Ihre Mitarbeitenden geben beim Buchen an, wie sie ins Büro kommen. Am Jahresende haben Sie die Zahl der Fahrten pro Verkehrsmittel und Kraftstoff, genau in der Aufteilung, in der RVO Ihre Meldung abfragt.
Auto, öffentliche Verkehrsmittel, Rad, Motorrad, Roller oder zu Fuß. Pro Fahrt, nicht als Jahresdurchschnitt über die ganze Organisation.
Beim Auto Benzin, Diesel, Hybrid oder elektrisch. Die Kombination aus Verkehrsmittel und Kraftstoff bestimmt den Ausstoß.
Die Jahressumme pro Kombination. Für den Arbeitsweg rechnen Sie sie mit der Zahl der Fahrten und der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit aus, die Sie schon kennen. Dienstreisen erfassen Sie selbst.
Drei Schritte, von denen Sie nach der Einrichtung nur noch einen selbst erledigen. Der Rest läuft mit den Buchungen mit, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin anlegen.
Ihre Standorte kommen in die App, und Kolleginnen und Kollegen melden sich mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an. Es braucht kein Rollout-Projekt, und es skaliert von einem Standort bis zu Tausenden Mitarbeitenden.
Beim Buchen wählen Mitarbeitende das Verkehrsmittel, für einen Tag oder auf einmal für einen längeren Zeitraum. Wer einen Parkplatz bucht, kommt mit dem Auto, und ein Platz mit Ladepunkt zählt als elektrisch.
Sie rufen die Jahressumme pro Verkehrsmittel und Kraftstoff ab, summiert über die ganze Organisation. Multipliziert mit der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit ergeben sich die Kilometer, die Sie bei RVO eintragen.
Pro Kombination aus Verkehrsmittel und Kraftstoff die Zahl der Fahrten von zu Hause ins Büro über das Jahr, in der Aufteilung, die das Formular von RVO abfragt.
Die App kennt öffentliche Verkehrsmittel, das Auto mit Benzin, Diesel, Hybrid oder Strom, das Motorrad, den Roller, das Rad und den Fußweg. Es zählen nur Tage, an denen jemand einen Platz gebucht hatte.
Zwei Dinge ergänzen Sie selbst. Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit aus Ihren eigenen Unterlagen, mit der Sie die Fahrten in Kilometer umrechnen, und die Dienstreisen, denn die stehen nicht in den Buchungen. Den Ausstoß müssen Sie danach nicht selbst berechnen, das übernimmt das Formular von RVO.
Keine Namen, keine Wohnadressen und keine Route. Wir verfolgen niemanden per GPS und messen keine einzige Fahrt. Das Einzige, was Mitarbeitende angeben, ist, wie sie an diesem Tag ins Büro kommen.
Für die Meldung liefern Sie Summen über die ganze Organisation. Was Sie weitergeben, lässt sich also nie auf eine einzelne Person zurückführen. Das war auch die Bedingung, die die niederländische Regierung bei der Einführung der Regelung gestellt hat.
Praktisch, wenn Ihr Betriebsrat oder Ihr Datenschutzbeauftragter wissen will, was genau erfasst wird, bevor Sie damit beginnen.
Die Pflicht gilt für Organisationen mit 100 oder mehr Beschäftigten, die bei der niederländischen Handelskammer (KvK) eingetragen sind. Seit 2025 wird diese Zahl jedes Jahr am 1. Januar gezählt. Wachsen Sie im Laufe des Jahres über die Grenze, zählt das also erst für das folgende Jahr.
Das Ministerium für Infrastruktur und Wasserwirtschaft will diese Grenze auf 250 Beschäftigte anheben, rückwirkend ab dem 1. Januar 2026. Dieser Beschluss ist noch nicht endgültig.
Liegen Sie zwischen 100 und 250 Beschäftigten? Dann empfiehlt RVO, für 2026 weiter Daten zu erheben, solange kein endgültiger Beschluss vorliegt. Mit dem Erfassen aufzuhören ist jetzt ein Glücksspiel, denn Daten, die Sie dieses Jahr nicht festhalten, können Sie nächstes Jahr nicht mehr nachholen.
Sie melden bis spätestens 30. Juni für das vorangegangene Kalenderjahr. 2026 lieferten Sie also vor dem 1. Juli die Zahlen für 2025, und nächstes Jahr sind die für 2026 an der Reihe.
Sie tragen die Gesamtzahl der Kilometer ein, die Ihre Mitarbeitenden gefahren sind, aufgeteilt nach Verkehrsmittel und Kraftstoff, mit dem Arbeitsweg getrennt von Dienstreisen. Haben Sie mehrere Standorte unter einer Eintragung, geben Sie diese gemeinsam ein.
Den Ausstoß berechnen Sie nicht selbst. Das Online-Formular von RVO erledigt das mit den Daten, die Sie eintragen.
Dieselbe Frage bei der Buchung liefert auch die Grundlage für Ihre Fahrtkostenverwaltung. Ihre Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung erhalten pro Person die Bürotage und das Verkehrsmittel für die Erstattung, Sie erhalten die Summen für die Meldung. Niemand muss es zweimal eingeben.
So funktioniert es bei Fahrtkosten
