Die Fragen, die in der Orientierungsphase immer wieder gestellt werden, mit der ehrlichen Antwort dazu. Auch die Fragen, bei denen wir uns nicht selbst schmeicheln, etwa was der Betriebsrat davon halten sollte und was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie kündigen.
Die meisten Bedenken betreffen nicht die Software selbst, sondern darum, wie viel Zeit es Sie kostet, bis etwas funktioniert.
Nach Erhalt Ihrer Grundrisse sind Sie innerhalb weniger Tage online. Es gibt kein Implementierungsprojekt. Standorte anlegen, festlegen, wie viele Arbeitsplätze, Parkplätze oder Räume es gibt und welche Regeln dafür gelten, und Ihre Kolleginnen und Kollegen einladen. Das ist Verwaltungsarbeit in der App und keine Aufgabe für Ihre IT-Abteilung.
Die meiste Arbeit steckt in Entscheidungen, die Sie ohnehin treffen müssen, etwa wie weit im Voraus gebucht werden darf, welche Gruppen wo Zugang haben und ob Sie Höchstwerte pro Team möchten. Diese Fragen betreffen Ihre Vereinbarungen, nicht die Software.
Wir richten vorab eine Testumgebung mit Ihren eigenen Standorten ein, damit Sie mit ein paar Kolleginnen und Kollegen sehen können, wie es sich bewährt, bevor Sie etwas entscheiden.
Nein, ein Grundriss ist eine Option und keine Voraussetzung. Arbeiten Sie ohne, weiß die App, wie viele Plätze frei sind, und weist einen Platz zu, nach Präferenz oder zufällig.
Möchten Sie dagegen, dass Mitarbeitende ihren Platz selbst auswählen, laden Sie pro Etage ein Bild hoch und setzen die Plätze als Punkte darauf. Pro Platz legen Sie fest, was dazugehört, etwa eine Dockingstation, ein Ladepunkt oder die Kapazität eines Besprechungsraums, und welche Gruppen diesen Platz nicht nutzen dürfen.
Sie können damit auch später beginnen. Ein Raum ohne Grundriss funktioniert ganz normal, und sobald Sie einen einrichten, ändert sich nur die Art, wie Ihre Mitarbeitenden wählen.
Das ist die Frage, auf die es am meisten ankommt, denn ein System, das nur halb gefüllt wird, liefert auch nur halbe Zahlen. Bei uns wird es gut angenommen, und das liegt an zwei Dingen.
Das Erste ist Geschwindigkeit. Die App ist schlank und direkt, und einen Platz zu buchen ist eine Sache von ein paar Fingertipps. Alles, was länger dauert als die Chatnachricht, mit der Menschen es heute regeln, verliert gegen diese Nachricht.
Das Zweite ist, was man dafür zurückbekommt. Man sieht pro Tag, welche Kolleginnen und Kollegen auch da sind, zusammengefasst pro Gruppe. Genau diese Frage stellt man sich ohnehin, bevor man beschließt zu kommen.
Außerdem muss, wer einen festen Rhythmus hat, nur einmal etwas festlegen. Eine Buchung kann wöchentlich, alle zwei, drei oder vier Wochen oder monatlich wiederkehren, und jede Wiederholung wird an den Regeln geprüft, die Sie eingestellt haben.
Möchten Sie wissen, ob Menschen auch wirklich kommen, nutzen Sie das Einchecken. Das geht manuell in der App oder am Computer oder automatisch, je nachdem, was Sie einsetzen.
Ja. Wir richten eine Testumgebung mit Ihren eigenen Standorten und Etagen ein, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen wirklich damit arbeiten können, statt nur eine Demo anzusehen.
Das Vorgespräch beginnt bei Ihrer Situation. Wie viele Plätze Sie haben, an welchen Tagen es regelmäßig eng wird und welche Vereinbarungen schon gelten. Erst danach zeigen wir, wie das in der App aussieht.
Ein System, das neben Outlook steht statt darin, wird nicht genutzt. Deshalb gibt es zu diesem Teil die meisten Fragen.
Ja, und zwar in beide Richtungen. Verbinden Sie einen Besprechungsraum mit dem Kalender dieses Raums in Microsoft 365, erscheint eine Buchung aus AppjePlekje dort sofort, mit dem Organisator. Wird sie verschoben oder storniert, zieht der Kalender nach.
Umgekehrt funktioniert es genauso. Lädt jemand den Raum aus dem eigenen Kalender oder aus Teams ein, kommt dieser Termin bei uns an, und Kolleginnen und Kollegen sehen die Zeit in der App als belegt. So entsteht keine Doppelbuchung, weil jemand den alten Weg gewählt hat.
