Ihr Kollege meldet den Gast vorab an, sodass der Empfang weiß, wer kommt. Der Gast erhält eine E-Mail mit der Adresse und den Anreisehinweisen. Einen Arbeitsplatz, Parkplatz oder ein Mittagessen für den Gast regeln Sie in derselben Buchung.
Arbeitsplätze und Parkplätze sind in vielen Organisationen bereits geregelt. Besuch läuft dagegen oft noch über eine Chat-Nachricht an den Empfang, eine Kalendereinladung und einen Namen auf einer Papierliste.
Ein Gast meldet sich, und der Empfang muss den Gastgeber erst suchen. Währenddessen wartet Ihr Besucher in der Halle.
Es ist kein Parkplatz frei, es steht kein Arbeitsplatz bereit, und die Küche weiß nicht, dass jemand mitisst. Das sind drei einzelne Nachrichten an drei verschiedene Kollegen.
Bei einer Evakuierung möchten Sie wissen, wer im Gebäude ist, und bei einem Audit, wer in den vergangenen Monaten im Haus war. Mit losen Listen und Kalendereinladungen ist das schwer nachzuvollziehen.
Tragen Sie den Besucher und die Ankunftszeit ein. War der Gast schon einmal da? Suchen Sie den Namen, um die Daten erneut zu verwenden.
Buchen Sie sie gleich mit. Sie sehen, wie viele Plätze noch verfügbar sind.
Fügen Sie das Mittagessen zum Besuch hinzu und geben Sie eventuelle Ernährungswünsche an.
Sie legen pro Standort fest, wie der Empfang bei Ihnen abläuft. Danach funktioniert es für alle gleich.
Sie schreiben pro Standort die Anreisehinweise für die Einladung, etwa wo ein Besucher parken kann und zu welchem Eingang er kommen soll.
Außerdem wählen Sie, welche Besuchsarten Sie anbieten und ob ein Mittagessen dazu möglich ist.
Sie bestimmen pro Gruppe, wer Besuch anmelden darf und wie viele pro Wochentag.
Pro Wochentag können Sie auch eine Anzahl Arbeitsplätze und Parkplätze für Besucher freihalten, sodass ein Platz da ist, wenn ein Gast kommt.
Sehen Sie, welche Besucher heute kommen und wann ihr Termin beginnt. Suchen Sie nach Namen, wenn sich jemand am Empfang meldet. Sie können die Besucherdaten auch exportieren.
Sie sehen, welche Besucher eingecheckt sind und wer noch erwartet wird. Die Ankunftszeit steht beim Besuch.
Bei jedem Termin steht der Name des Kollegen, der den Besuch empfängt. Der Empfang weiß sofort, zu wem der Gast möchte.
Der Empfang checkt einen Gast mit einem Fingertipp ein und aus. Hat der Gast einen Zugangscode, ist er eingecheckt, sobald er die Tür öffnet.
So wissen Sie jederzeit, wer im Haus ist. Wer nicht erscheint, erhält nach dem Termin automatisch den Status No-Show.
Gibt es keinen besetzten Empfang, checkt sich der Gast selbst auf einem Tablet oder einem Standterminal am Empfang ein. Dafür gibt es das Kiosk-Modul.
Der Empfang kann jederzeit einen Besuch im Namen eines Kollegen anmelden. Ob Kollegen das auch füreinander tun dürfen, stellen Sie selbst ein.
Die Einladung enthält Datum, Uhrzeit, Standort und Anreisehinweise, in der Sprache Ihrer Gäste. So weiß Ihr Gast, wo er parken kann, zu welchem Eingang er kommen soll und bei wem er sich meldet.
Sie können eigenen Text und ein PDF hinzufügen.
Die Plätze für den Gast werden zusammen mit dem Besuch gebucht. Verschieben Sie den Besuch oder fällt er aus, ziehen sie mit, und nichts bleibt ungenutzt zurück.
Isst der Gast mit, steht das Mittagessen mit einem eventuellen Ernährungswunsch im Export für die Küche.
