Die Küche kauft nach einer Schätzung ein, und diese Schätzung ist, seit es hybrides Arbeiten gibt, jeden Tag anders. Mit AppjePlekje kreuzen Ihre Mitarbeitenden das Mittagessen an dem Tag an, den sie ohnehin buchen, wählen ein Zeitfenster und geben ihre Wünsche an. Der Caterer erhält die Liste automatisch, lange bevor er einkaufen muss.
Als noch alle fünf Tage kamen, war das Mittagessen eine feste Zahl. Heute ist der eine Dienstag doppelt so voll wie der andere, und die Küche muss am Montag entscheiden, was sie für Donnerstag einkauft. Das geht in beide Richtungen schief, und beides kostet Geld.
Wer die Zahl zu niedrig schätzt, hat um Viertel nach zwölf nichts mehr, und das merken achtzig Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig. Deshalb schätzen alle lieber großzügig, und genau deshalb steht dauerhaft zu viel da.
Ein frisches Mittagessen hebt man nicht bis morgen auf. Jeden Tag zu viel heißt jeden Tag wegwerfen. Übers Jahr summiert sich das zu einem Betrag, den niemand auf einer Rechnung sieht, weil er über den ganzen Posten verteilt ist.
Wer glutenfrei isst, schreibt dem Facility Management eine E-Mail, ein vegetarischer Gast wird in der Kalendereinladung erwähnt und der Rest wird am Empfang geregelt. Wenn viel los ist, geht immer ein Wunsch verloren, und dann geht jemand hungrig an den Platz zurück.
Für Ihre Mitarbeitenden ist es ein Häkchen und eine Auswahl. Alles danach passiert, ohne dass jemand etwas weitergeben muss.
Beim Buchen des Tages steht das Mittagessen als Option im selben Bildschirm. Es ist also genau dann da, wenn man ohnehin an diesen Tag denkt, und nicht eine halbe Stunde später in einem anderen System, das niemand mehr öffnet.
Man wählt ein Zeitfenster aus den Zeiten, die Sie eingestellt haben, wählt bei Bedarf aus den angebotenen Extras und trägt den Ernährungswunsch ein. Bei einer Besprechung gibt man an, für wie viele Personen das Mittagessen ist, damit der ganze Tisch auf einmal geregelt ist.
Zu dem Zeitpunkt, den Sie einstellen, geht ein Export an die Personen, die ihn brauchen, mit den Zahlen pro Zeitfenster und den Wünschen. Niemand muss die App öffnen, um zu wissen, was an diesem Tag bereitstehen muss.
Das Mittagessen schalten Sie pro Standort ein, bei den Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen, zu denen es gehört. Damit legen Sie auf einmal fest, wer es zu sehen bekommt, denn der Gruppenzugang dieses Platzes gilt auch für das Mittagessen.
Zuerst die Frage, ob es an diesem Standort überhaupt Mittagessen gibt. Ist das eingeschaltet, wählen Sie, ob Kolleginnen und Kollegen einen Wunsch angeben dürfen und welche Extras sie wählen können. Die Extras sind Ihre eigene Liste. Was es bei Ihnen zur Auswahl gibt, steht also genau so darin.
Außerdem legen Sie die Zeitfenster fest, in denen gegessen werden kann, mit einer Anzahl Plätze pro Fenster. Diese Zahl ist die tatsächliche Grenze. Ist ein Fenster voll, kann es nicht mehr gewählt werden, und man weicht auf eine andere Zeit aus.
Zuletzt die Frist, eine Uhrzeit und bei Bedarf ein fester Wochentag, nach dem sich am Mittagessen nichts mehr ändert. Ab diesem Moment steht die Zahl für die Küche fest, unabhängig von der Frist, die für die Buchung selbst gilt.
An den meisten Standorten essen die Menschen von den Arbeitsplätzen und die aus den Besprechungsräumen in derselben Kantine. Deshalb lassen sich die Zeitfenster eines Standorts teilen. Sie werden dann gemeinsam auf dieselbe Kapazität pro Fenster angerechnet, egal aus welchem Raum die Anmeldung kommt.
Das ist der Unterschied zwischen einem System, das die Kantine versteht, und einem System, das pro Raum zählt. Im zweiten Fall ist auf dem Papier nirgends etwas voll, während in der Praxis um zwölf Uhr eine Schlange steht.
Haben Sie mehrere Gebäude oder Niederlassungen, behält jeder Standort seine eigenen Zeiten und Zahlen. Was Sie in Amsterdam einstellen, gilt nicht unbemerkt auch in Rotterdam.
Eine Kantine ist meist nicht zu klein, sie ist zu einem Zeitpunkt zu voll. Zeitfenster mit eigener Kapazität machen aus diesem einen Zeitpunkt zwei oder drei, ohne dass Sie jemandem eine Zeit vorschreiben müssen.
Sie stellen die Zeiten ein, zu denen normalerweise gegessen wird, zum Beispiel zwölf Uhr und halb eins. Daraus wird gewählt, und solange Platz ist, merkt niemand vom ganzen System mehr als eine Wahl zwischen zwei Knöpfen.
Zusätzlich legen Sie Ausweichzeiten fest, zum Beispiel ein Uhr. Diese erscheinen erst, wenn in den üblichen Zeiten kein Platz mehr ist. So bleibt die Wahl an ruhigen Tagen einfach, und der zusätzliche Platz erscheint nur an den Tagen, an denen er gebraucht wird.
Ist alles belegt, sieht man das bereits beim Buchen und nicht erst in der Schlange am Tresen. Man weiß dann, dass man an diesem Tag selbst etwas mitbringen muss, und die Küche steht nicht vor einer Zahl, die sie nicht schaffen kann.