Beenden Sie die Anbindung oder die Zusammenarbeit mit uns, endet die Synchronisierung, und die Termine bleiben in Ihrem eigenen Microsoft 365 einfach bestehen. Wir löschen nie ungefragt etwas aus einem Kalender, der nicht uns gehört.
Nein. Ihre Kolleginnen und Kollegen melden sich mit ihrem bestehenden Microsoft- oder Google-Konto an, es kommt also kein zusätzliches Passwort dazu.
Die Benutzerverwaltung können Sie mit Entra mitlaufen lassen. Wer eintritt, erhält dann automatisch Zugang, und beim Austritt entfällt er wieder. Außerdem gibt es Anbindungen an AFAS und Workday.
Möchten Sie nichts anbinden, importieren Sie Ihre Nutzer auf einmal. Einladen per E-Mail geht auch, und eine spätere Anbindung ändert daran nichts.
Es gibt eine echte native App für iOS und Android, keine verpackte Website. Das merken Sie sofort daran, wie schnell sie öffnet und reagiert, und genau daran wird diese Art Software gemessen. Wenn sich Buchen träge anfühlt, macht es niemand.
Pflicht ist sie nicht. Am Laptop funktioniert alles im Browser, Geschäftssoftware auf einem privaten Smartphone bleibt also die Entscheidung der Mitarbeitenden selbst.
Nein, nichts davon ist Pflicht. Es braucht keine Sensoren unter Schreibtischen, keine Bildschirme neben Besprechungsräumen und keine Ausweisdrucker am Empfang. Sie kaufen Software und keine Installation.
Möchten Sie trotzdem Sensoren an Arbeitsplätzen oder einen Anmeldebildschirm am Empfang, ist das als kostenpflichtige Option möglich. Die Geräte liefern nicht wir. Sie kaufen sie bei einem Anbieter Ihrer Wahl, und wir übernehmen die Anbindung.
Möchten Sie Anwesenheit erfassen, checken Ihre Mitarbeitenden über die App, den Computer oder den Standort ihres Smartphones ein, ohne zusätzliche Geräte. Arbeiten Sie mit Brivo Access für den Gebäudezugang, schließen wir an die vorhandene Installation an, und ein angemeldeter Besucher erhält automatisch einen temporären Zugangscode per E-Mail.
Ja. Sie richten pro Standort ein, was dort steht und welche Regeln gelten, und Ihre Mitarbeitenden wählen zuerst, wo sie sind. Was Sie in Amsterdam einstellen, gilt nicht unbemerkt auch in Rotterdam.
Feiertage stellen Sie pro Land ein, damit ein belgischer oder deutscher Standort an den richtigen Tagen geschlossen ist. Die App ist auf Niederländisch und Englisch verfügbar.
Bei dieser Art Software liegt das Problem selten beim Betrag, sondern bei der Abrechnungseinheit und der Laufzeit.
Sie zahlen pro Nutzer, €3,30 pro Nutzer pro Monat bei monatlicher Zahlung oder €2,80 pro Nutzer pro Monat bei einem Jahresabonnement. Darin enthalten ist eine unbegrenzte Zahl an Standorten, Räumen und Plätzen, mehr Schreibtische oder Parkplätze kosten also nichts extra. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.
Bei mehr als 500 Nutzern erstellen wir einen individuellen Preis.
Besuchermanagement ist im Abonnement enthalten. Einige Bestandteile sind nicht enthalten und werden pro Standort und Monat abgerechnet. Die Anbindung an Brivo kostet €249 und der Kiosk, an dem sich Gäste am Empfang anmelden, €100. Das Auslesen von Sensoren an Arbeitsplätzen gibt es auf Anfrage. Möchten Sie nur das Besuchermanagement ohne den Rest von AppjePlekje, kostet das €149 pro Standort und Monat. Das Branding-Modul kostet einmalig €2.400 und danach €420 pro Jahr, denn diese angepasste Ausführung wird mit jeder neuen Version der App mitgepflegt. Die Abrechnung erfolgt per SEPA. Bei einem Jahresabonnement wählen Sie selbst, ob die Rechnung monatlich, quartalsweise oder jährlich kommt.
Das Monatsabonnement ist monatlich kündbar, das Jahresabonnement jährlich. Es gibt keine Mindestabnahme an Plätzen oder Räumen und keine einmalige Implementierungsgebühr.
Wachsen oder Schrumpfen ist jederzeit möglich, denn Sie zahlen nach der Zahl Ihrer Nutzer. Eine Etage abzugeben oder einen Standort hinzuzunehmen ist also keine Vertragsänderung.