Sobald der Besucher eingecheckt ist, erhält der empfangende Kollege eine Benachrichtigung in der App und, wenn Sie diese Anbindung nutzen, auch in Slack oder Microsoft Teams.
Slack
Microsoft TeamsNutzen Sie Brivo, erhält der Gast einen eigenen Code für die Tür. Niemand muss dann einen Ausweis ausgeben und wieder einsammeln.
Der Code steht in der Einladungs-E-Mail. Er gehört zu genau diesem einen Besuch und funktioniert nur am Tag des Besuchs, an den Türen, die Sie für diesen Standort wählen.
Wird der Besuch verschoben, wandert der Code mit, und der Gast erhält eine neue E-Mail. Fällt er aus, verfällt der Code sofort.
Öffnet der Gast die Tür mit seinem Code, steht er in der App als angekommen. Der Empfang muss nichts tun.
Besucherdaten sind sensibler als eine Arbeitsplatzbuchung. Dass ein Bewerber im Gebäude ist, muss nicht jeder wissen.
Bei einem geschäftlichen Besuch, einem Bewerber oder einem Auftragnehmer sehen nur der Gastgeber, der Empfang und Administratoren, wer kommt. Kollegen sehen nur, dass ein Platz durch einen Besucher belegt ist. Bei einem gewöhnlichen Gast ist der Name für alle sichtbar.
Telefon, E-Mail und Kennzeichen erscheinen nie außerhalb des Besuchs selbst, auch nicht auf dem Grundriss oder in einer Liste.
Administratoren sehen pro Standort, wie viele Besuche es gab, wann am Empfang viel los ist und wer öfter wiederkommt. Die Berichte zeigen Zahlen, ohne Namen von Besuchern.
Sie sehen die Zahl der Besuche, wie viele Gäste wirklich kamen und wie lange ein Besuch im Durchschnitt dauerte.
Eine Heatmap zeigt die Ankünfte pro Wochentag und pro Stunde. Damit planen Sie die Besetzung des Empfangs.
Sie sehen die Besuche pro Art und pro Abteilung und wie viele Gäste öfter wiederkamen. Für die Küche zeigt die Übersicht, wie viele Besuche ein Mittagessen hatten.
Besuchermanagement funktioniert auch ohne den Rest von AppjePlekje. Sie zahlen pro Standort, nicht pro Nutzer. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.
Mit Brivo und dem Kiosk kostet es €498 pro Standort pro Monat.
Möchten Sie die App, die Empfangsübersicht und den Kiosk mit Ihrem eigenen Logo und in Ihren Farben, kostet das Branding-Modul einmalig €2.400 und danach €420 pro Jahr.
Nutzen Sie AppjePlekje bereits in der Organisation für Arbeitsplätze und Parkplätze, ist das Besuchermanagement im regulären Abonnement enthalten. Brivo und der Kiosk sind optionale Erweiterungen.
Ein Gast braucht oft auch einen Arbeitsplatz und einen Parkplatz. Deshalb steht der Besuch in derselben App wie die Arbeitsplätze und die Parkplätze.
So funktioniert es beim ParkenJa. Ohne Kiosk checkt der Empfang einen Gast mit einem Fingertipp ein und aus. Ohne Brivo regeln Sie den Zugang zum Gebäude so, wie Sie es heute tun.
Der Kiosk ist für Standorte ohne besetzten Empfang gedacht und Brivo für einen eigenen Türcode pro Besuch.
Nein. Ihr Gast erhält eine Einladung per E-Mail und muss sonst nichts installieren. Das Einchecken erfolgt über den Empfang, über den Kiosk oder mit dem Türcode aus der E-Mail, wenn Sie Brivo nutzen.
Ja. Besuchermanagement funktioniert auch ohne den Rest von AppjePlekje und kostet dann €149 pro Standort pro Monat, zzgl. MwSt. Nutzen Sie AppjePlekje bereits für Arbeitsplätze oder Parken, ist es im Abonnement enthalten. Alles steht bei den Preisen.
