La cuisine fait ses achats sur la base d'une estimation, et depuis l'arrivée du travail hybride cette estimation change chaque jour. Avec AppjePlekje, votre collègue coche son déjeuner sur le jour qu'il réserve de toute façon, choisit un créneau horaire et indique ses préférences. Le traiteur reçoit la liste automatiquement, bien avant de devoir passer commande.
Quand tout le monde venait cinq jours par semaine, le déjeuner était un chiffre fixe. Aujourd'hui, un mardi peut être deux fois plus chargé qu'un autre, et la cuisine doit décider le lundi ce qu'elle achète pour le jeudi. L'erreur peut aller dans les deux sens, et dans les deux cas elle coûte de l'argent.
Celui qui sous-estime le nombre n'a plus rien à midi et quart, et quatre-vingts collègues s'en aperçoivent en même temps. Alors chacun voit large, et c'est précisément pour cela qu'il y a structurellement trop.
Un déjeuner frais ne se garde pas jusqu'au lendemain. Prévoir trop chaque jour, c'est jeter chaque jour, et sur un an cela représente une somme que personne ne voit sur une facture, parce qu'elle est diluée dans l'ensemble du poste.
Un collègue qui mange sans gluten écrit aux services généraux, un invité végétarien est mentionné dans l'invitation de calendrier et le reste se règle à l'accueil. Dans la précipitation, il y en a toujours une qui se perd, et c'est celle de la personne qui repart le ventre vide.
Pour votre collègue, c'est une case à cocher et un choix. Tout le reste se fait sans que personne n'ait à transmettre quoi que ce soit.
Au moment de réserver la journée, le déjeuner apparaît comme option sur le même écran. Il est donc là exactement quand votre collègue pense déjà à cette journée, et non une demi-heure plus tard dans un autre système qu'il n'ouvrira plus jamais.
Il choisit un créneau parmi les horaires que vous avez définis, choisit éventuellement parmi les suppléments proposés et saisit son régime alimentaire. Pour une réunion, il indique le nombre de personnes qui déjeunent, afin que toute la table soit organisée en une fois.
À l'heure que vous définissez, un export part vers les personnes qui en ont besoin, avec les chiffres par créneau et les préférences. Personne n'a besoin d'ouvrir l'application pour savoir ce qu'il faut prévoir ce jour-là.
Vous activez le déjeuner par site, sur les postes de travail ou les salles de réunion auxquels il est lié. Vous décidez ainsi en une fois qui le voit, car l'accès par groupe de ces places s'applique aussi au déjeuner.
D'abord, la question de savoir s'il y a un déjeuner sur ce site. Si oui, vous choisissez si les collègues peuvent indiquer une préférence et quels suppléments ils peuvent choisir. Ces suppléments forment votre propre liste, qui reflète donc exactement ce qui est proposé chez vous.
Vous définissez aussi les créneaux pendant lesquels on peut manger, avec un nombre de places par créneau. Ce nombre est la vraie limite. Quand un créneau est complet, il ne peut plus être choisi et votre collègue se rabat sur un autre moment.
Enfin, le délai limite, une heure et éventuellement un jour fixe de la semaine après lesquels plus rien ne change pour le déjeuner. C'est le moment où le chiffre de la cuisine est arrêté, indépendamment du délai qui s'applique à la réservation elle-même.
Sur la plupart des sites, les personnes des postes de travail et celles des salles de réunion mangent dans le même restaurant d'entreprise. Les créneaux de déjeuner d'un site peuvent donc être partagés et s'additionnent alors dans la même capacité par créneau, quel que soit l'espace depuis lequel on s'est inscrit.
C'est la différence entre un système qui comprend le restaurant d'entreprise et un système qui compte par espace. Dans le second cas, rien n'est complet sur le papier alors qu'en pratique il y a une file d'attente à midi.
Si vous avez plusieurs bâtiments ou sites, chacun garde ses propres horaires et ses propres capacités. Ce que vous configurez à Amsterdam ne s'applique pas à votre insu à Rotterdam.
Un restaurant d'entreprise n'est généralement pas trop petit, il est trop plein à un moment précis. Des créneaux avec leur propre capacité transforment ce moment unique en deux ou trois, sans imposer d'horaire à qui que ce soit.
Vous définissez les horaires habituels du déjeuner, par exemple midi et midi et demi. Votre collègue choisit parmi eux, et tant qu'il y a de la place, tout le système se résume pour lui à un choix entre deux boutons.
Vous définissez aussi des horaires de repli, par exemple 13h00. Ils n'apparaissent que lorsqu'il n'y a plus de place aux horaires habituels. Le choix reste ainsi simple les jours calmes, et la capacité supplémentaire n'apparaît que les jours où elle est nécessaire.
Quand tout est complet, on le voit au moment de réserver plutôt que dans la file au comptoir. Votre collègue sait alors qu'il apporte son repas ce jour-là, et la cuisine ne se retrouve pas face à un nombre qu'elle ne peut pas servir.
