Der große Saal ist für zwei Personen gebucht, der kleine Raum ist seit Wochen ausgebucht, und ein Teil der gebuchten Stunden findet nicht statt, ohne dass jemand den Raum freigibt. Mit AppjePlekje buchen Ihre Kollegen einen Raum, der zur Personenzahl passt, der Termin steht sofort in Outlook und Teams, und Sie sehen im Nachhinein, welcher Raum zu groß ist und zu welcher Uhrzeit es regelmäßig eng wird.
Besprechungsräume sind der Engpass, den alle täglich spüren und den niemand mit Zahlen belegen kann. Auf dem Papier ist alles voll, in der Praxis gehen Sie an Räumen vorbei, in denen zwei Personen an einem Tisch für zwölf sitzen. Wer etwas ändern will, kommt nicht weiter, weil der Kalender nur zeigt, was gebucht ist, und nicht, was tatsächlich passiert ist.
Wer zuerst bucht, nimmt den Raum, der frei ist, nicht den Raum, der passt. Dadurch findet ein Gespräch zu zweit in dem Saal statt, den Sie für die Teamsitzung mit zwölf Personen gebraucht hätten, und die Teamsitzung weicht in die Kantine aus.
Ein verschobener Termin bleibt im Kalender stehen, denn das Freigeben bringt der buchenden Person nichts. So wird der Engpass künstlich aufgebläht. Kollegen sehen keinen einzigen freien Raum, während drei leer stehen, und beim nächsten Mal buchen sie sicherheitshalber einen Block extra.
Ein separates Buchungstool neben Outlook bedeutet, dass ein Raum im einen System frei und im anderen belegt ist. Wer das einmal erlebt hat, geht zurück zum Kalender, und dann stimmt Ihre Auslastungsübersicht per Definition nicht mehr.
Ihr Kollege muss kein zweites System lernen. Er wählt, wann und mit wie vielen Personen, und der Rest ist eine Liste, in der nur noch steht, was möglich ist.
Ihr Kollege wählt Anfangszeit, Dauer und Personenzahl. Die maximale Dauer beträgt standardmäßig drei Stunden. Sie stellen sie selbst ein, ebenso wie die Zahl der Tage, die im Voraus gebucht werden darf. Letzteres können Sie für Besprechungen anders einstellen als für Arbeitsplätze.
In der Liste stehen nur Räume, die im ganzen Block frei sind. Zu kleine Räume fallen weg, und nach der hinterlegten Ausstattung kann Ihr Kollege filtern. Wer also eine Videokonferenz hat, landet nicht in einem Raum ohne Konferenztechnik.
Ist der Raum mit einem Kalender in Microsoft 365 verknüpft, erscheint der Termin dort innerhalb weniger Sekunden. Wird er verschoben oder storniert, ziehen beide Systeme mit, unabhängig davon, in welchem Sie die Änderung vornehmen.
Die meisten Organisationen haben bereits ungeschriebene Regeln zum Vorstandszimmer und dazu, wie weit im Voraus man buchen darf. Sie legen sie einmal fest, und danach wendet die App sie für alle auf dieselbe Weise an.
Jeder Raum erhält einen Namen, eine Kapazität in Personen und die vorhandene Ausstattung, etwa Konferenztechnik, Whiteboard, WLAN oder einen Ruheraum. Diese Kapazität ist kein Etikett, sondern ein Filter, denn eine Buchung für acht Personen bekommt einen Raum für sechs gar nicht angezeigt.
Dazu kommen die Spielregeln, etwa die maximale Dauer eines Termins, wie weit im Voraus gebucht werden darf und eine Frist vorab. Die Frist berücksichtigt das Wochenende, für einen Montag zählt also schon der Freitag davor.
Räume verteilen Sie auf Etagen und Standorte. Arbeiten Sie aus mehreren Gebäuden oder Ländern, wählt Ihr Kollege zuerst den Standort und sieht danach nur, was dort vorhanden ist.
Sie bestimmen pro Gruppe, wer die Besprechungsräume nutzen darf, und innerhalb dieses Zugangs legen Sie pro Gruppe und pro Wochentag ein Maximum fest. Setzen Sie einen Tag auf geschlossen, kann diese Gruppe an diesem Tag überhaupt nicht buchen.
Einzelne Räume können Sie für bestimmte Gruppen ausschließen. So halten Sie das Vorstandszimmer für die verfügbar, die es wirklich brauchen, ohne es aus dem System zu entfernen und ohne dass der Rest der Organisation es als frei sieht.
Das Buchen von Besprechungen ist außerdem eine der Funktionen mit drei Stufen, nämlich an für alle, nur für Administratoren oder aus. Dieselben drei Stufen gelten für das Wiederholen und für das Buchen für andere, Sie bestimmen also pro Funktion, wie viel Freiheit darin steckt.
