Les questions qui reviennent toujours lors d'une première prise de contact, avec la vraie réponse. Y compris celles qui ne nous flattent pas, comme ce que les représentants du personnel doivent en penser et ce que deviennent vos données si vous arrêtez.
La plupart des inquiétudes ne portent pas sur le logiciel lui-même, mais sur le temps qu'il vous faudra avant que quelque chose fonctionne.
Après réception de vos plans d'étage, vous êtes en ligne en quelques jours. Il n'y a pas de projet d'implémentation. Créer vos sites, indiquer combien de postes de travail, places de parking ou espaces il y a et quelles règles s'y appliquent, puis inviter vos collègues. C'est un travail d'administration dans l'application, pas une tâche pour votre service informatique.
L'essentiel du travail réside dans les choix que vous devez faire de toute façon, comme combien de temps à l'avance on peut réserver, quels groupes ont accès à quoi et si vous voulez des maximums par équipe. Ces questions portent sur vos règles internes, pas sur le logiciel.
Nous vous préparons au préalable un environnement d'essai avec vos propres sites, pour que vous puissiez voir avec quelques collègues comment cela se passe avant de décider quoi que ce soit.
Non, un plan d'étage est une option et non une condition. Sans plan, l'application sait combien de places sont libres et en attribue une, selon les préférences ou au hasard.
Si vous voulez que les gens choisissent eux-mêmes leur place, vous téléversez une image par étage et y positionnez les places sous forme de points. Pour chaque place, vous indiquez ce qui l'accompagne, comme une station d'accueil, une borne de recharge ou la capacité d'une salle de réunion, et quels groupes ne peuvent pas l'utiliser.
Vous pouvez aussi commencer plus tard. Un espace sans plan d'étage fonctionne très bien, et dès que vous en configurez un, seule la façon dont votre collègue choisit change.
C'est la question qui compte le plus, car un système à moitié rempli ne donne que des chiffres à moitié justes. Chez nous, il est bien adopté, et cela tient à deux choses.
La première, c'est la rapidité. L'application est légère et directe, et réserver une place se fait en quelques gestes. Tout ce qui prend plus de temps que la petite appli avec laquelle les gens s'organisent aujourd'hui perd face à elle.
La seconde, c'est ce que votre collègue y gagne, car il voit pour chaque jour quels collègues seront là aussi, classés par groupe. C'est exactement la question qu'il se pose de toute façon avant de décider de venir.
De plus, celui qui a un rythme régulier n'a besoin de l'enregistrer qu'une seule fois. Une réservation peut revenir chaque semaine, toutes les deux, trois ou quatre semaines ou chaque mois, et chaque répétition est vérifiée selon les règles que vous avez définies.
Si vous voulez savoir si les gens viennent vraiment, vous utilisez le check-in. Il peut se faire manuellement dans l'application ou sur l'ordinateur, ou automatiquement, selon ce que vous utilisez.
Oui. Nous vous préparons un environnement d'essai avec vos propres sites et étages, pour que vos collègues puissent vraiment l'utiliser au lieu de regarder une démo.
L'échange préalable part de votre situation. Combien de places vous avez, quels jours coincent structurellement et quelles règles s'appliquent déjà. Ensuite seulement, nous vous montrons à quoi cela ressemble dans l'application.
Un système qui se trouve à côté d'Outlook plutôt que dedans n'est pas utilisé. C'est pourquoi c'est le sujet qui suscite le plus de questions.
Oui, et dans les deux sens. Si vous reliez une salle de réunion à l'agenda de cette salle dans Microsoft 365, une réservation faite dans AppjePlekje y apparaît immédiatement, avec l'organisateur. Si elle est déplacée ou annulée, l'agenda suit.
L'inverse fonctionne de la même manière. Si quelqu'un invite la salle depuis son propre agenda ou depuis Teams, ce rendez-vous arrive chez nous et les collègues voient ce créneau comme occupé dans l'application. Ainsi, aucune double réservation ne se produit parce que quelqu'un est passé par l'ancienne méthode.