Pour une réunion, le nombre indiqué compte dans le créneau, donc une session de douze participants réserve aussi douze places. Les inscriptions individuelles et les tables restent ainsi cohérentes.
Un nombre seul ne suffit pas à une cuisine. Ce que quelqu'un ne peut pas manger et qui vient de l'extérieur pour déjeuner doivent figurer sur la même ligne.
Une préférence est un texte libre, car la réalité ne tient pas dans une liste déroulante. Sans gluten, sans fruits à coque, végétarien ou halal. Votre collègue l'écrit et elle arrive telle quelle à la cuisine, liée au jour et au créneau de sa venue.
Les suppléments, eux, forment une liste que vous composez vous-même. Pensez à un sandwich, une soupe, une salade ou une deuxième boisson, selon ce qui peut être organisé chez vous.
Comme la préférence est liée à la réservation et non à un e-mail, personne n'a besoin de la redonner chaque semaine, et elle ne se perd pas quand la personne qui s'en occupait d'habitude est en congé.
En inscrivant un invité, l'hôte peut indiquer tout de suite une préférence pour le déjeuner. Elle s'ajoute aux chiffres du jour et figure dans le même export, donc la cuisine n'a pas à chercher ailleurs pour savoir que trois invités déjeunent.
C'est généralement la partie la moins bien organisée aujourd'hui. Les collègues qui cuisinent eux-mêmes ou apportent quelque chose sont flexibles, un invité assis devant une table vide à midi et demi est un problème qui se remarque.
Dans les statistiques visiteurs, vous voyez après coup combien de visites comprenaient un déjeuner, comment elles se répartissent sur les créneaux et combien précisaient un régime alimentaire.
Une liste que quelqu'un doit aller chercher est oubliée. C'est pourquoi l'export est un envoi programmé. Il part à heure fixe vers des destinataires fixes, même quand personne n'y a pensé ce jour-là.
Vous choisissez pour chaque export ce que vous envoyez, uniquement les déjeuners ou aussi les invités, les réservations, les postes de travail, les places de parking, les réunions ou les notes de frais. Pour la cuisine, vous choisissez généralement les déjeuners et les invités, et rien d'autre.
Si vous avez plusieurs sites, vous limitez l'export aux sites qui relèvent de ce traiteur. Chaque cuisine ne voit alors que son propre bâtiment.
Chaque jour ou chaque mois, à l'heure et à la minute de votre choix, et si vous le souhaitez uniquement les jours ouvrés. Pour une cuisine, vous le programmez généralement tôt le matin, juste après le délai limite au-delà duquel plus rien ne change.
En plus des destinataires fixes, vous pouvez ajouter des adresses. Le fournisseur le reçoit ainsi directement et le collègue des services généraux en garde une copie, sans intermédiaire.
La restauration a son propre rôle dans l'application, avec un périmètre volontairement limité aux exports. Pas de gestion des utilisateurs, pas de paramètres, pas de gestion des places et aucune visibilité sur qui est assis où.
Vous pouvez ainsi donner accès à une personne de la cuisine ou de votre prestataire de restauration sans lui créer de compte administrateur. C'est précisément là que ce type de connexion bloque d'ordinaire.
L'export vous dit ce qu'il faut prévoir demain. Le tableau de bord vous dit quoi faire de votre contrat de restauration, car il montre la tendance derrière ces chiffres quotidiens.
Les administrateurs disposent par site d'un tableau de bord sur les 30 ou 90 derniers jours ou sur un an, avec l'évolution par rapport à la période précédente de même durée. Le chiffre qui compte pour le restaurant d'entreprise est le nombre moyen de présents par jour ouvré, avec le pic de la même période.
Le taux d'occupation par jour de la semaine montre que le mardi est structurellement deux fois plus chargé que le vendredi. C'est l'argument pour acheter différemment selon le jour au lieu de commander la même chose chaque jour et de jeter le surplus le vendredi.
Pour le déjeuner lui-même, les nombres quotidiens de l'export sont votre source. Combien se sont inscrits par créneau, combien de préférences y étaient jointes et comment cela évolue au fil des semaines. Si vous conservez ces exports, vous disposez en un trimestre d'une série qui permet de revoir un contrat.
Pour les visiteurs, ces chiffres figurent bien dans le tableau de bord, avec le nombre de visites comprenant un déjeuner, la répartition sur les créneaux et le nombre de visites avec un régime alimentaire. Le tableau de bord ne voit que des chiffres, jamais qui a mangé quoi.
Le nombre de sandwichs découle du nombre de personnes au bureau, et vous ne le connaissez que lorsque les postes de travail et les visiteurs sont dans la même application. Ensuite, le déjeuner n'est plus qu'une case à cocher.
Comment cela fonctionne pour les postes de travail