Sobald die Nachfrage größer ist als das Angebot, gewinnt, wer am frühesten bucht und am längsten festhält. Genau dieses Verhalten möchten Sie nicht belohnen, denn es macht den Engpass größer, als er ist. Deshalb können Sie die Verteilung begrenzen, statt sie einfach geschehen zu lassen.
Eine kürzere maximale Dauer und ein engeres Buchungsfenster unterbinden das Horten. Wer nicht drei Monate im Voraus jeden Donnerstagnachmittag blockieren kann, bucht, was er wirklich braucht. Außerdem können Sie ein Maximum pro Person pro Woche und pro Jahr einstellen.
Mit einem Maximum pro Gruppe pro Wochentag verteilen Sie die vollen Tage im Voraus, sodass nicht eine Abteilung mit vielen Kundengesprächen den ganzen Dienstag aufbraucht. Jedes Team weiß, woran es ist, und niemand muss hinterher erklären, warum.
Ein Limit, das immer gilt, lässt Räume ungenutzt. Deshalb kann ein Gruppenlimit abends entfallen. Einige Stunden vor Mitternacht wird alles, was dann noch frei ist, für alle verfügbar, die morgen kommen. Dasselbe gilt für Räume, die Sie für bestimmte Gruppen reserviert hatten.
Haben Sie keinen Grundriss eingerichtet, zeigt die Liste eine Karte mit der Zahl der Räume, die zu diesem Zeitpunkt frei sind. Ihr Kollege bucht dann, ohne einen bestimmten Raum zu wählen.
Eine feste Besprechung jede Woche neu zu buchen ist genau die Art von Arbeit, wegen der Menschen zu ihrem eigenen Kalender zurückkehren. Deshalb läuft eine Serie von selbst weiter, und ein Kollege kann sie auch für andere einrichten.
Ihr Kollege wählt den Zeitpunkt und wiederholt ihn jede Woche, alle zwei, drei oder vier Wochen, oder monatlich, zum Beispiel am ersten Dienstag. Dabei gibt er an, ob die Serie fortläuft oder nach einer Anzahl Wiederholungen endet.
Jede Wiederholung wird anhand der Regeln geprüft, die Sie eingestellt haben. Ist ein Tag geschlossen oder der Raum zu diesem Zeitpunkt bereits belegt, überspringt die Serie diesen Tag und macht mit dem nächsten weiter, es entsteht also nie eine Doppelbuchung oder eine Buchung, die eigentlich nicht erlaubt war. Einen einzelnen Termin aus der Serie zu stornieren ist immer möglich, ohne dass der Rest verschwindet.
Möchten Sie lieber nicht, dass alle Monate im Voraus festlegen, beschränken Sie das Wiederholen auf Administratoren. Dann bleibt es möglich, wo es wirklich nötig ist, ohne dass der Besprechungskalender verstopft.
Denken Sie an eine Assistenz der Geschäftsleitung, die die Vorstandsbesprechung organisiert, oder an einen Kollegen, der eine Sitzung für jemand anderen bucht. Das Buchen für andere können Sie für alle einschalten, auf Administratoren beschränken oder ganz ausschalten. Der Empfang kann es immer, unabhängig von dieser Einstellung, und kann bestehende Buchungen ändern, wenn Sie das erlauben.
Wichtiger ist, was eine solche Buchung enthalten darf, denn das ist für alle gleich. Geprüft wird die Buchung anhand des Kollegen, für den sie gedacht ist, nicht anhand der Person, die sie anlegt. Seine Gruppen, seine Limits, die Frist und die Verfügbarkeit zu diesem Zeitpunkt gelten uneingeschränkt.
Niemand kann also jemanden bevorzugen, auch kein Administrator. Sie können jemandem helfen, aber Sie können ihn nicht in einen Raum buchen, zu dem seine Gruppe keinen Zugang hat. Das macht es sicher, die Funktion freizugeben.
An dieser Stelle scheitern Buchungssysteme für Besprechungsräume meistens. Verknüpfen Sie die Räume mit den Kalendern in Microsoft 365, ist die Anbindung bidirektional und läuft live, es spielt also keine Rolle, wo Ihr Kollege bucht.
Bucht Ihr Kollege in AppjePlekje, wird der Termin in den Kalender dieses Raums eingetragen, einschließlich des Organisators. Verschiebt er ihn oder sagt er ab, folgt der Kalender sofort. So sieht jemand, der nur in Outlook schaut, genau dieselbe Belegung.
Lädt jemand den Raum aus seinem eigenen Kalender oder aus Teams ein, meldet Microsoft das an uns, und die Buchung erscheint in der App. Kollegen, die die App nutzen, sehen diese Zeit sofort als belegt, es entsteht also keine Doppelbuchung, weil jemand den alten Weg gewählt hat.