Si vous mettez fin à la connexion ou à notre collaboration, la synchronisation s'arrête et les rendez-vous restent tout simplement dans votre propre Microsoft 365. Nous ne supprimons jamais rien sans qu'on nous le demande dans un agenda qui ne nous appartient pas.
Non. Vos collègues se connectent avec leur compte Microsoft ou Google existant, il n'y a donc aucun mot de passe en plus.
La gestion des utilisateurs peut être synchronisée avec Entra, pour qu'une personne qui arrive obtienne automatiquement l'accès et le perde à son départ. Il existe aussi des connexions avec AFAS et Workday.
Si vous ne souhaitez pas de connexion, vous importez vos utilisateurs en une seule fois. L'invitation par e-mail est aussi possible, et une connexion mise en place plus tard n'y change rien.
Il existe une véritable application native pour iOS et Android, pas un site web déguisé. Cela se voit tout de suite à la rapidité avec laquelle elle s'ouvre et réagit, et c'est précisément sur ce point que ce type de logiciel est jugé. Si réserver paraît lent, personne ne le fait.
Elle n'est pas obligatoire. Depuis un ordinateur portable, tout fonctionne dans le navigateur, donc installer un logiciel professionnel sur un téléphone personnel reste le choix de l'employé.
Non, rien n'est obligatoire. Pas de capteurs sous les bureaux, pas d'écrans à côté des salles de réunion et pas d'imprimantes de badges à l'accueil. Vous achetez un logiciel, pas une installation.
Si vous voulez tout de même des capteurs sur les postes de travail ou un écran d'enregistrement à l'accueil, c'est possible en option payante. Nous ne fournissons pas les appareils, vous les achetez auprès du fournisseur de votre choix et nous assurons la connexion.
Si vous voulez enregistrer la présence, votre collègue fait son check-in via l'application, l'ordinateur ou la localisation de son téléphone, sans équipement supplémentaire. Si vous utilisez Brivo Access pour l'accès au bâtiment, nous nous connectons à l'installation déjà en place et un visiteur inscrit reçoit automatiquement un code d'accès temporaire par e-mail.
Oui. Vous configurez par site ce qui s'y trouve et quelles règles s'y appliquent, et votre collègue choisit d'abord où il se trouve. Ce que vous configurez à Amsterdam ne s'applique pas à votre insu à Rotterdam.
Vous définissez les jours fériés par pays, pour qu'un site belge ou allemand soit fermé les bons jours. L'application est disponible en néerlandais et en anglais.
Pour ce type de logiciel, l'objection porte rarement sur le montant, mais sur l'unité de facturation et la durée d'engagement.
Vous payez par utilisateur, €3,30 par utilisateur et par mois en paiement mensuel ou €2,80 par utilisateur et par mois avec un abonnement annuel. Cela inclut un nombre illimité de sites, d'espaces et de places, donc davantage de bureaux ou de places de parking ne coûtent rien de plus. Tous les prix sont HT.
Au-delà de 500 utilisateurs, nous établissons un prix sur mesure.
La gestion des visiteurs est incluse dans l'abonnement. Quelques éléments n'en font pas partie et sont facturés par site et par mois. La connexion avec Brivo coûte €249 et la borne d'accueil sur laquelle les invités s'enregistrent à l'accueil €100. La lecture des capteurs sur les postes de travail est sur demande. Si vous voulez uniquement la gestion des visiteurs sans le reste d'AppjePlekje, cela coûte €149 par site et par mois. Le module de personnalisation coûte €2.400 une fois puis €420 par an, car cette édition personnalisée suit chaque nouvelle version de l'application. La facturation se fait par prélèvement SEPA. Avec un abonnement annuel, vous choisissez de recevoir la facture chaque mois, chaque trimestre ou chaque année.
L'abonnement mensuel est résiliable chaque mois, l'abonnement annuel chaque année. Il n'y a pas de minimum de places ou d'espaces, ni de frais de mise en place ponctuels.
Vous pouvez vous agrandir ou réduire la voilure à tout moment, car vous payez selon le nombre d'utilisateurs que vous avez. Libérer un étage ou ajouter un site n'est donc pas une modification de contrat.
