Sur un campus ou le site d'un hôpital, chaque rendez-vous dans un autre bâtiment coûte un quart d'heure de marche. Des vélos partagés sont bien là, mais personne ne sait s'il y en a un de libre en ce moment. Avec AppjePlekje, votre collègue réserve un vélo pour exactement le créneau dont il a besoin, dans le type qui convient à son trajet.
Presque toutes les organisations qui disposent d'un grand site ont des vélos partagés. Installés un jour pour raccourcir les trajets à pied, ils sont ensuite laissés à l'abandon, si bien qu'ils sont tous pris précisément aux moments de la journée où tout le monde en a besoin.
Sur le site d'un hôpital ou sur un campus, les bâtiments sont à des centaines de mètres les uns des autres. Deux rendez-vous dans l'après-midi, et c'est vite une demi-heure de trajet, une demi-heure pendant laquelle personne ne fait rien d'utile.
Sans vue d'ensemble, chaque trajet est un pari. Celui qui s'est déplacé deux fois pour rien n'y compte plus et repart à pied, et ces vélos restent alors inutilisés à l'entrée le reste de la semaine.
Un vélo absent ne se distingue pas d'un vélo en panne ou volé. Pour un vélo cargo ou un vélo électrique de quelques milliers d'euros, c'est un problème, et le cadenas devient alors la solution et la clé le nouveau casse-tête.
Trois étapes sur le téléphone, en chemin vers la sortie. C'est indispensable, car c'est exactement le genre de choix que l'on fait au dernier moment.
L'heure de début et la durée. Vous fixez vous-même la durée maximale, de trois heures par défaut, pour qu'un vélo ne reste jamais une demi-journée au nom de quelqu'un pendant qu'il est appuyé contre un mur quelque part.
Un vélo classique ou électrique, un modèle homme, femme ou mixte, un vélo cargo ou un cyclomoteur, avec ou sans casque. Votre collègue filtre sur ces critères, si bien que celui qui doit transporter du matériel ne se retrouve pas sur un vélo de ville.
La réservation est sur son téléphone, avec l'emplacement de l'abri. S'il termine plus tôt, il annule le reste du créneau et le vélo est aussitôt disponible pour quelqu'un d'autre.
Configurer une flotte de vélos, c'est le même travail que configurer un parking, en plus petit. Vous indiquez ce qui est disponible et qui y a accès, puis l'application applique les mêmes règles pour tout le monde.
Le nombre de vélos et leur type. Électrique ou classique, homme, femme ou mixte, vélo cargo, vélo cargo électrique, cyclomoteur ou cyclomoteur électrique. Un casque s'ajoute comme option, pour que ceux qui en ont besoin puissent aussi filtrer dessus.
Vous fixez aussi les règles, comme la durée maximale d'un trajet, combien de temps à l'avance on peut réserver et un délai limite de réservation. Pour les vélos, vous gardez généralement cette fenêtre courte, car un vélo bloqué trois semaines à l'avance n'aide personne.
Si les vélos sont répartis à plusieurs endroits, vous créez un site distinct pour chaque abri. Votre collègue choisit alors d'abord où il se trouve, puis ne voit que les vélos qui y sont.
Vous décidez par groupe qui peut utiliser les vélos, et au sein de cet accès vous fixez un maximum par groupe et par jour de la semaine. Vous gardez ainsi une partie de la flotte pour le service qui ne peut pas s'en passer, au lieu que tout revienne au premier qui réserve.
Vous pouvez exclure certains vélos pour certains groupes. Vous réservez par exemple le vélo cargo aux services généraux et le cyclomoteur aux équipes terrain, sans les retirer du système.
Une telle exclusion peut être levée le soir. Quelques heures avant minuit, tout ce qui est encore libre devient accessible à tous ceux qui roulent le lendemain. La pénurie est ainsi répartie proprement, sans laisser de capacité inutilisée.
La réservation de vélos n'intéresse pas tout le monde. Mais pour les organisations qui ont plusieurs bâtiments sur un même site et des personnes qui passent leur journée à aller d'un point à un autre, elle prend tout son sens.
Une université, une haute école ou un hôpital est en pratique un petit village. Chaque abri se configure comme un site à part entière, avec ses propres vélos et ses propres règles, et votre collègue voit toujours ce qui est disponible là où il se trouve.
Les employés aux horaires variables peuvent eux aussi réserver un vélo à l'avance. Comme une réservation porte sur un créneau et non sur une journée, elle convient aussi bien à une équipe de soir qu'à un après-midi, et une personne au planning fixe peut faire revenir son créneau chaque semaine.
Employés, étudiants, chercheurs et intervenants externes n'ont pas forcément les mêmes droits. Avec les groupes, vous décidez qui a accès à quels vélos, et avec un maximum par groupe et par jour de la semaine, vous évitez qu'un seul service accapare toute la flotte.