Das Aufheben der Anbindung beendet die Synchronisierung und entfernt unsere Seite. Die Termine in Ihrem eigenen Microsoft 365 bleiben bestehen, auch wenn Sie die ganze Umgebung bei uns kündigen. Wir löschen nie ungefragt etwas aus einem Kalender, der nicht uns gehört.
Die Anbindung richten Sie pro Umgebung mit Ihrem eigenen Microsoft-Tenant ein, und sie funktioniert pro Raum. Nur Räume, denen Sie einen Kalender zuordnen, werden synchronisiert, der Rest bleibt nur in der App. Dieselbe Anbindung kann auch Nutzer aus Entra bereitstellen, sodass Sie Ihre Kollegen nicht separat anlegen müssen.
Die Suche nach einem freien Raum ist das tägliche Ärgernis. Deshalb stellen wir die Frage andersherum. Es geht nicht darum, welche Räume es gibt, sondern darum, was jetzt möglich ist.
Ihr Kollege stellt Uhrzeit, Dauer und Personenzahl ein, und die Liste zeigt nur, was zu diesem Zeitpunkt frei und groß genug ist. Was nicht geht, verschwindet nicht stillschweigend. Steht ein Raum nicht in der Liste, weil seine Gruppe keinen Zugang hat oder der Tag geschlossen ist, steht der Grund dabei.
Das funktioniert auch umgekehrt. Ist zum gewählten Zeitpunkt alles belegt, genügt ein Blick, statt fünfmal einen Kalender zu öffnen, und Ihr Kollege verschiebt sofort um eine halbe Stunde.
Haben Sie einen Grundriss eingerichtet, stehen die Räume auf der Zeichnung der Etage, und Ihr Kollege wählt einen aus, indem er ihn antippt. Das hilft vor allem in einem Gebäude, in dem sich noch nicht alle die Namen der Räume gemerkt haben.
Pro Raum legen Sie im Grundriss Kapazität, Ausstattung und den verknüpften Kalender fest, dazu die Gruppen, die ihn nicht nutzen dürfen. Das ist zugleich die Quelle für die Filter und für die Statistiken weiter unten.
Administratoren erhalten pro Standort ein Dashboard über die letzten 30 Tage, 90 Tage oder ein Jahr, jeweils mit der Veränderung gegenüber dem vorherigen gleich langen Zeitraum. Bei Besprechungsräumen wird die Auslastung pro Viertelstunde innerhalb Ihrer Bürozeiten berechnet, nicht pro halbem Tag, denn ein Raum kann zu jedem Teil des Tages gebucht sein.
Die sechs Kennzahlen sind Anzahl der Besprechungen, durchschnittliche Dauer, durchschnittliche Teilnehmerzahl, durchschnittliche Auslastung, Spitzenauslastung und verfügbare Raumkapazität. Im Diagramm steht der Durchschnitt als Balken und die Spitze desselben Zeitraums als gestrichelte Linie, Sie sehen also sofort, ob Sie einen dauerhaften Mangel haben oder ein paar Ausreißer.
Klicken Sie eine Woche an, sehen Sie die einzelnen Tage. Daneben steht die Verteilung auf eigene Buchungen, Buchungen für Kollegen und Buchungen für Besucher.
Die Auslastung pro Wochentag zeigt, ob sich der Andrang auf zwei Tage konzentriert oder über die Woche verteilt. Die Heatmap stellt die Bürozeiten daneben, sodass Sie genau sehen, zu welcher Uhrzeit es eng wird.
Meist ist das der Zeitraum von zehn bis zwölf, und dann lautet die Frage nicht, ob Sie einen Raum dazubauen müssen, sondern ob ein Teil dieser Besprechungen auch um halb zwei stattfinden kann. Diese Karte können Sie im Vollbild ansehen.
Zwei Verteilungen zeigen, wie lange Besprechungen wirklich dauern und mit wie vielen Personen sie stattfinden. Finden die meisten Besprechungen mit vier Personen statt, während Sie Säle für zwölf haben, ist das das Argument, einen Saal zu teilen.
Die Rangliste ordnet die Räume nach Auslastung, die vollsten zuerst, sodass Sie sehen, welcher Raum nie leer ist und welchen Sie besser anders einrichten. Die Berichte zeigen Zahlen und Muster, keine Namen.
Wer eine Sitzung plant, braucht an diesem Tag auch einen Arbeitsplatz, kommt mit dem Auto und empfängt manchmal Besuch, der angemeldet werden muss. Das regeln Sie in derselben App und, wenn es um denselben Tag geht, in derselben Buchung.
So funktioniert es bei Arbeitsplätzen
