskomt heeft een werkplek nodig naast zijn gastheer en een plek voor zijn auto, precies op de dagen dat het toch al vol zit. Daarom staat het bezoek in dezelfde app als de werkplekken en de parkeerplaatsen.
Zo werkt dat voor parkeren
