Op dinsdag zijn de werkplekken bezet, op vrijdag blijven veel bureaus leeg. AppjePlekje laat zien hoeveel plekken er per dag worden gereserveerd en door welke teams. Zo zie je waar ruimte over is en waar het juist knelt. Met inchecken zie je ook hoeveel mensen daadwerkelijk komen.
De 80 medewerkers van DEKRA in Alkmaar werken deels thuis en deels op kantoor. Ze reserveren hun werkplek en parkeerplaats via AppjePlekje, waardoor DEKRA vooraf weet hoeveel mensen er komen. Met dat inzicht kon het bedrijf de kantoorruimte terugbrengen naar één verdieping.
Een verdieping minder huren of juist extra ruimte zoeken is een grote beslissing. Dan wil je weten hoe het kantoor over een langere periode wordt gebruikt.
Tijdens een rondje door kantoor zie je welke bureaus bezet zijn. Maar is het elke dinsdag zo druk, of is er vandaag toevallig een teamoverleg?
Vraag hoe vaak iemand op kantoor werkt en je krijgt meestal een schatting. Voor een beslissing over de huisvesting heb je meer houvast nodig.
Bij een gemiddelde bezetting van zestig procent lijkt er genoeg ruimte over. Toch kunnen op de drukste dagen alle plekken bezet zijn. Daarom wil je ook weten hoe hoog de pieken zijn.
Collega's boeken een werkplek voor de dag dat ze naar kantoor komen. AppjePlekje telt die reserveringen bij elkaar op en laat zien welke dagen druk zijn en waar plekken overblijven.
Plannen kunnen veranderen. Met inchecken leg je vast of iemand daadwerkelijk op kantoor is. Dat kan handmatig in de app of op de computer. Automatisch inchecken kan ook, bijvoorbeeld via een gekoppelde deurpas, de locatie van de telefoon, de desktopapp of een bureausensor.
Collega's reserveren hun plek en zien meteen wie er die dag ook komt. Bij automatisch inchecken hoeven ze verder niets te doen. Wie handmatig incheckt, bevestigt de aanwezigheid in de app of op de computer.
Medewerkers willen weten wat er wordt bijgehouden en waarvoor jullie de cijfers gebruiken. De rapportages tonen aantallen en patronen, geen namen van medewerkers. Gebruik je de telefoon om automatisch in te checken? Die bepaalt zelf of iemand dichtbij kantoor is. De locatie wordt niet naar AppjePlekje verstuurd.
Kies een locatie en bekijk de afgelopen 30 dagen, 90 dagen of het afgelopen jaar. Je kunt verder kijken per verdieping, groep of soort plek. Naast de cijfers zie je het verschil met de vorige periode.
Dinsdag is de drukste dag. Kijk welke teams dan komen en of zij ook op een rustigere dag kunnen afspreken.
Finance boekt vooral op maandag, Sales op donderdag. Je ziet welke dagen populair zijn en wanneer teams tegelijk op kantoor zijn.
Kun je met minder plekken toe? Controleer eerst hoeveel er op de drukste dagen nodig zijn.
Je ziet hoeveel plekken worden gereserveerd, hoeveel mensen gemiddeld aanwezig zijn en hoe dat zich verhoudt tot de beschikbare ruimte. Ook de piekbezetting en het gemiddelde aantal kantoordagen per medewerker staan in het dashboard.
De grafiek toont de gemiddelde bezetting en de pieken. Klik op een week om de afzonderlijke dagen te bekijken.
Met inchecken kun je reserveringen vergelijken met aanwezigheid.
Het dashboard laat zien hoeveel plekken automatisch vrijkwamen doordat iemand niet incheckte, en hoeveel daarvan opnieuw zijn geboekt. Je ziet ook welk deel van de inchecks bevestigd is door een deurpas, telefoon of bureausensor.
Welke teams komen op dezelfde dagen? En wanneer is er nog ruimte? De warmtekaart toont de bezetting per groep en per weekdag.
Klik op een vak voor het aantal reserveringen en de beschikbare capaciteit. Dagen waarop een groep niet mag reserveren, tellen niet mee als lege dagen.
Sommige plekken blijven bijna altijd leeg. Andere zijn alleen op drukke dagen nodig. Het dashboard laat dat verschil zien, zodat je kunt beoordelen welke ruimte je nodig hebt.
Je ziet ook welke plekken steeds door dezelfde persoon worden geboekt, zonder dat daarbij een naam wordt getoond. Handig als je wilt weten of jullie flexplekken in de praktijk wel zo flexibel zijn.
Voor werkplekken, parkeerplaatsen en fietsen bekijk je de bezetting per dagdeel. Bij vergaderruimtes meet je het gebruik per kwartier binnen jullie kantooruren. Je ziet ook hoe lang vergaderingen duren en hoeveel mensen eraan deelnemen. Voor bezoekers toont het dashboard het aantal bezoeken en aankomsten.
Wordt een deel van het kantoor weinig gebruikt? Bekijk of de overige plekken ook op drukke dagen voldoende zijn. Daarmee kun je een voorstel voor minder kantoorruimte onderbouwen.
Als veel teams op dezelfde dag komen, kun je afspraken maken over hun kantoordagen. Met een maximum per groep en per weekdag verdeel je de beschikbare plekken.
