Le travail hybride en pratique

Le premier article portait sur les choix. Ce que vous voulez obtenir avec le travail hybride et le modèle qui s'y prête. Le vrai défi ne commence pourtant qu'ensuite. Un modèle sur le papier est une chose, faire en sorte que les gens se rencontrent vraiment, sans frustration ni hasard, en est une autre.

Beaucoup d'organisations ont désormais leurs règles, et pourtant la présence reste surtout une affaire de hasard. Un jour le bureau est bondé, le lendemain presque vide. Les équipes se ratent ou au contraire se gênent. Cela paraît inefficace, et c'est le cas.

Cet article porte sur ce passage de la politique à la pratique. Comment organiser la présence pour que la collaboration naisse d'elle-même, sans que le travail hybride devienne un mécanisme de contrôle ?

Si vous n'organisez pas la présence, un schéma se forme de lui-même. Les gens viennent les jours qui les arrangent, et ce sont souvent les mêmes. Le mardi et le jeudi débordent, tandis que le lundi et le vendredi restent calmes.

C'est logique en soi, mais la collaboration dépend alors du hasard. Croisez-vous aujourd'hui par chance le bon collègue, et y a-t-il de la place pour vous asseoir ensemble, ou la discussion doit-elle encore se faire en ligne ?

N'oubliez pas non plus l'effet social. Ce sont justement les brèves rencontres avec des collègues d'autres équipes qui donnent de la valeur au bureau. Un échange rapide autour d'un café, mettre un visage sur un nom. Cela ne se planifie pas, cela n'arrive que si les gens sont là en même temps.

Si la présence relève trop du hasard, ces moments disparaissent. Les équipes ne voient plus qu'elles-mêmes et les autres équipes restent abstraites. La collaboration devient alors plus formelle et plus distante, même quand, sur le fond, tout se passe bien. La collaboration demande en effet de la répétition et de la continuité.

Le changement le plus important est le passage de la présence individuelle aux accords d'équipe. Ne plus décider chacun pour soi quand on vient, mais convenir ensemble du moment où l'on se retrouve physiquement.

Cela ne signifie pas pour autant que la liberté disparaît. En dehors de ces accords, toute la flexibilité reste possible, seuls les moments clés de collaboration sont fixés.

Les équipes qui fonctionnent ainsi y trouvent surtout de la sérénité. Une réunion se planifie vite, car vous savez quand tout le monde est de toute façon là.

Une erreur fréquente avec les jours d'équipe est qu'ils ne sont connus qu'au sein de l'équipe. Le reste de l'organisation ne sait pas qui est au bureau et quand, si bien que les équipes se ratent malgré tout ou choisissent en masse les mêmes jours.

La visibilité est donc cruciale. Non pas pour contrôler, mais pour pouvoir planifier. Si les équipes savent quand les autres sont là, vous évitez les pics et vous créez de l'espace pour la collaboration entre services. Cela demande une vue d'ensemble de la présence à l'échelle de l'organisation, sans que cela devienne compliqué.

Au-delà du moment où les gens viennent, l'endroit où ils travaillent compte aussi. Beaucoup de bureaux sont aménagés de façon entièrement flexible mais manquent de cohérence. Les gens sont bien là, mais dispersés dans tout le bâtiment.

Avec des zones d'équipe ou des espaces identifiables, le lien se crée de lui-même. Vous savez où sont vos collègues, les nouveaux employés trouvent plus vite leur place et les conversations naissent plus facilement.

Le travail hybride signifie presque toujours partager les postes de travail. Cela se passe très bien tant que les attentes sont claires, mais sans règles du jeu, les petites frustrations s'accumulent vite. Dans quel état laissez-vous une place ? Peut-on laisser ses affaires ? Et que faire si quelqu'un est assis à votre place habituelle ? (Grrr, c'est toujours ma place.)

Ce sont de petites questions en apparence, mais elles déterminent l'ambiance quotidienne au bureau. Rendez-les explicites et vous évitez bien des agacements inutiles.

Dans beaucoup d'organisations, la réservation suscite des résistances, elle ressemble vite à de la surveillance. Ces résistances disparaissent dès que la réservation est présentée pour ce qu'elle est, un outil.

Réserver apporte en effet de la certitude. Vous savez qu'il y a de la place et qui d'autre vient, et vous n'avez pas à vous précipiter au bureau pour arriver le premier et prendre votre place préférée. Sans réservation, c'est au contraire l'incertitude. J'y vais ou pas ? Y a-t-il de la place ? Dois-je aller ailleurs ?

La différence n'est pas dans le système, mais dans l'intention avec laquelle vous l'utilisez.

Dès que plusieurs équipes partagent le même bureau, une tension apparaît d'elle-même. Non pas parce que les gens le veulent, mais parce que l'espace est rare. Sans cadre commun, certaines équipes occupent sans s'en rendre compte plus de place que d'autres. On n'en parle souvent pas, mais cela crée des frictions.

Une répartition équitable ne s'obtient pas avec des réservations isolées, mais avec des règles au niveau des groupes, en fixant par équipe ou par service la quantité d'espace disponible et les jours concernés. Vous évitez ainsi que les mêmes équipes s'accaparent systématiquement les meilleurs jours, et vous répartissez l'occupation de façon équilibrée sur la semaine. Les équipes n'ont plus à se faire concurrence, elles savent simplement à quoi s'en tenir.

Surtout lorsque vous utilisez le travail hybride pour mieux exploiter vos bureaux ou les réduire progressivement, ce type de règles par groupe est indispensable.

La présence ne concerne d'ailleurs pas que les bureaux. Les salles de réunion, les places pour déjeuner et les places de parking déterminent tout autant le ressenti d'une journée au bureau. Un bureau avec assez de postes mais sans salle de réunion libre paraît quand même plein. Regardez donc l'ensemble, sinon le travail hybride sera bien organisé sur un point et continuera à coincer sur le reste.

Le travail hybride fonctionne quand la présence est prévisible sans devenir rigide. Les équipes se voient sans contrainte et le bureau invite à la collaboration au lieu de générer du stress.

Les signaux sont simples.

Si cela ne vous parle pas encore, il y a fort à parier que la présence relève encore trop du hasard.

Dans le prochain article, nous abordons la dernière étape. Comment continuer à améliorer le travail hybride sans complexité supplémentaire, quelles informations aident vraiment et comment éviter que les décisions soient de nouveau prises sur la base d'impressions.

Wendel, AppjePlekje