Oui. Tous les types de réservation sont inclus dans le même abonnement et vous activez ce que vous utilisez. Si vous commencez uniquement par le parking parce que c'est là que le bât blesse le plus, c'est très bien, et les postes de travail ou les salles de réunion s'ajoutent plus tard sans nouveau contrat.
C'est aussi la différence avec des outils achetés séparément. Celui qui réserve un poste de travail a souvent besoin d'une place de parking ce jour-là, et parfois de recevoir un visiteur, et cela reste une seule réservation au lieu de trois systèmes qui s'ignorent.
La gestion des visiteurs est aussi incluse dans l'abonnement. Si vous voulez uniquement la gestion des visiteurs, elle est disponible séparément pour €149 par site et par mois.
Enregistrer la présence touche à la participation des salariés.
Vos collègues voient pour chaque jour qui d'autre vient, classés par groupe. C'est voulu, car c'est la raison pour laquelle les gens l'utilisent. On vient au bureau pour les autres, pas pour un poste de travail.
Le tableau de bord statistiques des administrateurs fonctionne différemment. Il ne voit que des chiffres. Même le signal « cette place est presque toujours réservée par la même personne » arrive sans nom. Les rapports montrent des nombres et des tendances, pas de noms.
Pour les visiteurs, la confidentialité découle du type de visite choisi par votre collègue, et non d'une case que quelqu'un oublie de cocher. Le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, la plaque d'immatriculation et les remarques ne sont jamais visibles par les collègues, quel que soit le type de visite.
Seul le nom d'un invité ordinaire reste visible. Pour tout autre type, du candidat à l'entrepreneur en passant par le collègue international, les collègues ne voient aucun nom et seuls l'accueil, un administrateur et l'hôte lui-même peuvent encore voir de qui il s'agit. Sur le plan d'étage, un visiteur n'apparaît de toute façon jamais avec son nom.
Aux Pays-Bas, l'enregistrement de la présence passe presque toujours par une discussion avec les représentants du personnel, et cette discussion se passe mieux si vous savez exactement ce que le système fait et ne fait pas. Nous n'éludons pas la question.
Il enregistre qu'une personne a réservé une place pour une journée et, si vous utilisez le check-in, qu'elle était présente ce jour-là. Il ne mesure pas les heures de travail des employés et ne suit personne dans le bâtiment. Les capteurs de bureau sont une option que vous choisissez vous-même.
Vous gardez vous-même la main sur plusieurs points. Le check-in est facultatif, vous décidez jusqu'où dans le passé les réservations restent visibles, et le rapport que voient les administrateurs est agrégé, sans noms. La discussion porte ainsi sur des règles du jeu et non sur de la surveillance.
L'environnement est hébergé chez Google Cloud en Europe.
Tant qu'une personne est en poste, son historique de réservations est conservé, car vos chiffres d'occupation et de tendance en dépendent. Il n'existe aucun délai au-delà duquel il disparaîtrait discrètement.
Si l'organisation retire quelqu'un du système, ses réservations futures sont annulées immédiatement et celles déjà passées restent à son nom pendant douze mois, pour les notes de frais en cours et les questions RH. Elles sont ensuite anonymisées, le nom et les coordonnées disparaissent et le fait qu'une réservation a eu lieu demeure. Vos chiffres des années précédentes restent ainsi justes sans nécessiter de données personnelles.
À la résiliation, vous recevez un export de toutes vos données. Ensuite, tout ce qui concerne votre organisation est définitivement supprimé sous 30 jours, des réservations et utilisateurs aux places, invitations et fichiers.
Une seule chose reste volontairement en place, à savoir les rendez-vous arrivés dans votre propre Microsoft 365 via la connexion. Ils vous appartiennent et relèvent de votre propre politique de conservation. « Supprimez mes données de cette application » n'est pas une instruction pour vider vos propres agendas, et ce serait d'ailleurs une mauvaise surprise.
Si vous voulez savoir précisément ce que nous traitons et pourquoi, tout est expliqué dans notre politique de confidentialité.
N'hésitez pas à la poser. Nous préférons de toute façon partir de votre situation plutôt que d'une liste de fonctionnalités, et si quelque chose n'est pas possible, nous vous le disons.
Nous contacter
