Vos employés indiquent lors de la réservation comment ils viennent au bureau. À la fin de l'année, vous disposez du nombre de trajets par moyen de transport et par carburant, exactement dans le format demandé par la RVO pour votre déclaration.
Voiture, transports en commun, vélo, moto, scooter ou à pied. Par trajet, et non comme une moyenne annuelle sur toute l'organisation.
Pour la voiture, essence, diesel, hybride ou électrique. C'est la combinaison du moyen de transport et du carburant qui détermine les émissions.
Le total annuel par combinaison. Pour les trajets domicile-travail, vous le calculez avec le nombre de trajets et la distance domicile-travail que vous connaissez déjà. Les déplacements professionnels, vous les suivez vous-même.
Trois étapes, dont une seule reste à faire vous-même une fois la configuration terminée. Le reste suit les réservations que vos employés font de toute façon.
Vos sites sont ajoutés dans l'application et vos collègues se connectent avec leur adresse e-mail professionnelle. Aucun projet de déploiement n'est nécessaire, et cela s'adapte d'un seul site à des milliers d'employés.
Lors de la réservation, l'employé choisit son moyen de transport, pour une journée ou en une seule fois pour une période plus longue. Celui qui réserve une place de parking vient en voiture, et une place avec borne de recharge compte comme électrique.
Vous récupérez le total annuel par moyen de transport et par carburant, cumulé sur toute l'organisation. Multipliés par la distance domicile-travail, ces totaux donnent les kilomètres que vous saisissez auprès de la RVO.
Pour chaque combinaison de moyen de transport et de carburant, le nombre de trajets domicile-bureau sur l'année, dans le format demandé par le formulaire de la RVO.
L'application connaît les transports en commun, la voiture essence, diesel, hybride ou électrique, la moto, le scooter, le vélo et tout simplement la marche. Seuls comptent les jours où la personne avait réservé une place.
Vous complétez vous-même deux éléments. La distance domicile-travail issue de vos propres données RH, pour convertir les trajets en kilomètres, et les déplacements professionnels, qui ne figurent pas dans les réservations. Vous n'avez ensuite pas à calculer les émissions vous-même, le formulaire de la RVO s'en charge.
Pas de noms, pas d'adresses personnelles et pas d'itinéraires. Nous ne suivons personne par GPS et nous ne mesurons aucun trajet. La seule chose qu'un employé indique est la façon dont il vient au bureau ce jour-là.
Pour la déclaration, vous transmettez des totaux pour toute l'organisation, donc rien de ce qui sort ne peut être rattaché à un collègue en particulier. C'était d'ailleurs la condition posée par le gouvernement néerlandais lors de la création du dispositif.
Utile si vos représentants du personnel ou votre délégué à la protection des données veulent savoir exactement ce qui est enregistré avant que vous ne commenciez.
L'obligation concerne les organisations de 100 salariés ou plus inscrites à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK). Depuis 2025, ce nombre est compté chaque année au 1er janvier, donc si vous dépassez le seuil en cours d'année, cela ne compte que pour l'année suivante.
Le ministère néerlandais des Infrastructures et de la Gestion de l'eau veut relever ce seuil à 250 salariés, avec effet rétroactif au 1er janvier 2026. Cette décision n'est pas encore définitive.
Vous comptez entre 100 et 250 salariés ? La RVO conseille alors de continuer à collecter les données pour 2026 tant qu'aucune décision définitive n'est prise. Arrêter l'enregistrement maintenant est un pari, car les données que vous ne collectez pas cette année ne pourront pas être récupérées l'an prochain.
Vous déclarez au plus tard le 30 juin pour l'année civile précédente. En 2026, vous avez donc transmis avant le 1er juillet les chiffres de 2025, et l'an prochain ce sera le tour de ceux de 2026.
Vous saisissez le nombre total de kilomètres parcourus par vos employés, ventilé par moyen de transport et par carburant, en séparant les trajets domicile-travail des déplacements professionnels. Si vous avez plusieurs sites sous une même inscription, vous les saisissez ensemble.
Vous ne calculez pas les émissions vous-même. Le formulaire en ligne de la RVO s'en charge avec les données que vous saisissez.
La même question lors de la réservation alimente aussi la gestion de vos frais de trajet. Vos collègues RH reçoivent par employé les journées au bureau et le moyen de transport pour l'indemnité, vous recevez les totaux pour la déclaration. Personne n'a à saisir deux fois la même chose.
Comment cela fonctionne pour les frais de trajet
