Vos employés indiquent lors de la réservation s'ils viennent en voiture, à vélo ou en transports en commun. À la fin du mois, l'indemnité est prête dans vos outils de gestion.
Les jours où la personne avait réservé un poste de travail ou une place de parking, et non une supposition fondée sur un contrat.
Voiture, transports en commun, vélo, scooter ou à pied, et, pour la voiture, son type de motorisation.
Le total par mois, car c'est sur cette base que vous calculez l'indemnité et que vous faites votre déclaration.
Trois étapes, dont une seule reste visible pour vous une fois la configuration faite. Le reste suit les réservations que vos employés font de toute façon.
Nous nous connectons à votre propre environnement AFAS. Les employés sont synchronisés chaque jour, y compris le matricule auquel les notes de frais seront ensuite rattachées.
Lors de la réservation, l'employé choisit son moyen de transport. Celui qui réserve uniquement une place de parking vient en voiture, et une place avec borne de recharge compte comme électrique.
Chaque mois, nous additionnons les journées au bureau du mois précédent, par employé et par moyen de transport, et déposons la note de frais dans AFAS.
C'est une application très pratique et facile à utiliser pour nos collègues, et elle nous donne une bonne vue d'ensemble de notre taux d'occupation. Nous savons ainsi exactement quels collègues peuvent percevoir une indemnité de trajet et qui vient déjeuner au bureau.
Lors de la réservation, l'employé choisit comment il vient au bureau. L'application connaît les transports en commun, la voiture essence, diesel, hybride ou électrique, la moto, le scooter, le vélo et tout simplement la marche.
Celui qui réserve uniquement une place de parking vient en voiture, et une place avec borne de recharge compte comme électrique. Personne n'a ainsi à saisir deux fois la même chose.
Seuls comptent les jours où la personne avait réservé un poste de travail ou une place de parking. Si vous utilisez le check-in avec libération des places, une réservation sans check-in expire et ce jour ne compte pas. Une salle de réunion ou une réservation pour un visiteur n'est pas une journée au bureau.
Chaque mois, nous regroupons par employé les journées au bureau du mois précédent, comptées par moyen de transport.
Si vous travaillez avec AFAS, cette note de frais y est transmise directement, liée au matricule synchronisé chaque jour. Un double dépôt est bloqué, même lorsqu'un traitement est relancé, et en cas d'erreur nous l'enregistrons sur la note de frais elle-même pour que vous voyiez de quel employé il s'agit.
Vous travaillez avec Workday ou un autre logiciel RH ou de paie ? Vous fournissez alors le même récapitulatif mensuel sans connexion. Dites-nous ce que vous utilisez et nous verrons ensemble ce qui est possible.
En 2026, vous pouvez indemniser au maximum € 0,25 par kilomètre en exonération d'impôt. Le montant était de € 0,23 et la hausse s'applique rétroactivement au 1er janvier 2026, vous pouvez donc encore compléter les mois déjà versés cette année.
Ce que vous payez au-delà est du salaire, sauf si vous l'imputez sur le régime néerlandais des frais professionnels (werkkostenregeling). L'indemnisation elle-même n'est pas obligatoire, sauf si votre convention collective, votre contrat de travail ou votre règlement d'entreprise le prévoit. En pratique, c'est généralement le cas, et c'est alors l'accord qui prime.
Attention au point où le travail hybride pose le plus souvent problème. Pour un même jour, vous ne pouvez pas verser les deux. Indemnité de télétravail ou indemnité de trajet, pas les deux à la fois. Celui qui était au bureau le mardi ne reçoit pas d'indemnité de télétravail ce jour-là, et vous ne pouvez le garantir que si vous savez, jour par jour, où chacun se trouvait.
Vous suivez pour chaque salarié le nombre de kilomètres indemnisés par période de paie, et vous le conservez avec vos documents de paie. Pas comme un total annuel après coup, mais par période de versement.
Si vous versez une indemnité forfaitaire, la règle des 128 jours s'applique. Si une personne se rend au moins 128 jours par an sur le même lieu de travail, vous pouvez retenir 214 jours de trajet sans les compter un par un. Pour une personne qui travaille trois jours par semaine, cela s'ajuste au prorata, soit 77 jours de trajet et 128,4 jours indemnisés.
Cette règle dépend entièrement du nombre de jours où la personne était réellement présente. Dès que son planning change ou qu'une absence de longue durée commence, le seuil se déplace. Avec un enregistrement par jour, vous le voyez venir au lieu de le découvrir lors d'un contrôle.
La même question lors de la réservation alimente aussi la déclaration WPM (obligation néerlandaise de déclaration de la mobilité professionnelle), pour laquelle vous transmettez chaque année à la RVO les totaux par moyen de transport et par carburant. Vous gardez des indemnités exactes, et vos collègues des services généraux n'ont plus à envoyer de questionnaire.
Comment cela fonctionne pour la déclaration WPM
