Votre collègue enregistre l'invité à l'avance, pour que l'accueil sache qui vient. L'invité reçoit un e-mail avec l'adresse et les instructions d'arrivée. Vous réglez un poste de travail, une place de parking ou un déjeuner pour l'invité dans la même réservation.
Dans beaucoup d'organisations, les postes de travail et les places de parking sont déjà organisés. Les visites passent souvent encore par un message à l'accueil, une invitation dans l'agenda et un nom sur une liste papier.
Un invité se présente et l'accueil doit encore chercher l'hôte. Pendant ce temps, votre visiteur attend dans le hall.
Aucune place de parking n'est libre, aucun poste de travail n'est prêt et la cuisine ne sait pas que quelqu'un vient déjeuner. Cela fait trois messages séparés à trois collègues différents.
Lors d'une évacuation, vous voulez savoir qui est dans le bâtiment, et lors d'un audit, qui y est entré ces derniers mois. Avec des listes éparses et des invitations dans l'agenda, c'est difficile à retrouver.
Renseignez le visiteur et l'heure d'arrivée. Il est déjà venu ? Cherchez son nom pour réutiliser ses informations.
Réservez-les en même temps. Vous voyez combien de places sont encore disponibles.
Ajoutez le déjeuner à la visite et indiquez un éventuel régime alimentaire.
Vous définissez pour chaque site comment se passe l'accueil chez vous. Ensuite, cela fonctionne de la même façon pour tout le monde.
Vous rédigez pour chaque site les instructions d'arrivée de l'invitation, par exemple où un visiteur peut se garer et à quelle entrée il doit se présenter.
Vous choisissez aussi les types de visite que vous proposez et si un déjeuner est possible.
Vous décidez pour chaque groupe qui peut enregistrer des visiteurs et combien par jour de la semaine.
Par jour de la semaine, vous pouvez aussi garder un certain nombre de postes de travail et de places de parking libres pour les visiteurs, pour qu'il y ait une place quand un invité arrive.
Consultez les visiteurs du jour et l'heure de début de leur rendez-vous. Cherchez par nom quand quelqu'un se présente à l'accueil. Vous pouvez aussi exporter les données des visiteurs.
Vous voyez quels visiteurs se sont enregistrés et qui doit encore arriver. L'heure d'arrivée figure à côté de la visite.
Pour chaque rendez-vous, le nom du collègue qui reçoit la visite est indiqué. L'accueil sait tout de suite qui l'invité vient voir.
L'accueil enregistre l'arrivée et le départ d'un invité d'une seule touche. Si l'invité a un code d'accès, son arrivée est enregistrée dès qu'il ouvre la porte.
Vous savez ainsi à tout moment qui est dans le bâtiment. Qui ne se présente pas reçoit automatiquement le statut no-show une fois le rendez-vous passé.
S'il n'y a personne à l'accueil, l'invité s'enregistre lui-même sur une tablette ou une borne à l'entrée. C'est à cela que sert le module borne d'accueil.
L'accueil peut toujours enregistrer une visite au nom d'un collègue. Vous décidez vous-même si les collègues peuvent aussi le faire les uns pour les autres.
L'invitation contient la date, l'heure, le site et les instructions d'arrivée, dans la langue de vos invités. Votre invité sait ainsi où se garer, à quelle entrée se présenter et qui demander.
Vous pouvez ajouter votre propre texte et un PDF.
Les places de l'invité sont réservées en même temps que la visite. Si vous déplacez la visite ou qu'elle n'a pas lieu, elles suivent et rien ne reste en suspens.
Si l'invité déjeune sur place, le déjeuner et son éventuel régime alimentaire figurent dans l'export pour la cuisine.
Dès que le visiteur s'est enregistré, le collègue qui l'accueille reçoit une notification dans l'app, et dans Slack ou Microsoft Teams si vous utilisez cette connexion.
Slack
Microsoft TeamsSi vous utilisez Brivo, l'invité reçoit son propre code pour la porte. Personne n'a alors à remettre puis récupérer un badge.
Le code figure dans l'e-mail d'invitation. Il est lié à cette seule visite et ne fonctionne que le jour de la visite, sur les portes que vous choisissez pour ce site.
Si la visite est déplacée, le code suit et l'invité reçoit un nouvel e-mail. Si elle n'a pas lieu, le code expire immédiatement.
Quand l'invité ouvre la porte avec son code, il apparaît dans l'app comme arrivé. L'accueil n'a rien à faire.
Les données des visiteurs sont plus sensibles qu'une réservation de poste. Tout le monde n'a pas à savoir qu'un candidat est dans le bâtiment.
Pour une visite professionnelle, un candidat ou un prestataire, seuls l'hôte, l'accueil et les administrateurs voient qui vient. Les collègues voient seulement qu'une place est occupée par un visiteur. Pour un invité ordinaire, le nom est visible par tous.
Le téléphone, l'e-mail et la plaque d'immatriculation n'apparaissent jamais en dehors de la visite elle-même, ni sur le plan d'étage ni dans une liste.
Les administrateurs voient par site combien de visiteurs sont venus, quand l'accueil est chargé et qui revient régulièrement. Les rapports montrent des nombres, sans noms de visiteurs.
Le nombre de visites, combien d'invités sont réellement venus et la durée moyenne d'une visite.
Une carte de chaleur montre les arrivées par jour de la semaine et par heure. Vous planifiez ainsi la présence à l'accueil.
Les visites par type et par service, et combien d'invités sont revenus plusieurs fois. Pour la cuisine, vous voyez combien de visites comprenaient un déjeuner.
La gestion des visiteurs fonctionne aussi sans le reste d'AppjePlekje. Vous payez par site, pas par utilisateur. Tous les prix sont HT.
Avec Brivo et la borne d'accueil, cela coûte €498 par site et par mois.
Si vous voulez l'app, la vue de l'accueil et la borne d'accueil à votre logo et à vos couleurs, le module de personnalisation coûte un montant unique de €2.400, puis €420 par an.
Si vous utilisez déjà AppjePlekje dans votre organisation pour les postes de travail et les places de parking, la gestion des visiteurs est incluse dans l'abonnement standard. Brivo et la borne d'accueil sont des extensions en option.
Un invité a souvent aussi besoin d'un poste de travail et d'une place de parking. C'est pourquoi la visite se trouve dans la même app que les postes de travail et les places de parking.
Comment cela fonctionne pour le parkingOui. Sans borne d'accueil, l'accueil enregistre l'arrivée et le départ d'un invité d'une seule touche. Sans Brivo, vous gérez l'accès au bâtiment comme vous le faites aujourd'hui.
La borne d'accueil est destinée aux sites sans personnel à l'accueil, et Brivo à un code de porte propre à chaque visite.
Non. Votre invité reçoit une invitation par e-mail et n'a rien d'autre à installer. Le check-in se fait par l'accueil, par la borne d'accueil ou avec le code de porte de l'e-mail si vous utilisez Brivo.
Oui. La gestion des visiteurs fonctionne aussi sans le reste d'AppjePlekje et coûte alors €149 par site et par mois, HT. Si vous utilisez déjà AppjePlekje pour les postes de travail ou le parking, elle est comprise dans l'abonnement. Tout figure dans les tarifs.