Sans plan de l'abri, la liste affiche une seule carte avec le nombre de vélos libres à ce moment. Votre collègue réserve alors sans choisir de vélo précis.
Sur un grand site, tout le monde ne passe pas sa journée derrière un écran. Un collègue peut donc s'en charger pour quelqu'un d'autre, et celui qui a un rythme régulier n'a besoin de l'enregistrer qu'une seule fois.
Pensez à un chef d'équipe qui organise la tournée de l'équipe du matin, ou à un assistant qui réserve pour un médecin. La réservation pour autrui peut être ouverte à tous, limitée aux administrateurs ou entièrement désactivée. L'accueil peut toujours le faire, quel que soit ce réglage.
La réservation est contrôlée en fonction du collègue à qui elle est destinée, et non de celui qui la crée. Ses groupes, ses limites et la disponibilité à ce moment s'appliquent intégralement, donc personne ne peut avantager qui que ce soit. Vous pouvez aider quelqu'un, mais vous ne pouvez pas lui attribuer un vélo auquel son groupe n'a pas accès.
Si quelqu'un fait la même tournée chaque mardi matin, il l'enregistre une fois et la répète chaque semaine, toutes les deux, trois ou quatre semaines, ou chaque mois. Il indique aussi si la série continue ou s'arrête après un certain nombre de répétitions.
Chaque répétition est vérifiée selon les règles que vous avez définies. Si un jour est fermé ou si tout est déjà pris à cette heure, la série saute ce jour et reprend au suivant. Il est toujours possible d'annuler un seul jour sans que le reste disparaisse, et si vous préférez éviter que chacun réserve longtemps à l'avance, vous limitez la répétition aux administrateurs.
Relier une réservation à un cadenas est l'étape suivante logique, et c'est aussi celle qui varie le plus d'une organisation à l'autre. Nous la construisons donc en concertation, sur le système dont vous disposez déjà, et non comme un bouton configuré à l'avance de la même façon pour tous.
La réservation indique quel vélo, quelle personne et quel créneau. C'est précisément l'ensemble de données dont un cadenas ou une plateforme de suivi a besoin pour déterminer si quelqu'un peut rouler à ce moment, donc la base est en place.
La marque des cadenas installés, s'ils fonctionnent en Bluetooth ou via un réseau, et si vous souhaitez aussi pouvoir voir où se trouve un vélo. Sur cette base, nous convenons de la forme que prend la connexion et de ce qu'il faut pour la réaliser.
Nous ne suivons pas les personnes. Une connexion à un système de suivi porte sur l'endroit où se trouve un vélo, pas sur les déplacements d'un employé tout au long de la journée. Nous fixons cette distinction au préalable, car c'est la première question que posent les représentants du personnel.
Même sans connexion aux cadenas, la réservation sert d'historique, car vous savez qui avait quel vélo et quand. Pour un vélo disparu ou endommagé, c'est généralement exactement ce qu'il faut.
Les administrateurs disposent par site d'un tableau de bord sur les 30 ou 90 derniers jours ou sur un an, avec à chaque fois l'évolution par rapport à la période précédente de même durée. Les vélos partagent cette vue avec les postes de travail et les places de parking, vous les comparez donc de la même manière.
Il y a six indicateurs clés, à savoir le nombre de réservations, la moyenne par jour ouvré, le taux d'occupation moyen, le taux d'occupation de pointe, la capacité disponible et le nombre moyen de jours par semaine par utilisateur. Le graphique affiche la moyenne en barres et la pointe de la même période en pointillés.
Pour les vélos, c'est cet écart qui est le plus intéressant. Une flotte utilisée en moyenne à un tiers de sa capacité mais entièrement vide trois fois par semaine est trop petite, pas trop grande.
Le taux d'occupation par jour de la semaine montre si l'utilisation est répartie sur la semaine ou concentrée sur deux jours. Cliquez sur une semaine et vous voyez le détail des jours.
La carte thermique y ajoute les groupes, pour que vous voyiez quel service fait vivre la flotte et avec qui discuter si vous voulez l'agrandir. Un jour où un groupe ne peut pas réserver du tout reste vide au lieu de compter comme zéro.
Le tableau de bord signale trois choses. Les vélos à peine utilisés, les vélos dont on n'a besoin que les deux jours les plus chargés, et les vélos presque toujours réservés par la même personne.
Les deux premiers vous disent si votre flotte est bien dimensionnée, le troisième ouvre la discussion sur un vélo partagé devenu en pratique le vélo personnel de quelqu'un. Aucun nom n'y figure jamais, car le tableau de bord ne voit que des chiffres.
Qui vient en voiture se gare sur le site puis prend le vélo, et qui vient en transports en commun marche depuis l'arrêt. Tous deux sont partis de la même question, à savoir s'il y aura une place pour eux.
Comment cela fonctionne pour le parking