Ja. Alle Buchungsarten sind im selben Abonnement enthalten, und Sie schalten ein, was Sie nutzen. Beginnen Sie nur mit Parkplätzen, weil dort der Schuh am meisten drückt, ist das völlig in Ordnung, und Arbeitsplätze oder Besprechungsräume kommen später ohne neuen Vertrag dazu.
Das ist zugleich der Unterschied zu einzeln gekauften Tools. Wer einen Arbeitsplatz bucht, braucht an diesem Tag oft auch einen Parkplatz und manchmal Besuch, und das bleibt eine Buchung statt drei Systemen, die sich nicht kennen.
Auch das Besuchermanagement ist im Abonnement enthalten. Möchten Sie nur das Besuchermanagement, gibt es das einzeln für €149 pro Standort und Monat.
Anwesenheit zu erfassen berührt die Mitbestimmung.
Ihre Mitarbeitenden sehen pro Tag, wer noch kommt, zusammengefasst pro Gruppe. Das ist bewusst so, denn es ist der Grund, warum Menschen die App nutzen. Man kommt füreinander ins Büro und nicht für den Schreibtisch.
Das Statistik-Dashboard für Administratoren funktioniert anders. Es bekommt ausschließlich Zahlen zu sehen. Auch der Hinweis „dieser Platz wird fast immer von derselben Person gebucht“ kommt ohne Namen an. Die Berichte zeigen Anzahlen und Muster, keine Namen.
Bei Besuchern ergibt sich die Abschirmung aus der Art des Besuchs, die der Gastgeber oder die Gastgeberin wählt, und nicht aus einem Häkchen, das jemand vergisst. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kennzeichen und Anmerkungen landen nie bei Kolleginnen und Kollegen, unabhängig von der Art des Besuchs.
Nur bei einem normalen Gast bleibt der Name sichtbar. Bei jeder anderen Art, von Bewerbern über Auftragnehmer bis zu internationalen Kolleginnen und Kollegen, sehen die anderen überhaupt keinen Namen, und nur der Empfang, ein Administrator und der Gastgeber selbst können noch nachsehen, wer es ist. Auf dem Grundriss erscheint ein Besucher ohnehin nie mit Namen.
Anwesenheitserfassung ist in den Niederlanden fast immer ein Gespräch mit dem Betriebsrat, und dieses Gespräch läuft besser, wenn Sie genau wissen, was das System tut und was nicht. Wir drücken uns nicht davor.
Es hält fest, dass jemand einen Platz für einen Tag gebucht hat und, wenn Sie das Einchecken nutzen, dass die Person an diesem Tag anwesend war. Es misst keine Arbeitszeiten von Mitarbeitenden und verfolgt niemanden durch das Gebäude. Schreibtischsensoren sind eine Option, die Sie selbst wählen.
Einiges haben Sie selbst in der Hand. Einchecken ist optional, Sie bestimmen, wie weit zurück Buchungen sichtbar bleiben, und die Berichte für Administratoren sind aggregiert und ohne Namen. Das macht es zu einem Gespräch über Spielregeln statt über Überwachung.
Die Umgebung läuft bei Google Cloud in Europa.
Solange jemand beschäftigt ist, bleibt die Buchungshistorie bestehen, denn darauf beruhen Ihre Auslastungs- und Trendzahlen. Es gibt keine Frist, nach der sie stillschweigend verschwindet.
Nimmt die Organisation jemanden aus dem System, entfallen die künftigen Buchungen sofort, und die abgeschlossenen bleiben noch zwölf Monate auf den Namen der Person stehen, für laufende Abrechnungen und Personalangelegenheiten. Danach werden sie anonymisiert. Name und Kontaktdaten verschwinden, die Tatsache, dass gebucht wurde, bleibt. So stimmen Ihre Zahlen über frühere Jahre weiterhin, ohne dass dafür personenbezogene Daten nötig sind.
Bei Vertragsende erhalten Sie einen Export all Ihrer Daten. Danach wird alles aus Ihrer Organisation innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht, von Buchungen und Nutzern bis zu Plätzen, Einladungen und Dateien.
Eines bleibt bewusst bestehen, nämlich die Termine, die über die Anbindung in Ihrem eigenen Microsoft 365 gelandet sind. Diese gehören Ihnen und unterliegen Ihren eigenen Aufbewahrungsregeln. „Löschen Sie meine Daten aus dieser App“ ist kein Auftrag, Ihre eigenen Kalender zu leeren, und das wäre auch eine unangenehme Überraschung.
Was wir genau verarbeiten und warum, steht in unserer Datenschutzerklärung.
Stellen Sie sie einfach. Wir beginnen ohnehin lieber bei Ihrer Situation als bei einer Funktionsliste, und wenn etwas nicht geht, sagen wir das auch.
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