Bei einer Besprechung zählt die angegebene Personenzahl im Zeitfenster mit, eine Sitzung mit zwölf Teilnehmenden belegt also auch zwölf Plätze. So kommen sich Einzelanmeldungen und Tischbuchungen nicht in die Quere.
Eine Zahl allein reicht einer Küche nicht. Was jemand nicht essen kann und wer von außen mitisst, gehört in dieselbe Zeile.
Ein Wunsch ist Freitext, denn die Wirklichkeit passt in keine Auswahlliste. Glutenfrei, keine Nüsse, vegetarisch oder halal. Man schreibt ihn auf, und er kommt genau so in der Küche an, verknüpft mit dem Tag und dem Zeitfenster der Anmeldung.
Die Extras sind dagegen eine Liste, die Sie selbst zusammenstellen. Denken Sie an ein Brötchen, eine Suppe, einen Salat oder ein zweites Getränk, je nachdem, was bei Ihnen möglich ist.
Weil der Wunsch an der Buchung hängt und nicht an einer E-Mail, muss ihn niemand jede Woche neu angeben, und er geht auch nicht verloren, wenn die Person, die es immer geregelt hat, im Urlaub ist.
Bei der Anmeldung eines Gastes kann der Gastgeber oder die Gastgeberin gleich eine Essenspräferenz mitgeben. Sie zählt zu den Zahlen dieses Tages und landet im selben Export. Die Küche muss also nirgendwo anders nachsehen, um zu wissen, dass drei Gäste mitessen.
Das ist meist der Teil, der heute am schlechtesten geregelt ist. Kolleginnen und Kollegen, die selbst kochen oder etwas mitbringen, sind flexibel. Ein Gast, der um halb eins vor einem leeren Tisch sitzt, ist ein Problem, das auffällt.
In der Besucherstatistik sehen Sie im Nachhinein, wie viele Besuche ein Mittagessen enthielten, wie sie sich über die Zeitfenster verteilen und wie viele einen Ernährungswunsch hatten.
Eine Liste, die jemand abholen muss, wird vergessen. Deshalb ist der Export ein fester Termin. Er geht zu einer festen Zeit an feste Empfänger, auch wenn an diesem Tag niemand daran gedacht hat.
Sie wählen pro Export, was Sie mitschicken, nur die Mittagessen oder zusätzlich die Gäste, die Buchungen, die Arbeitsplätze, die Parkplätze, die Besprechungen oder die Abrechnungen. Für die Küche wählen Sie meist die Mittagessen und die Gäste und sonst nichts.
Arbeiten Sie mit mehreren Niederlassungen, beschränken Sie den Export auf die Standorte, die zu diesem Caterer gehören. Jede Küche sieht dann nur ihr eigenes Gebäude.
Täglich oder monatlich, zu der Stunde und Minute, die Sie selbst wählen, und auf Wunsch nur an Arbeitstagen. Für eine Küche legen Sie ihn meist auf den frühen Morgen, kurz nach der Frist, nach der sich nichts mehr ändert.
Neben den festen Empfängern können Sie zusätzliche Adressen angeben. So erhält der Lieferant den Export direkt und das Facility Management behält eine Kopie, ohne dass jemand dazwischengeschaltet sein muss.
Catering ist eine eigene Rolle in der App, mit einem bewusst kleinen Umfang, der sich auf die Exporte beschränkt. Keine Benutzerverwaltung, keine Einstellungen, keine Platzverwaltung und kein Einblick, wer wo sitzt.
So können Sie jemandem aus der Küche oder von Ihrem Cateringpartner Zugang geben, ohne ein Administratorkonto vergeben zu müssen. Genau an diesem Punkt bleiben solche Anbindungen sonst stecken.
Der Export sagt Ihnen, was morgen bereitstehen muss. Das Dashboard sagt Ihnen, was Sie mit Ihrem Cateringvertrag tun sollten, denn dort sehen Sie das Muster hinter den täglichen Zahlen.
Administratoren erhalten pro Standort ein Dashboard über die letzten 30 Tage, 90 Tage oder ein Jahr, jeweils mit der Veränderung gegenüber dem vorherigen, gleich langen Zeitraum. Die Zahl, die für die Kantine zählt, ist die durchschnittliche Zahl der Anwesenden pro Arbeitstag, daneben die Spitze desselben Zeitraums.
Die Auslastung pro Wochentag macht sichtbar, dass der Dienstag dauerhaft doppelt so voll ist wie der Freitag. Das ist das Argument, pro Tag unterschiedlich einzukaufen, statt jeden Tag dasselbe zu bestellen und am Freitag wegzuwerfen.
Für das Mittagessen selbst sind die täglichen Zahlen aus dem Export Ihre Quelle. Wie viele pro Zeitfenster angemeldet sind, wie viele Wünsche dabei waren und wie sich das über die Wochen entwickelt. Bewahren Sie diese Exporte auf, haben Sie innerhalb eines Quartals eine Reihe, mit der Sie einen Vertrag überprüfen können.
Für Besuche steht es dagegen im Dashboard, mit der Zahl der Besuche mit Mittagessen, der Verteilung über die Zeitfenster und der Zahl der Besuche mit Ernährungswunsch. Das Dashboard sieht dabei nur Zahlen, nie, wer was gegessen hat.
Die Zahl der Brötchen ergibt sich aus der Zahl der Menschen im Büro, und die kennen Sie erst, wenn Arbeitsplätze und Besuch in derselben App stehen. Danach ist das Mittagessen ein Häkchen.
So funktioniert es bei Arbeitsplätzen
