Ihre Mitarbeitenden geben beim Buchen an, ob sie mit dem Auto, dem Rad oder öffentlichen Verkehrsmitteln kommen. Am Monatsende steht die Erstattung in Ihrer Verwaltung bereit.
Die Tage, an denen jemand einen Arbeitsplatz oder Parkplatz gebucht hatte, keine Annahme auf Basis eines Vertrags.
Auto, ÖPNV, Rad, Roller oder zu Fuß, und beim Auto auch der Antrieb.
Die Summe pro Monat, denn danach rechnen Sie die Erstattung ab und darüber berichten Sie.
Drei Schritte, von denen Sie nach der Einrichtung nur noch einen selbst sehen. Der Rest läuft mit den Buchungen mit, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin anlegen.
Wir stellen die Verbindung zu Ihrer eigenen AFAS-Umgebung her. Mitarbeitende werden täglich synchronisiert, einschließlich der Personalnummer, über die später abgerechnet wird.
Beim Buchen wählen Mitarbeitende das Verkehrsmittel. Wer nur einen Parkplatz bucht, kommt mit dem Auto, und ein Platz mit Ladepunkt zählt als elektrisch.
Jeden Monat zählen wir die Bürotage des Vormonats zusammen, pro Person und pro Verkehrsmittel, und reichen die Abrechnung bei AFAS ein.
Es ist eine äußerst praktische und benutzerfreundliche App für unsere Kolleginnen und Kollegen, und wir haben dadurch einen guten Überblick über unsere Auslastung. So wissen wir genau, welche Kolleginnen und Kollegen Fahrtkosten erhalten können und wer im Büro mit zum Mittagessen kommt.
Beim Buchen wählen Mitarbeitende, wie sie ins Büro kommen. Die App kennt öffentliche Verkehrsmittel, das Auto mit Benzin, Diesel, Hybrid oder Strom, das Motorrad, den Roller, das Rad und den Fußweg.
Wer nur einen Parkplatz bucht, kommt mit dem Auto, und ein Platz mit Ladepunkt zählt als elektrisch. So muss niemand zweimal dasselbe eingeben.
Es zählen nur Tage, an denen jemand einen Arbeitsplatz oder Parkplatz gebucht hatte. Nutzen Sie das Einchecken mit Freigabe, verfällt eine Buchung ohne Check-in, und dieser Tag zählt nicht. Ein Besprechungsraum oder eine Besucherbuchung ist kein Bürotag.
Jeden Monat bündeln wir pro Person die Bürotage des Vormonats, gezählt pro Verkehrsmittel.
Arbeiten Sie mit AFAS, geht diese Abrechnung direkt dorthin, verknüpft mit der Personalnummer, die täglich synchronisiert wird. Doppeltes Einreichen wird blockiert, auch wenn eine Verarbeitung erneut angestoßen wird. Geht etwas schief, halten wir den Fehler bei der Abrechnung selbst fest, damit Sie sehen, um welche Person es geht.
Arbeiten Sie mit Workday oder einer anderen HR- oder Lohnsoftware? Dann liefern Sie dieselbe Monatsübersicht ohne Anbindung. Sagen Sie uns, was Sie nutzen, dann schauen wir gemeinsam, was möglich ist.
2026 dürfen Sie in den Niederlanden höchstens € 0,25 pro Kilometer steuerfrei erstatten. Bisher waren es € 0,23, und die Erhöhung gilt rückwirkend ab dem 1. Januar 2026. Für die Monate, die Sie in diesem Jahr schon ausgezahlt haben, dürfen Sie also noch nachzahlen.
Was Sie darüber hinaus zahlen, ist Lohn, es sei denn, Sie bringen es in der Werkkostenregelung (werkkostenregeling) unter. Erstatten an sich ist keine Pflicht, es sei denn, Ihr Tarifvertrag, Ihr Arbeitsvertrag oder eine betriebliche Regelung sagt etwas dazu. In der Praxis ist das meist so, und dann ist die Vereinbarung maßgeblich.
Achten Sie auf den Punkt, an dem es beim hybriden Arbeiten am häufigsten schiefgeht. Für denselben Tag dürfen Sie nicht beides zahlen. Homeoffice-Vergütung oder Fahrtkostenerstattung, nicht beides zusammen. Wer am Dienstag im Büro war, bekommt für diesen Tag keine Homeoffice-Vergütung, und das bekommen Sie nur richtig hin, wenn Sie pro Tag wissen, wo jemand gearbeitet hat.
Sie halten pro Mitarbeitendem fest, wie viele Kilometer Sie pro Lohnzahlungszeitraum erstattet haben, und bewahren das bei Ihren Lohnunterlagen auf. Nicht als Jahressumme im Nachhinein, sondern pro Zeitraum, in dem Sie ausgezahlt haben.
Zahlen Sie eine feste Erstattung, gibt es die 128-Tage-Regelung. Fährt jemand im Jahr mindestens 128 Tage zum selben Arbeitsort, dürfen Sie mit 214 Reisetagen rechnen, ohne pro Tag zu zählen. Arbeitet jemand drei Tage pro Woche, verschiebt sich das anteilig, also 77 Reisetage und 128,4 Erstattungstage.
Diese Regelung steht und fällt mit der Zahl der Tage, an denen jemand wirklich da war. Sobald sich der Dienstplan einer Person ändert oder eine längere Abwesenheit beginnt, verschiebt sich die Grenze. Mit einer Tageserfassung sehen Sie das kommen, statt es erst bei einer Prüfung zu bemerken.
Dieselbe Frage bei der Buchung erfüllt auch die WPM-Meldung (niederländische Berichtspflicht zur arbeitsbezogenen Mobilität), für die Sie jährlich Summen pro Verkehrsmittel und Kraftstoff an RVO liefern. Sie halten die Erstattung korrekt, und Ihre Kolleginnen und Kollegen im Facility Management müssen keine Umfrage mehr verschicken.
So funktioniert es bei der Berichtspflicht
