Auf einem Campus oder einem Klinikgelände kostet jeder Termin in einem anderen Gebäude eine Viertelstunde Fußweg. Leihräder gibt es zwar, nur weiß niemand, ob gerade eines frei ist. Mit AppjePlekje buchen Ihre Mitarbeitenden ein Rad für genau den Zeitraum, in dem sie es brauchen, und zwar den Radtyp, der zu ihrer Fahrt passt.
Fast alle Organisationen mit einem großen Gelände haben Leihräder. Sie wurden einst aufgestellt, um Wege zu verkürzen, und danach sich selbst überlassen. Deshalb ist genau zu den Tageszeiten, zu denen alle eines brauchen, keines mehr da.
Auf einem Klinikgelände oder einem Campus liegen die Gebäude Hunderte Meter voneinander entfernt. Zwei Termine an einem Nachmittag kosten schnell eine halbe Stunde Weg, und in dieser halben Stunde passiert nichts, was wirklich zählt.
Ohne Überblick ist jede Fahrt ein Glücksspiel. Wer zweimal umsonst hingelaufen ist, rechnet nicht mehr damit und geht wieder zu Fuß. Dann stehen die Räder den Rest der Woche ungenutzt am Eingang.
Ein Rad, das weg ist, lässt sich nicht von einem kaputten oder gestohlenen Rad unterscheiden. Bei einem Lastenrad oder einem E-Bike für ein paar tausend Euro ist das ein Problem. Dann wird das Schloss zur Lösung und der Schlüssel zum neuen Ärgernis.
Drei Schritte auf dem Smartphone, auf dem Weg zur Tür. Das muss auch so sein, denn genau diese Art von Entscheidung treffen Menschen in letzter Minute.
Startzeit und Dauer. Die maximale Dauer legen Sie selbst fest, standardmäßig sind es drei Stunden. So ist ein Rad nie einen halben Tag auf jemanden gebucht, während es irgendwo an einer Wand lehnt.
Ein normales Rad oder ein E-Bike, ein Herren-, Damen- oder Unisexmodell, ein Lastenrad oder ein Mofa, mit oder ohne Helm. Ihre Mitarbeitenden filtern danach. Wer etwas mitnehmen muss, landet also nicht auf einem Stadtrad.
Die Buchung erscheint auf dem Smartphone, zusammen mit dem Standort des Abstellplatzes. Wer früher fertig ist, storniert den Rest, und das Rad ist sofort wieder für andere verfügbar.
Eine Radflotte einzurichten ist dieselbe Arbeit wie einen Parkplatz einzurichten, nur kleiner. Sie legen fest, was dort steht und wer Zugang hat. Danach wendet die App das für alle auf dieselbe Weise an.
Wie viele Räder dort stehen und welcher Art. Elektrisch oder normal, Herren, Damen oder Unisex, Lastenrad, E-Lastenrad, Mofa oder E-Mofa. Einen Helm hinterlegen Sie als Extra, damit alle, die einen brauchen, auch danach filtern können.
Dazu kommen die Spielregeln, etwa die maximale Dauer einer Fahrt, wie weit im Voraus gebucht werden darf und eine Buchungsfrist. Für Räder setzen Sie dieses Fenster meist kurz, denn ein Rad, das drei Wochen im Voraus vergeben ist, hilft niemandem.
Stehen die Räder an mehreren Stellen auf dem Gelände, legen Sie für jeden Abstellplatz einen eigenen Standort an. Ihre Mitarbeitenden wählen dann zuerst, wo sie sind, und sehen danach nur die Räder, die dort stehen.
Sie legen pro Gruppe fest, wer die Räder nutzen darf, und innerhalb dieses Zugangs bestimmen Sie pro Gruppe und Wochentag ein Maximum. So halten Sie einen Teil der Flotte für den Dienst frei, der nicht darauf verzichten kann, statt dass alles an die geht, die zuerst buchen.
Einzelne Räder können Sie für bestimmte Gruppen ausschließen. So reservieren Sie zum Beispiel das Lastenrad für das Facility Management und das Mofa für den Außendienst, ohne sie aus dem System zu nehmen.
Ein solcher Ausschluss kann abends entfallen. Einige Stunden vor Mitternacht wird alles, was dann noch frei ist, für alle verfügbar, die morgen fahren. So wird Knappheit sauber verteilt, ohne dass Kapazität ungenutzt bleibt.
Leihräder zu buchen ist nicht für alle interessant. Für Organisationen mit mehreren Gebäuden auf einem Gelände und mit Menschen, die den ganzen Tag von A nach B müssen, aber schon.
Eine Universität, eine Hochschule oder ein Krankenhaus ist in der Praxis ein kleines Dorf. Jeden Abstellplatz richten Sie als eigenen Standort mit eigenen Rädern und eigenen Regeln ein, und Ihre Mitarbeitenden sehen immer, was an dem Ort steht, an dem sie gerade sind.
Auch Mitarbeitende mit wechselnden Schichten können im Voraus ein Rad buchen. Weil eine Buchung ein Zeitblock ist und kein Tag, passt sie zu einer Spätschicht genauso gut wie zu einem Nachmittag. Wer einen festen Dienstplan hat, kann seinen Block wöchentlich wiederholen lassen.
Mitarbeitende, Studierende, Forschende und Externe brauchen nicht dieselben Rechte. Mit Gruppen legen Sie fest, wer an welche Räder kommt, und mit einem Maximum pro Gruppe und Wochentag verhindern Sie, dass eine Abteilung die ganze Flotte belegt.
