Hybrides Arbeiten in der Praxis

Im ersten Artikel ging es um Entscheidungen. Was wollen Sie mit hybridem Arbeiten erreichen, und welches Modell passt dazu? Die eigentliche Herausforderung beginnt allerdings erst danach. Ein Modell auf dem Papier ist das eine. Dafür zu sorgen, dass Menschen sich auch wirklich begegnen, ohne Frust oder Zufall, ist etwas anderes.

Viele Organisationen haben ihre Vereinbarungen inzwischen festgelegt, und trotzdem bleibt Anwesenheit vor allem Zufall. An einem Tag ist das Büro übervoll, am anderen fast leer. Teams verpassen sich oder stehen sich gerade im Weg. Das fühlt sich ineffizient an, und das ist es auch.

In diesem Artikel geht es um diesen Übersetzungsschritt von der Richtlinie in die Praxis. Wie organisieren Sie Anwesenheit so, dass Zusammenarbeit von selbst entsteht, ohne dass hybrides Arbeiten zum Kontrollmechanismus wird?

Wenn Sie Anwesenheit nicht organisieren, entsteht von selbst ein Muster. Menschen kommen an Tagen, die ihnen selbst gut passen, und das sind oft dieselben. Dienstag und Donnerstag platzen aus allen Nähten, während es montags und freitags ruhig bleibt.

An sich logisch, aber Zusammenarbeit hängt damit vom Zufall ab. Sehen Sie heute zufällig die richtige Kollegin, und gibt es Platz, um zusammenzusitzen, oder muss das Gespräch doch wieder online stattfinden?

Vergessen Sie außerdem den sozialen Effekt nicht. Gerade die kurzen Begegnungen mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams machen das Büro wertvoll. Kurz plaudern an der Kaffeemaschine, ein Gesicht zu einem Namen. Das planen Sie nicht, das entsteht nur, wenn Menschen gleichzeitig da sind.

Ist Anwesenheit zu sehr Zufall, verschwinden diese Momente. Teams sehen vor allem sich selbst, und andere Teams bleiben abstrakt. Zusammenarbeit wird dadurch förmlicher und distanzierter, auch wenn sie inhaltlich gut läuft. Zusammenarbeit braucht schließlich Wiederholung und Kontinuität.

Die wichtigste Verschiebung ist die von individueller Anwesenheit zu Teamvereinbarungen. Nicht jeder für sich bestimmen, wann er kommt, sondern gemeinsam vereinbaren, wann man sich persönlich trifft.

Das heißt übrigens nicht, dass die Freiheit verschwindet. Außerhalb dieser Vereinbarungen bleibt aller Raum für Flexibilität, nur die wichtigsten Momente der Zusammenarbeit liegen fest.

Teams, die so arbeiten, erleben vor allem Ruhe. Eine Besprechung ist schnell geplant, denn Sie wissen, wann ohnehin alle da sind.

Ein häufiger Fehler bei Teamtagen ist, dass sie nur innerhalb des Teams bekannt sind. Der Rest der Organisation hat keine Ahnung, wer wann im Büro ist. Die Folge ist, dass Teams sich trotzdem verpassen oder massenhaft dieselben Tage wählen.

Sichtbarkeit ist deshalb entscheidend. Nicht zur Kontrolle, sondern um planen zu können. Wenn Teams voneinander wissen, wann sie da sind, vermeiden Sie Spitzen, und es entsteht Raum für Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Dafür braucht es einen organisationsweiten Überblick über die Anwesenheit, ohne dass es kompliziert wird.

Neben der Frage, wann Menschen kommen, ist auch wichtig, wo sie arbeiten. Viele Büros sind komplett flexibel eingerichtet, aber ohne Zusammenhang. Die Menschen sind zwar da, sitzen aber verstreut im ganzen Gebäude.

Mit Teamzonen oder erkennbaren Bereichen entsteht von selbst mehr Verbindung. Sie wissen, wo Ihre Kolleginnen und Kollegen sitzen, neue Mitarbeitende finden schneller ihren Platz, und Gespräche entstehen leichter.

Hybrides Arbeiten bedeutet fast immer geteilte Arbeitsplätze. Das klappt gut, solange die Erwartungen klar sind, aber ohne Spielregeln häufen sich kleine Frustrationen schnell. In welchem Zustand hinterlassen Sie einen Platz? Dürfen Sie Ihre Sachen liegen lassen? Und was tun Sie, wenn jemand auf Ihrem Stammplatz sitzt? (Grrr, hier sitze ich doch immer.)

Es scheinen kleine Fragen zu sein, aber sie prägen das tägliche Gefühl im Büro. Machen Sie sie explizit, und Sie vermeiden eine Menge unnötigen Ärger.

Buchen ruft in vielen Organisationen Widerstand hervor, es fühlt sich schnell nach Überwachung an. Dieser Widerstand verschwindet, sobald Buchen als das dargestellt wird, was es ist, nämlich ein Hilfsmittel.

Buchen gibt nämlich Sicherheit. Sie wissen, dass es Platz gibt und wer noch kommt, und Sie müssen nicht als Erste ins Büro rennen, um Ihren Lieblingsplatz zu ergattern. Ohne Buchung entsteht dagegen Unsicherheit. Gehe ich oder nicht? Gibt es Platz? Muss ich ausweichen?

Der Unterschied liegt nicht im System, sondern in der Absicht, mit der Sie es einsetzen.

Sobald mehrere Teams dasselbe Büro teilen, entsteht von selbst ein Spannungsfeld. Nicht, weil Menschen das wollen, sondern weil Fläche knapp ist. Ohne gemeinsamen Rahmen belegen manche Teams unbemerkt mehr Platz als andere. Das bleibt oft unausgesprochen, aber es sorgt für Reibung.

Eine faire Verteilung erreichen Sie nicht mit einzelnen Buchungen, sondern mit Vereinbarungen auf Gruppenebene, indem Sie pro Team oder Abteilung festlegen, wie viel Platz an welchen Tagen verfügbar ist. So verhindern Sie, dass dauerhaft dieselben Teams die besten Tage belegen, und verteilen die Auslastung ausgewogen über die Woche. Teams müssen nicht mehr konkurrieren, sie wissen einfach, woran sie sind.

Gerade wenn Sie hybrides Arbeiten einsetzen, um Büroflächen klüger zu nutzen oder schrittweise abzubauen, sind solche Gruppenvereinbarungen unverzichtbar.

Anwesenheit betrifft übrigens nicht nur Schreibtische. Besprechungsräume, Plätze zum Mittagessen und Parkplätze bestimmen genauso, wie sich ein Bürotag anfühlt. Ein Büro mit genug Schreibtischen, aber ohne freien Besprechungsraum fühlt sich trotzdem voll an. Betrachten Sie also das Ganze, sonst ist hybrides Arbeiten an einer Stelle gut geregelt und hakt überall sonst.

Hybrides Arbeiten funktioniert, wenn Anwesenheit planbar ist, ohne starr zu werden. Teams sehen sich ohne Zwang, und das Büro lädt zur Zusammenarbeit ein, statt Stress zu erzeugen.

Die Signale sind einfach.

Erkennen Sie das noch nicht wieder, ist Anwesenheit wahrscheinlich noch zu sehr Zufall.

Im nächsten Artikel geht es um den letzten Schritt. Wie Sie hybrides Arbeiten weiter verbessern, ohne zusätzliche Komplexität, welche Erkenntnisse wirklich helfen und wie Sie verhindern, dass Entscheidungen wieder aus dem Bauch heraus getroffen werden.

Wendel, AppjePlekje