Haben Sie keinen Grundriss des Abstellplatzes, zeigt die Liste eine einzige Kachel mit der Zahl der Räder, die zu diesem Zeitpunkt frei sind. Ihre Mitarbeitenden buchen dann, ohne ein bestimmtes Rad zu wählen.
Nicht alle auf einem Gelände sitzen den ganzen Tag vor einem Bildschirm. Deshalb können Kolleginnen und Kollegen die Buchung auch für andere erledigen, und wer einen festen Rhythmus hat, muss nur einmal etwas festlegen.
Denken Sie an eine Teamleitung, die die Runde der Frühschicht organisiert, oder an eine Assistenz, die für einen Arzt bucht. Buchen für andere können Sie für alle freischalten, auf Administratoren beschränken oder ganz abschalten. Der Empfang kann es immer, unabhängig von dieser Einstellung.
Geprüft werden die Regeln der Person, für die die Buchung gedacht ist, nicht die der Person, die sie anlegt. Deren Gruppen, Limits und die Verfügbarkeit zu diesem Zeitpunkt gelten uneingeschränkt, niemand kann also jemanden bevorzugen. Sie können jemandem helfen, aber Sie können ihm kein Rad geben, zu dem seine Gruppe keinen Zugang hat.
Fährt jemand jeden Dienstagmorgen dieselbe Runde, legt er das einmal fest und wiederholt es jede Woche, alle zwei, drei oder vier Wochen oder monatlich. Dabei gibt er an, ob die Serie weiterläuft oder nach einer bestimmten Zahl von Wiederholungen endet.
Jede Wiederholung wird an den Regeln geprüft, die Sie eingestellt haben. Ist ein Tag geschlossen oder zu dieser Zeit schon alles vergeben, überspringt die Serie diesen Tag und macht mit dem nächsten weiter. Einen einzelnen Tag zu stornieren ist immer möglich, ohne dass der Rest verschwindet. Möchten Sie nicht, dass alle weit im Voraus buchen, beschränken Sie Wiederholungen auf Administratoren.
Buchung und Schloss zusammenzubringen ist der logische nächste Schritt und zugleich der Schritt, der sich von Organisation zu Organisation am stärksten unterscheidet. Deshalb bauen wir das in Absprache mit Ihnen, auf dem System, das Sie schon haben, und nicht als Knopf, den wir vorab für alle gleich belegt haben.
Die Buchung kennt das Rad, die Person und das Zeitfenster. Das ist genau der Datensatz, den ein Schloss oder eine Tracking-Plattform braucht, um zu entscheiden, ob jemand gerade fahren darf. Die Grundlage ist also da.
Welche Schlossmarke verbaut ist, ob die Schlösser über Bluetooth oder über ein Netzwerk arbeiten und ob Sie auch den Standort eines Rades sehen möchten. Auf dieser Grundlage vereinbaren wir, wie die Anbindung aussieht und was nötig ist, um sie zu bauen.
Wir verfolgen keine Menschen. Eine Tracking-Anbindung betrifft den Standort eines Rades, nicht die Frage, wo eine Mitarbeiterin den ganzen Tag herumfährt. Diese Unterscheidung legen wir vorab fest, denn danach fragt der Betriebsrat als Erstes.
Auch ohne Schlossanbindung ist die Buchung Ihre Dokumentation, denn Sie wissen, wer welches Rad wann hatte. Bei einem vermissten oder beschädigten Rad ist das meist genau das, was gebraucht wird.
Administratoren erhalten pro Standort ein Dashboard über die letzten 30 Tage, 90 Tage oder ein Jahr, jeweils mit der Veränderung gegenüber dem vorherigen, gleich langen Zeitraum. Räder teilen diese Übersicht mit Arbeitsplätzen und Parkplätzen, Sie vergleichen sie also auf dieselbe Weise.
Es gibt sechs Kennzahlen, nämlich die Zahl der Buchungen, den Durchschnitt pro Arbeitstag, die durchschnittliche Auslastung, die Spitzenauslastung, die verfügbare Kapazität und die durchschnittliche Zahl der Tage pro Woche und Nutzer. Im Diagramm steht der Durchschnitt als Balken und die Spitze desselben Zeitraums als gestrichelte Linie.
Dieser Unterschied ist bei Rädern am interessantesten. Eine Flotte, die im Schnitt zu einem Drittel genutzt wird, aber dreimal pro Woche komplett leer ist, ist zu klein und nicht zu groß.
Die Auslastung pro Wochentag zeigt, ob sich die Nutzung über die Woche verteilt oder auf zwei Tage konzentriert. Klicken Sie eine Woche an, sehen Sie die einzelnen Tage dahinter.
Die Heatmap stellt die Gruppen daneben. So sehen Sie, welche Abteilung die Flotte trägt und mit wem Sie sprechen sollten, wenn Sie erweitern möchten. Ein Tag, an dem eine Gruppe gar nicht buchen darf, bleibt leer, statt als null zu zählen.
Das Dashboard zeigt drei Dinge auf. Räder, die kaum genutzt werden, Räder, die nur an den zwei stärksten Tagen gebraucht werden, und Räder, die fast immer von derselben Person gebucht werden.
Die ersten beiden sagen Ihnen, ob Ihre Flotte richtig aufgestellt ist. Das dritte ist der Anlass für ein Gespräch über ein Leihrad, das in der Praxis zum eigenen Rad einer Person geworden ist. Ein Name steht nie dabei, denn das Dashboard sieht nur Zahlen.
Wer mit dem Auto kommt, stellt es auf dem Gelände ab und nimmt danach das Rad. Wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln kommt, geht von der Haltestelle zu Fuß. Beide fangen mit derselben Frage an, nämlich ob gleich ein Platz für mich frei ist.
So funktioniert es beim Parken
